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Ipster ist eine Plattform, mit der du Sprach- und Chat-Agenten baust und verwaltest. Ein Agent führt automatisch Telefongespräche oder Chats, beantwortet Fragen und führt Aktionen in deinen Systemen aus, zum Beispiel in einem CRM oder Kalender.

Ein Telefon-Agent hört zu (Spracherkennung), denkt (Sprachmodell) und spricht (Stimmmodell). So funktioniert es:

1. Du schreibst einen Prompt, der beschreibt, wer der Agent ist und was er tut.
2. Du fügst Tools und Integrationen hinzu, zum Beispiel für Kalender, CRM oder SMS.
3. Du verbindest den Agenten mit einer Telefonnummer, einem Chat-Widget oder WhatsApp.
4. Jedes Gespräch findest du mit Transkript, Zusammenfassung, Kosten und den Aktionen des Agenten wieder.

Tipp: Beginne mit einem einfachen Agenten ohne Tools, um dich an den Prompt zu gewöhnen. Tools fügst du später hinzu.

Du meldest dich unter app.ipster.ai an, dem Ipster-Dashboard. Ein Konto bekommst du von Ipster oder vom Administrator deiner Organisation. Die Anmeldung funktioniert mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit Mit Google fortfahren oder mit Mit Microsoft fortfahren.

• Neues Konto: Du erhältst eine E-Mail mit einem Link. Wähle ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen und klicke auf Konto aktivieren.
• Passwort vergessen: Klicke beim Anmelden auf Vergessen?. Der Link zum Zurücksetzen in deiner E-Mail ist 12 Stunden gültig.

Wo fängst du an? Auf dem Dashboard (Übersicht) findest du den Block Schnellstart mit Neuen Agent erstellen und Agents anzeigen. Im Menü findest du unter anderem Voice Agents, Chat Agents, Telefonnummern, Wissensdatenbanken, Verbrauch und Analyse. Du siehst nur die Bereiche, die zu deinem Konto gehören.

Es gibt zwei Arten von Agenten:

• Telefon-Agent (Voice): führt eingehende und ausgehende Telefongespräche. Du testest ihn auch direkt im Browser. Diese Agenten findest du unter Voice Agents.
• Chat-Agent: arbeitet mit Text, über ein Chat-Widget auf deiner Website oder über WhatsApp Business. Diese Agenten findest du unter Chat Agents.

Für WhatsApp verbindest du deine eigene WhatsApp-Nummer. Hast du keine eigene Verbindung, kannst du eine WhatsApp-Nummer von Ipster beanspruchen. Telefon und WhatsApp kennen sich: Ruft jemand an, der gerade geschrieben hat, weiß der Agent, worum es ging, und umgekehrt.

Möchtest du denselben Agenten auch für den anderen Kanal? Öffne den Agenten, klicke auf das Menü mit den drei Punkten und wähle Telefonversion erstellen oder Chat-Version erstellen. Prompt und Tools werden kopiert. Tools, die nur zu Anrufen gehören, wie Weiterleiten, Auflegen und Tastentöne senden, werden nicht in einen Chat-Agenten übernommen.

Gehe zu Voice Agents (oder Chat Agents für einen Chat-Agenten) und klicke auf Neuer Agent. Danach wählst du, wie du bauen möchtest:

• Im Workflow bauen: Du beantwortest vier kurze Fragen und siehst deinen Agenten danach im Workflow entstehen. Im Chat geht es direkt weiter.
• Per Chat bauen (empfohlen): Du chattest mit Ipster, sagst, was du willst, und Ipster baut den Agenten live, inklusive Prompt, Integrationen und Tests.
• From Scratch: ein Formular, in dem du alles selbst ausfüllst, für alle, die genau wissen, was sie wollen.

Jede Route führt zum selben Agententyp. Alle Einstellungen passt du danach unter Einstellungen an. Bist du Partner oder Ipster-Administrator, wählst du beim Erstellen auch, zu welcher Organisation der Agent gehört.

Ein Agent, den du über den Chat oder die vier Fragen baust, startet mit Standardwerten für Modell, Stimme und Verhalten. Prüfe sie unter Agent → Einstellungen.

Wähle Im Workflow bauen. Du bekommst vier Fragen, eine pro Bildschirm:

1. Für welches Unternehmen bauen wir den Agenten? Gib den Namen des Unternehmens und optional deine Website ein. Ipster liest die Website für Öffnungszeiten, Leistungen und häufige Fragen ein.
2. Wo soll der Agent Menschen helfen? Wähle Telefon, Chat auf der Website oder WhatsApp. Einen Kanal kannst du später jederzeit hinzufügen.
3. Welche Systeme nutzt ihr? Wähle deine Telefonanlage, dein Kundenservice- oder CRM-System, deinen Webshop, Kalender oder dein Automatisierungstool. Steht es nicht dabei, tippe es unter Etwas anderes? ein. Keine Systeme? Mach einfach weiter.
4. Was möchtest du mit dem Agenten erreichen? Beschreibe es in deinen eigenen Worten oder klicke auf das Mikrofon und sprich es ein. Mit Schaltflächen wie Fragen beantworten und Termine vereinbaren fügst du schnell einen Satz ein.

Klicke auf Agent bauen. Ipster erstellt den Agenten und öffnet den Workflow mit dem Chat. Der Chat macht weiter, indem er deine Website einliest, die Integrationen vorbereitet und den Prompt schreibt. Die Zugangsdaten für Integrationen gibst du in einem gesicherten Formular ein. Tipp: Je konkreter dein Ziel, desto besser die erste Version.

