Profile Nout ist ein führender Profile-Händler mit mehreren Standorten. Täglich gehen Dutzende von Anrufen ein: Kunden, die einen Werkstatttermin vereinbaren möchten, Fragen zum Status ihres Fahrzeugs haben oder Reifen für die neue Saison wechseln lassen wollen. Außerhalb der Öffnungszeiten blieb das Telefon unbeantwortet — bis Eva da war.
Die Herausforderung
Die Werkstattplanung bei Profile Nout läuft auf Gaston, einem spezialisierten Werkstattsystem mit Kundendaten, Fahrzeuginformationen und der vollständigen Terminplanung aller Mechaniker. Kunden, die außerhalb der Öffnungszeiten anriefen, bekamen keine Antwort. Und auch in Stoßzeiten tagsüber lief das Telefon schnell voll, was zu verpassten Terminen und frustrierten Anrufern führte.
Der Wunsch war klar: eine Assistentin, die das Telefon immer abnimmt, Kunden sofort erkennt und selbstständig Termine vereinbaren kann, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.
Die Lösung: Eva
Gemeinsam mit Profile Nout hat Ipster Eva entwickelt: eine digitale Telefonistin, die vollständig in den täglichen Betrieb der Händlergruppe integriert ist.
Direkte Anbindung an Gaston
Das Herzstück der Lösung ist die vollständig selbst entwickelte Schnittstelle zwischen Ipster und Gaston. Sobald ein Kunde anruft, sucht Eva den Anrufer automatisch im Werkstattsystem. Sie sieht das Kennzeichen, die Servicehistorie und die offenen Arbeitsaufträge — genau die Informationen, die ein Mitarbeiter auch nachschlagen würde.
Was Eva selbstständig erledigt
Eva nimmt jeden Anruf entgegen und fragt den Kunden, wie sie helfen kann. Sie erledigt folgende Angelegenheiten vollständig selbstständig:
- Werkstatttermine vereinbaren Eva schaut in den Live-Kalender und bucht direkt auf einem verfügbaren Zeitslot
- HU und Wartung sie fragt die richtigen Daten ab und plant den Service auf Basis der verfügbaren Kapazität
- Reifenwechsel Saisonwechsel oder Reparatur — Eva regelt es und prüft, ob das richtige Material verfügbar ist
- Fahrzeugstatus abfragen Kunden, die wissen möchten, wann ihr Auto fertig ist, bekommen eine direkte Antwort auf Basis des aktuellen Werkstattstatus in Gaston
- Bestätigungs-E-Mail versenden nach jedem vereinbarten Termin sendet Eva automatisch eine ordentliche Bestätigungs-E-Mail mit allen Details
Weiterleiten wenn nötig
Nicht jede Frage ist für Eva. Bei komplexen Situationen, Beschwerden oder Fragen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, leitet Eva den Kunden freundlich an den richtigen Mitarbeiter weiter. Sie gibt dabei Kontext mit, sodass der Mitarbeiter nicht alle Informationen erneut erfragen muss.
24/7 verfügbar – auch bei Pannen unterwegs
Einer der wertvollsten Aspekte von Eva ist ihre Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn ein Kunde abends oder nachts mit einer Panne am Straßenrand steht, nimmt Eva das Telefon ab. Sie registriert die Situation, sucht den Kunden in Gaston und sorgt für die richtige Nachverfolgung — ob das eine Notrufnummer ist, eine Weiterleitung zum Pannendienst oder ein Termin für den nächsten Morgen.
Profile Nout muss sich darüber keine Gedanken machen.
Die Ergebnisse
- 100% Erreichbarkeit kein Anrufer landet mehr auf der Voicemail
- Weniger Anrufdruck auf Mitarbeiter Routinetermine werden vollständig automatisch geplant
- Höhere Kundenzufriedenheit Kunden werden sofort geholfen, auch außerhalb der Öffnungszeiten
- Nahtlose Integration Eva arbeitet direkt in Gaston, ohne doppelte Erfassung oder manuelle Übergabe
- 24/7 verfügbar auch an Wochenenden, Feiertagen und mitten in der Nacht