In Per Chat bauen erzählst du in normalen Worten, was der Agent tun soll. Links ist der Chat, rechts siehst du live, was entsteht: Im Tab Konfiguration stehen Checkliste, Tools, Einstellungen, Wissensdatenbank und Prompt, im Tab Testen ein Testfenster. Tipps für eine gute Einrichtung:

• Beginne mit dem Kanal und dem Firmennamen. Ipster kann deine Website nach Leistungen, Tonalität und häufigen Fragen durchsuchen.
• Lege Webseiten in die Wissensdatenbank. Ipster sucht die Seiten deiner Website (bis zu 200) und du wählst, was hineinkommt.
• Füge echte Gespräche als Datei oder Transkript hinzu (über Hinzufügen). Ipster analysiert sie und nutzt die Erkenntnisse für den Prompt. Richtlinien legt Ipster dir zuerst in einer Karte Kurz bestätigen vor.
• Integrationen schaltet Ipster ein. Zugangsdaten und API-Schlüssel gibst du in einem gesicherten Formular ein, nie im Gespräch selbst. Eine eigene Integration? Nenne das Ziel und den Link zur API-Dokumentation.
• Stimme, Verhalten, Spamfilter, Erinnerungen bei Stille, Datenschutz, Notfallnummer, Variablen und Testfälle stellst du ebenfalls per Chat ein.

Teste im Tab Testen. Fällt dir etwas auf, gib Feedback zu einer Antwort oder markiere ein Stück Text. Ipster passt den Prompt gezielt an. Einen bestehenden Agenten passt du mit Per Chat anpassen an.

Wähle From Scratch, wenn du alles selbst ausfüllen möchtest.

1. Gib bei Name einen wiedererkennbaren Namen ein. Er ist intern für dich und dein Team sichtbar. Eine kurze Beschreibung ist optional.
2. Wähle den Typ: Voice (Telefon) oder Chat (Widget oder WhatsApp).
3. Wähle die Sprache: Niederländisch, Englisch, Deutsch oder Französisch.
4. Wähle unter KI, Zuhören & Stimme das Sprachmodell, die Spracherkennung und die Stimme. Die Standardwerte reichen für den Anfang.
5. Fülle den System-Prompt aus oder klicke auf Genereer prompt. Ipster schreibt dann anhand von Name und Beschreibung einen vollständigen Prompt mit Identität, Stil, Eröffnung, Kernaufgaben, Grenzen und Abschluss. Danach passt du ihn an.
6. Klicke auf Agent erstellen.

Genereer prompt funktioniert erst, wenn du einen Namen eingegeben hast. Alle anderen Einstellungen wie Zeitzone, Tools und Verhalten passt du danach unter Agent → Einstellungen an.

Teste immer zuerst, denn ein Live-Agent beantwortet echte Anrufer und Chatter.

• Telefon-Agent: Öffne den Agenten und nutze den Block Agent testen. Starte ein Testgespräch, um den Agenten über den Browser anzurufen. Du kannst eine Test-Telefonnummer eingeben, um einen eingehenden Anruf von dieser Nummer nachzustellen, praktisch für Tools, die nach Telefonnummer suchen. Auch Testwerte für deine Variablen kannst du eintragen.
• Chat-Agent: Stelle im Testfenster Fragen, so wie es ein Kunde tun würde.
• Im Workflow: Wähle Selbst anrufen und klicke auf Agent anrufen. Du rufst über den Browser mit dem Entwurf an, also mit deinen neuesten Änderungen, auch wenn sie noch nicht live sind. Offene Änderungen werden zuerst als Entwurf gespeichert. Der Canvas zeigt, was der Agent gerade tut.
• Ohne selbst zu sprechen: Nutze Simulieren oder automatische Tests (siehe die nächsten Fragen).

Hat der Agent noch keine Telefonnummer, kannst du ihn trotzdem über den Browser anrufen. Höre dir danach die Gespräche an und verbessere den Prompt Schritt für Schritt.

Mit Simulieren spielt eine KI den Anrufer, sodass du ein Gespräch testen kannst, ohne selbst anzurufen. Du findest die Schaltfläche auf der Workflow-Seite des Agenten (Agent → Workflow → Simulieren).

1. Wähle Eigenes Szenario und beschreibe, wer anruft und was er möchte. Zum Beispiel: Du bist Jan, dein Bus ist nicht gekommen und du möchtest einen Kollegen sprechen. Oder wähle einen vorhandenen Test.
2. Trage optional ein, was passieren soll. Eine KI beurteilt dann, ob das gelungen ist: Bestanden oder Nicht bestanden.
3. Klicke auf Simulation starten.

Während das Gespräch läuft, zeigt der Canvas, was passiert: die Eröffnung, welchen Flow der Agent lädt, welches Tool er aufruft und ob er weiterleitet oder auflegt. Klicke danach auf eine Nachricht, um diesen Schritt noch einmal zu sehen.

Gut zu wissen:

• Die Simulation nutzt deine aktuellen Änderungen, auch wenn sie noch nicht gespeichert sind.
• Tools erhalten Testantworten: Es wird nichts wirklich gesendet, gebucht oder abgefragt. Webhooks und Analyse vor und nach dem Gespräch werden nicht simuliert.
• Du kannst als eine bestimmte Telefonnummer simulieren. Der Agent erhält dann auch das vorherige Gespräch dieser Nummer. Echte Kundenerkennung testest du mit Selbst anrufen.

Ja. Unter Agent → Einstellungen → Tests legst du Testszenarien an, mit denen eine KI den Agenten automatisch anhand simulierter Gespräche testet.

Ein neuer Test (Neuer Test) besteht aus:

• einem Namen, zum Beispiel inbound-sim: Kundenerkennung unbekannte Nummer;
• einem Benutzer-Prompt: Rolle und Ziel des simulierten Anrufers, zum Beispiel ein niederländischsprachiger Anrufer, dessen Rechnung nicht stimmt;
• Erfolgskriterien: was der Agent getan haben muss, damit das Gespräch als bestanden gilt;
• optional dynamischen Variablen und Tool-Mocks (ein fester Rückgabewert für ein Tool statt des echten Aufrufs);
• dem Modell, das den Anrufer spielt und das Ergebnis beurteilt.

Mit Testen führst du einen Test aus, mit Alle ausführen das ganze Set. Frühere Läufe findest du in der Batch-Historie.

Hat ein Agent Testszenarien, schlägt Ipster bei Live schalten einen Regressionstest vor Livegang vor. Er führt deine Tests gegen den Entwurf aus, sodass du siehst, ob etwas kaputtgeht, bevor du veröffentlichst. Fehlgeschlagene Tests warnen nur: Du kannst trotzdem live schalten, prüfe dann aber den Entwurf.

Ipster arbeitet mit einem Entwurf und einer Live-Version, damit du Änderungen testen kannst, ohne den Live-Agenten zu beeinflussen.

• Als Entwurf speichern sichert deine Änderungen. Der Live-Agent ändert sich nicht.
• Veröffentlichen (auf der Agentenseite Live schalten) setzt den Entwurf live und erstellt eine neue Version.
• Entwurf verwerfen löscht den Entwurf und kehrt zur Live-Version zurück.
• Unter Versionen siehst du alle früheren veröffentlichten Versionen.

Seit Oktober 2026 landen auch Änderungen an Integrationen, Variablen, Wissensdatenbanken und Analysefeldern zuerst im Entwurf, genau wie der Prompt. Nur die Anmeldung bei einer Integration gilt sofort. Was noch nicht live ist, erkennst du am Label Neu · Entwurf, Geändert · Entwurf oder Entfernt · Entwurf. Die Leiste unten in den Einstellungen zeigt, ob du einen Entwurf hast (Entwurf, noch nicht live) oder ob alles live ist (Alle Einstellungen sind live).

Änderungen, die du per Chat oder im Workflow machst, landen ebenfalls im Entwurf. Im Workflow steht im Panel dabei, ob etwas im Entwurf landet oder sofort live geht.

Achtung: Veröffentlichen ersetzt die Live-Version sofort.

Sobald du einen Entwurf hast, schaltest du ihn live:

1. Teste den Entwurf mit Agent testen, Selbst anrufen oder Simulieren.
2. Klicke auf Live schalten. Du findest die Schaltfläche oben rechts auf der Agentenseite (sobald es einen Entwurf gibt) und in der Leiste unten in den Einstellungen, dort heißt sie Veröffentlichen.
3. Hat der Agent Testszenarien, öffnet sich zuerst der Regressionstest vor Livegang. Klicke auf Regressionstest ausführen, um zu prüfen, dass nichts kaputtgeht. Fehlgeschlagene Tests blockieren das Livegehen nicht.
4. In den Einstellungen fragt Ipster nach einer Versionsbezeichnung. Sie ist optional, hilft aber beim späteren Wiederfinden, zum Beispiel 'v2 - Neuer Prompt' oder 'Mit HubSpot-Tool'.

Jedes Mal, wenn du live schaltest, entsteht eine neue Version. Siehst du nach dem Livegang einen Fehler, stellst du eine frühere Version wieder her (siehe die nächste Frage).

Ein ausgeschalteter Agent (Deaktivieren im Menü mit den drei Punkten) nimmt keine Gespräche an. Anrufer gehen dann zur Notfallnummer, falls du eine eingestellt hast. Eine Telefonnummer verbindest du unter Agent → Telefonie.

Achtung: Ein Live-Agent ist sofort aktiv. Teste also immer zuerst.

Jedes Mal, wenn du live schaltest, speichert Ipster eine Version. So stellst du eine frühere Version wieder her:

1. Öffne den Agenten und klicke oben rechts auf Versionen. Daneben steht die Anzahl der veröffentlichten Versionen.
2. In der Liste Versionshistorie siehst du pro Version Bezeichnung, Modell, Stimme und Datum. Die aktuelle Version trägt das Label Live. Ein offener Entwurf steht ganz oben.

Wähle bei einer früheren Version, was du möchtest:

• Als Entwurf laden: Die alte Version kommt in den Entwurf. So kannst du sie zuerst ansehen, anpassen und testen und danach mit Live schalten veröffentlichen.
• Direkt live schalten: Die alte Version geht nach Bestätigung sofort live.

Unsicher? Wähle Als Entwurf laden, denn das verändert den Live-Agenten nicht. Der Versionsverlauf steht auch in den Einstellungen des Agenten.

Möchtest du nur deine aktuellen Änderungen verwerfen? Klicke dann in den Einstellungen auf Entwurf verwerfen. Du gehst zurück zur Live-Version und alle unveröffentlichten Änderungen sind weg.

Tipp: Gib beim Livegang eine klare Bezeichnung an. So findest du eine Version leichter wieder.

Mit Duplizieren erstellst du eine vollständige Kopie eines Agenten. Praktisch, um größere Änderungen zuerst zu testen, ohne den Live-Agenten anzutasten.

1. Öffne den Agenten, klicke auf das Menü mit den drei Punkten und wähle Duplizieren.
2. Passe den Namen an (standardmäßig steht dort der Name des Agenten mit '(Kopie)').
3. Wähle, ob du den Ereignis-Webhook übernimmst. Dann erhält das System des Kunden auch die Testgespräche der Kopie.
4. Klicke auf Duplizieren.

Das wird übernommen: alle Einstellungen, Prompt und Flows, Tools, Variablen, Felder nach dem Gespräch, Wissensdatenbanken, Testfälle und direkte Weiterleitungen.

Das wird nicht übernommen: Telefonnummern und Kanäle, der Entwurf und die Gespräche. Die Kopie ist ausgeschaltet und wird nicht abgerechnet. Testanrufe funktionieren trotzdem.

Hat der Agent einen Entwurf, der noch nicht live ist, basiert die Kopie auf der Live-Version. Nach dem Duplizieren meldet Ipster, welche Tools du in der Kopie neu verbinden musst.

Tipp: Möchtest du denselben Agenten für einen anderen Kanal, nutze Telefonversion erstellen oder Chat-Version erstellen im selben Menü.

Ein Agent hängt nicht an einem einzelnen Benutzer, sondern an deiner Organisation. Alle Personen in deiner Organisation haben Zugriff auf dieselben Agents, und neue Personen müssen nicht pro Agent verknüpft werden. Auch wer in der Organisationsstruktur weiter oben steht, kann den Agenten sehen und verwalten. Auf der Agentenseite siehst du unter Organisation & Zugriff, zu welcher Organisation der Agent gehört und wer Zugriff hat. Zugriff gibst du, indem du jemanden in die Organisation aufnimmst, nicht pro Agent.

Einen Agenten zu löschen bedeutet archivieren. Der Agent verschwindet aus allen Listen und ist ausgeschaltet, aber seine Gespräche und der Verbrauch bleiben erhalten und zählen weiter mit. Versehentlich gelöscht? Innerhalb von 30 Tagen stellt ein Administrator ihn unter Organisation → Allgemein → Gelöschte Agenten wieder her. Ein wiederhergestellter Agent ist ausgeschaltet, und du verbindest Nummer und Kanäle danach neu.

Möchtest du einen Agenten nur vorübergehend mit Deaktivieren ausschalten, bleibt alles bestehen und Anrufer gehen zur Notfallnummer, falls eine eingestellt ist.

Der System-Prompt ist die Grundlage deines Agenten. Er beschreibt, wer der Agent ist, was er tut und wie er kommuniziert. Du findest ihn unter Agent → Einstellungen → Prompt.

Ein guter Prompt enthält:

• Identität: 'Du bist Lisa, die Telefonassistentin von Bouwbedrijf de Vries.'
• Ziel: 'Du hilfst Anrufern bei Fragen zu Öffnungszeiten, Terminen und Angeboten.'
• Ton: 'Sprich immer freundlich und professionell. Verwende keinen Fachjargon.'
• Grenzen: 'Verweise technische Fragen immer an einen Mitarbeiter.'

Zusätzliche Tipps für einen Telefon-Agenten:

• Schreibe, wie du sprichst: kurze Sätze, keine Aufzählungszeichen in dem, was der Agent sagt.
• Sage, was der Agent bei Stille oder einer unklaren Frage tun soll.
• Beschreibe den gewünschten Gesprächsverlauf Schritt für Schritt.
• Erkläre, wann der Agent das Gespräch beenden darf.

Im Editor tippst du @, um ein Tool einzufügen, und verwendest {{variable}} für dynamische Werte. Dort siehst du auch die Anzahl der Zeichen und Tokens. Bei einem Telefongespräch ergänzt Ipster selbst feste Regeln: Der Agent liest keine Links vor, verwendet keine Aufzählungszeichen, schreibt Zahlen und Uhrzeiten in Worten aus und kennt das aktuelle Datum und die Uhrzeit. Das musst du also nicht wiederholen.

Ein Prompt muss nicht perfekt sein. Teste, höre dir Gespräche an und verbessere Schritt für Schritt.

Ja, auf drei Wegen:

• From Scratch: Gib bei einem neuen Agenten einen Namen und eine Beschreibung ein und klicke auf Genereer prompt. Ipster schreibt dann einen vollständigen Prompt mit Identität, Stil, Eröffnung, Kernaufgaben, Grenzen und Abschluss. Danach kannst du ihn nach Belieben anpassen.
• Per Chat oder im Workflow bauen: Ipster schreibt den Prompt anhand deiner Antworten, deiner Website und eventueller Gesprächstranskripte. Kleine Änderungen macht er gezielt, ohne den ganzen Prompt neu zu schreiben.
• Per Chat anpassen: Bei einem bestehenden Agenten sagst du, was anders sein soll, und Ipster passt den Prompt an. Die Änderung landet im Entwurf.

Ein generierter Prompt ist ein guter Ausgangspunkt, kein Endergebnis. Lies ihn durch, teste den Agenten und verbessere ihn mit deinen eigenen Beispielen. Möchtest du einen bestehenden Prompt verbessern lassen, nutze Prompt optimieren (siehe die nächste Frage).

Mit Prompt optimieren lässt du eine KI deinen Prompt verbessern und siehst genau, was sich ändert.

1. Gehe zu Agent → Einstellungen → Prompt und klicke auf Optimaliseer prompt. Die Schaltfläche funktioniert erst, wenn bereits ein Prompt vorhanden ist.
2. Beschreibe, was anders sein soll, zum Beispiel: 'Frage zuerst, ob du mit der richtigen Person sprichst, und nenne erst danach Beträge', 'Prüfe den Status, bevor du den Betrag nennst' oder 'Mach den Ton informeller'. Mehrere Punkte sind möglich. Lässt du das Feld leer, erhältst du eine allgemeine Qualitätsverbesserung.
3. Klicke auf Prompt anpassen (oder drücke Cmd+Enter). Anpassen und Prüfen kann eine Minute dauern.
4. Ipster schreibt die betroffenen Blöcke neu, prüft das Ergebnis und zeigt die Änderungen pro Abschnitt. Unter Was mit deinem Auftrag passiert ist siehst du pro Punkt, ob er Umgesetzt, Teilweise umgesetzt oder Nicht umgesetzt ist.
5. Setze pro Abschnitt ein Häkchen oder entferne es und klicke auf Übernehmen. Nur markierte Abschnitte werden übernommen. Änderungen hängen manchmal zusammen, übernimm sie daher am besten alle.
6. Speichere den Prompt als Entwurf und teste ihn.

Ist ein Chat-Agent auf einem Telefon-Prompt aufgebaut? Dann nutze Für Chat optimieren. Du vergleichst Original und Optimiert und wählst Anwenden.

Hat dein Agent viele verschiedene Szenarien, etwa Termine, Reparaturen, Beschwerden und Weiterleitungen, wird der Prompt schnell sehr lang. Mit Flows (Abläufen) teilst du ihn in einzelne Abschnitte auf, die der Agent erst einliest, wenn sie relevant werden. Im restlichen Gespräch bleibt der Prompt kompakt.

Setze einen Abschnitt zwischen ## FLOW: Name und ## FLOW END. Optional fügst du eine Zeile Wanneer gebruiken: (Wann verwenden) hinzu, damit der Agent weiß, wann er den Flow laden soll. Text außerhalb der Flows gilt immer.

Ein Beispiel:

## FLOW: Termin verschieben Wanneer gebruiken: Kunde möchte einen bestehenden Termin ändern ... Anweisungen für diesen Flow ... ## FLOW END

So fügst du einen Flow hinzu:

• Klicke im Prompt-Editor auf Flow toevoegen. Du erhältst eine fertige Vorlage. Flows sind im Editor markiert.
• Oder klicke im Workflow unter der Prompt-Karte auf + Ablauf hinzufügen. Trage Name, Wann verwenden, eventuelle Bedingungen und Text ein.

Halte den Namen jedes Flows eindeutig: Der Agent lädt den Flow über den Namen. Einen Flow ohne Text überspringt der Agent. Über dem Editor siehst du pro Flow ein Badge.

Bedingungen für Flows beschreiben wir in der nächsten Frage.

Mit einer Bedingung ist ein Flow erst verfügbar, wenn die Bedingung erfüllt ist. Das setzt das System durch und ist damit mehr als ein Vorschlag im Prompt.

Setze direkt unter Wanneer gebruiken: eine Zeile Vereist: (Erforderlich). Es gibt drei Formen:

• Vereist: Variable = Wert: nur, wenn die Variable genau diesen Wert hat.
• Eine Bedingung 'nicht gleich': dieselbe Zeile, aber mit einem Ausrufezeichen direkt vor dem Gleichheitszeichen. Der Flow ist dann verfügbar, wenn die Variable einen anderen Wert hat.
• Vereist: Variable: nur, wenn die Variable einen Wert hat (nicht leer ist).

So baust du if/else: Lege zwei Flows mit demselben 'Wanneer gebruiken' an, aber mit gegensätzlicher Bedingung. Zum Beispiel Vereist: kunde_gefunden = true im Flow für einen bekannten Kunden und die 'nicht gleich'-Variante im Flow für einen unbekannten Kunden.

Mehrere Bedingungen gleichzeitig? Setze mehrere Vereist:-Zeilen untereinander. Der Flow ist dann erst verfügbar, wenn alle zutreffen. Zum Beispiel Vereist: kunde_gefunden = true und Vereist: is_open = true. Im Workflow trägst du sie im Feld für Bedingungen ein, durch Kommas getrennt. Leer bedeutet immer verfügbar.

Über dem Prompt-Editor siehst du pro Flow ein Badge. Hat ein Flow Bedingungen, erscheint ein Verzweigungssymbol. Fahre darüber, um die genauen Bedingungen zu sehen.

Versucht der Agent, einen Flow zu laden, dessen Bedingung nicht erfüllt ist, lehnt das System das ab. Der Agent wählt dann selbst den passenden Flow aus dem Menü, statt mit erfundenen Annahmen weiterzumachen.

Mit Variablen setzt du dynamische Informationen in deinen Prompt, zum Beispiel den Namen eines Kunden oder eine Bestellnummer. Schreibe {{variablenname}} in deinen Prompt, in die Begrüßung oder in ein Tool. Sobald ein Gespräch beginnt, ersetzt Ipster den Platzhalter durch den echten Wert.

Beispiel:

Du sprichst mit {{kunde_name}}. Er ruft wegen Bestellung {{bestell_nummer}} an.

Variablen verwaltest du unter Agent → Einstellungen → Variablen. Jede Variable hat einen Namen, einen Standardwert und eine Beschreibung. Enthält dein Prompt Variablen, die du noch nicht angelegt hast, meldet Ipster, dass Variablen im Prompt gefunden wurden, und du fügst sie mit einem Klick hinzu. Änderungen landen im Entwurf und gehen mit Veröffentlichen live.

Eine leere oder unbekannte Variable wird zu leerem Text statt des wörtlichen Codes. Gib daher einen Standardwert an, wenn der Prompt auch ohne Wert funktionieren soll.

Variablen verwendest du auch im Eröffnungssatz, zum Beispiel Hallo {{vorname}}, willkommen bei {{firmenname}}, und in Tools. Bei einem Testgespräch im Browser trägt Ipster zuerst die Standardwerte ein. Dort kannst du sie ändern.

Eine Variable erhält ihren Wert aus einer dieser Quellen:

• Standardwert: Den legst du unter Agent → Einstellungen → Variablen fest. Er gilt für jeden Anrufer, sofern keine andere Quelle einen Wert liefert.
• Die API oder ein Outbound-Webhook: Bei einem ausgehenden Gespräch sendest du die Variablen mit, zum Beispiel einen Kundennamen oder eine Debitorennummer.
• Der Inbound-Webhook: Er wird beim Start eines Gesprächs aufgerufen, bevor der Agent etwas sagt, unter anderem mit der Nummer des Anrufers. Antworte mit einem flachen JSON-Objekt: Jeder Schlüssel wird zu einer Variablen, die du direkt im Prompt verwenden kannst. Dauert es zu lange oder geht etwas schief, startet das Gespräch einfach ohne diesen Kontext.
• Ein Testgespräch: Beim Testen trägst du Werte selbst ein.

Feste Variablen, die Ipster selbst füllt:

• {{from_number}}: die Telefonnummer des Anrufers.
• {{to_number}}: die angerufene Nummer.
• Mit dem Tool Öffnungszeiten: {{is_open}} (true oder false, praktisch in Vereist:-Zeilen von Flows), {{openingstijden}} und {{openingstijden_message}}.

Gibst du selbst einen Wert mit, zum Beispiel über den Webhook, hat er Vorrang vor dem automatischen Wert.

Unter Agent → Einstellungen → Prompt findest du den Block Gesprächseröffnung. Dort bestimmst du, wie das Gespräch beginnt.

• Agent beginnt: Ist das aktiviert (empfohlen), spricht der Agent einen Eröffnungssatz, sobald die Verbindung steht. Ist es aus, wartet der Agent auf den Anrufer. Das ist praktisch, wenn er direkt Fragen beantworten soll, ohne feste Einleitung.
• Erste Nachricht, Feste Nachricht: Du tippst den Eröffnungssatz selbst. Du kannst {{variable}} verwenden, zum Beispiel Hallo {{vorname}}, willkommen bei {{firmenname}}. Wie kann ich Ihnen helfen?
• Erste Nachricht, Dynamisch (KI-generiert): Das Sprachmodell schreibt jedes Mal einen etwas anderen Eröffnungssatz auf Basis deines Prompts. Das klingt natürlicher, ist aber weniger vorhersehbar.
• Nicht unterbrechbar: Mit diesem Schalter kann der Anrufer die Eröffnung nicht unterbrechen. Praktisch bei kurzen Begrüßungen.

Ausspracheregeln, die du unter Verhalten festlegst, zum Beispiel für Markennamen, gelten auch für einen festen Eröffnungssatz.

Speichere deine Änderungen als Entwurf und teste die Eröffnung mit einem Testgespräch, bevor du live gehst.

Das Sprachmodell ist das Gehirn des Agenten. Es bestimmt, wie er denkt und antwortet. Du wählst es unter Agent → Einstellungen → KI-Modell im Block Gehirn: zuerst den Anbieter, dann das Modell.

Anbieter und Beispiele für Modelle:

• OpenAI: unter anderem gpt-5.5, gpt-5.4, gpt-4.1, gpt-4o und gpt-4o-mini.
• Anthropic: claude-opus-4-5, claude-sonnet-4-5 und claude-haiku-4-5.
• Google: gemini-2.5-flash und gemini-2.5-pro.
• Groq: unter anderem llama-3.3-70b-versatile und llama-3.1-8b-instant.
• Mistral (EU): mistral-medium-latest, mistral-large-latest, mistral-small-latest und die kleineren ministral-Modelle. Das Sprachmodell wird dann in Europa verarbeitet. Kombiniere es mit Ipster Listen und Ipster Voice, wenn auch die Sprache in Europa verarbeitet werden soll.
• Custom: Du gibst den Namen eines Modells selbst ein.

Ein größeres Modell ist klüger, aber auch langsamer und teurer. Bei den Modellen kann eine gemessene Reaktionszeit angezeigt werden. Ein neuer Agent, den du per Chat baust, startet mit gpt-4o-mini.

Siehst du den Tab KI-Modell nicht? Dann verwaltet Ipster oder dein Partner das Modell für dich.

Die Spracherkennung wandelt um, was der Anrufer sagt, in Text. Du wählst sie unter Agent → Einstellungen → KI-Modell im Block Zuhören. Das gilt für Telefon-Agenten.

Optionen:

• Deepgram: die empfohlene Wahl, wenn niedrige Latenz wichtig ist.
• Ipster Listen (europäisches Hosting): mit zwei Modellen, V4 (Standard) und V5 Real-Time, das für niedrigere Latenz und höhere Genauigkeit gedacht ist.
• Juvoly: für medizinisches Niederländisch. Nur Niederländisch.
• OpenAI Whisper.
• Google und Azure.

Möchtest du die Automatische Spracherkennung (mehrsprachiger Agent) nutzen? Dann musst du Deepgram oder Ipster Listen wählen. Bei Juvoly ist diese Option ausgeschaltet.

Ein neuer Agent, den du per Chat oder über die vier Fragen baust, startet mit Ipster Listen.

Die Wahl der Spracherkennung beeinflusst auch die Kosten pro Minute. Siehst du den Tab KI-Modell nicht, verwaltet Ipster oder dein Partner das für dich.

Das Stimmmodell bestimmt, wie der Agent spricht. Du wählst es unter Agent → Einstellungen → KI-Modell im Block Stimme: zuerst den Anbieter, danach (sofern vorhanden) das Modell.

Anbieter: ElevenLabs, OpenAI, Google, Azure, Cartesia und Ipster Voice (europäische Stimmen).

ElevenLabs-Modelle:

• V3: am ausdrucksstärksten.
• V4 Turbo: neuestes Modell, ausdrucksstark und schnell.
• V4: neuestes Modell, am ausdrucksstärksten.
• Turbo v2.5: schnell, niedrige Latenz.
• Flash v2.5: das schnellste Modell.
• Multilingual v2: höchste Qualität, 29 Sprachen.

Bei OpenAI wählst du aus tts-1, tts-1-hd und gpt-4o-mini-tts, bei Cartesia aus Sonic 2, Sonic und Sonic Turbo.

Audiotags wie [warm] oder [empathetic] (Verhalten → Expressiv) funktionieren nur mit ElevenLabs V3 und den V4-Modellen. Bei den Modellen kann eine gemessene Reaktionszeit angezeigt werden.

Fällt der gewählte Stimmanbieter beim Start eines Gesprächs aus, wechselt Ipster zu einer Ersatzstimme, sofern du unter Verhalten → Notfallstimme (Fallback) eine eingestellt hast.

Eine Stimme wählst du unter Agent → Einstellungen → KI-Modell im Block Stimme. Du gibst die Stimmen-ID ein oder wählst eine Stimme in der Voice Library.

1. Wähle zuerst den Anbieter, zum Beispiel ElevenLabs oder Ipster Voice.
2. Klicke neben dem Feld Stimmen-ID auf Voice Library (bei ElevenLabs und Ipster Voice).
3. Suche nach Name oder Beschreibung, bei ElevenLabs auch nach Sprache, Akzent und Geschlecht. Höre dir die Beispiele an und klicke auf eine Stimme, um sie zu wählen.

Bei Ipster Voice kannst du die Voice Library nach Geschlecht filtern. Die Stimmen haben einen niederländischen Namen und eine Beschreibung. Auch geklonte eigene Stimmen sind verfügbar. Bei den anderen Anbietern gibst du die Stimmen-ID selbst ein.

Eine Stimme gehört zu einem Anbieter. Wechselst du den Anbieter, leert Ipster die Stimme und der Agent nutzt die Standardstimme, bis du eine Stimme aus der Bibliothek des neuen Anbieters wählst. Gehört die Stimmen-ID nicht zum gewählten Anbieter, erhältst du dazu einen Hinweis.

Baust du per Chat, legt Ipster dir eine Stimmauswahl mit anhörbaren Beispielen vor. Wählst du eine Stimme mit Diese wählen, stellt Ipster sie sofort ein.

Unter Agent → Einstellungen → Allgemein wählst du die Sprache des Agenten (Niederländisch, Englisch, Deutsch oder Französisch) und schaltest die Automatische Spracherkennung an oder aus. Die automatische Spracherkennung erfordert Deepgram oder Ipster Listen als Spracherkennung und ein mehrsprachiges Stimmmodell.

Spracherkennung aus (einsprachig): Der Agent bleibt das ganze Gespräch in der eingestellten Sprache. Ein einzelnes 'yes', 'thank you' oder 'okay' des Anrufers oder ein Satz, den die Spracherkennung als andere Sprache liest, ist kein Grund zum Wechseln. Spricht der Anrufer wirklich kein Niederländisch, sagt der Agent auf Niederländisch, dass er nur auf Niederländisch helfen kann.

Spracherkennung an (mehrsprachig):

• Der Agent wechselt erst nach mindestens zwei vollständigen Sätzen in einer anderen Sprache oder wenn der Anrufer ausdrücklich darum bittet. Einzelne Wörter zählen nicht. Im Zweifel bleibt er in der aktuellen Sprache.
• Danach behält er diese Sprache das ganze Gespräch bei, auch wenn der Prompt auf Niederländisch geschrieben ist.
• Verfügbare Sprachen: Niederländisch, Englisch, Deutsch und Französisch.

Tipp: Schreibe keine Sprachregeln in den Prompt, etwa 'erkenne die Sprache des ersten Satzes'. Sie arbeiten gegen die Einstellungen. Die Zeitzone stellst du am selben Ort ein. Sie bestimmt, wie der Agent auf Uhrzeiten verweist.

Ist bei einem Agenten die Mehrsprachigkeit aktiviert, hängt die Eröffnungssprache von der Landesvorwahl der Nummer des Anrufers ab:

• +31 und +32: Niederländisch
• +49, +43, +41 und +423: Deutsch
• +33, +352 und +377: Französisch
• Alle anderen Länder: Englisch

Der eingestellte Eröffnungssatz bleibt erhalten. Eine +49-Nummer erhält also die deutsche Begrüßung, eine +33-Nummer die französische und andere ausländische Nummern die englische.

Bei zweisprachigen Ländern wie Belgien, der Schweiz und Luxemburg gewinnt die Sprache des Agenten, wenn sie dazugehört. Eine anonyme Nummer erhält die Sprache des Agenten. Stellt sich heraus, dass der Anrufer doch Niederländisch spricht, wechselt der Agent trotzdem.

Nach der Eröffnung gilt die Regel für den Sprachwechsel: erst nach mindestens zwei vollständigen Sätzen in einer anderen Sprache oder auf Wunsch des Anrufers. Danach bleibt der Agent in dieser Sprache.

Schaltest du die Mehrsprachigkeit aus, eröffnet und bleibt der Agent in der eingestellten Sprache.

Mit der Schaltfläche Workflow auf der Seite eines Agenten (oder oben unter Einstellungen → Allgemein) öffnest du das ganze Gespräch als großen Canvas, vom Eingang bis zur Nachbereitung. Pro Schritt siehst du, was eingestellt ist.

Der Canvas hat drei Phasen:

• Vor dem Gespräch: Eingang und Vorbereitung, etwa Nummern, direkte Weiterleitung, Inbound-Webhook, Notfallnummer und Kontext früherer Gespräche.
• Während des Gesprächs: die Eröffnung, der Agent mit Wissensdatenbank, Tools und dem Aufbau des Prompts sowie der Abschluss (Auflegen, Weiterleiten, maximale Dauer, Voicemail).
• Nach dem Gespräch: Analyse (Zusammenfassung, Stimmung, eigene Felder) und Nachbereitung (Webhook, Zendesk-Ticket, Caller-Lookup).

Unter dem Agenten steht der Aufbau des Prompts. Nutzt der Prompt Flows, siehst du jeden Flow mit 'Wanneer gebruiken' (Wann verwenden) und eventuellen Bedingungen (Vereist:) sowie dem Text, der immer gilt. Andernfalls siehst du die Abschnitte (Überschriften mit # oder ##).

Was die Punkte bedeuten:

• Grün: an und aktiv.
• Grau: eingerichtet, aber ausgeschaltet.
• Gepunktet: noch nicht eingerichtet. Mit Einrichten gelangst du direkt dorthin, wo das geht.
• Blau: passiert automatisch, dafür ist nichts nötig, zum Beispiel der WhatsApp-Kontext.

Die Reihenfolge ist die eines echten Gesprächs. Eine direkte Weiterleitung kommt zum Beispiel vor dem Inbound-Webhook, und ein Webhook oder eine Notfallnummer an der Telefonnummer geht vor dem des Agenten.

Klicke auf ein Element: Rechts öffnet sich ein Panel, in dem du die üblichen Einstellungen direkt anpasst, etwa die Begrüßung, die Notfallnummer, den Spamfilter, die Voicemail-Erkennung, die maximale Dauer, Webhooks und Guardrails. Der Canvas bewegt sich sofort mit.

• Agenteneinstellungen (Modell, Stimme, Verhalten, Prompt) landen im Entwurf. Speichere mit Als Entwurf speichern und gib sie mit Veröffentlichen frei. Das Panel sagt dazu, ob etwas im Entwurf landet oder sofort live geht.
• Unter der Prompt-Karte steht + Ablauf hinzufügen (oder + Abschnitt hinzufügen bei einem Prompt mit Überschriften). Mit Ablauf löschen entfernst du ihn wieder.
• Bei Tools, Weiterverbinden und Selbst auflegen findest du die Tool-Auswahl (+ Tool hinzufügen) mit allen Einstellungen pro Tool.
• Was das Panel nicht kann, öffnest du mit In den Einstellungen öffnen. Eine Nummer verbindest du unter Telefonnummern.
• Über Chat oberhalb des Canvas passt du den Agenten in normalen Worten an. Änderungen landen im Entwurf und leuchten auf.

Testen auf dem Canvas:

• Simulieren: Eine KI spielt den Anrufer und der Canvas zeigt, was der Agent tut. Mit Folgen zoomt der Canvas auf den aktuellen Schritt mit, mit Übersicht bleibt alles im Bild. Die Geschwindigkeit kannst du während der Wiedergabe zwischen Langsam, Normal und Schnell wechseln.
• Selbst anrufen: Rufe über den Browser mit dem Entwurf an.
• Ein echtes Gespräch kannst du auf dem Canvas auch nachverfolgen, mit der Aufnahme dazu.

Bewegen: Ziehe oder scrolle zum Verschieben und zoome mit ⌘/Strg + Scrollen oder mit den Schaltflächen unten links. Die Schaltfläche Alles einpassen bringt alles wieder ins Bild.

Mit dem Hintergrundgeräusch spielt der Agent während des Gesprächs ein dezentes Umgebungsgeräusch ab. Das gibt dem Gespräch eine natürlichere Telefonatmosphäre.

Du stellst es unter Agent → Verhalten im Abschnitt Hintergrundgeräusch ein:

• Wähle ein Geräusch: Büro, Café, Callcenter, Natur oder Leichtes Rauschen. Wähle Keins, um es auszuschalten.
• Stelle die Lautstärke mit dem Schieberegler ein: 0 ist stumm und 1 ist maximal.

Die Geräuschunterdrückung filtert Hintergrundgeräusche auf der Seite des Anrufers heraus, damit die Spracherkennung das Gespräch besser versteht. Du findest die Einstellung unter Agent → Verhalten.

Es gibt drei Stufen:

• Aus: kein Filter. Das ist der Standard und die schnellste Verarbeitung.
• Leicht: entfernt leichte Hintergrundgeräusche.
• Aggressiv: entfernt auch lautere Umgebungsgeräusche. Das kann die Stimme des Anrufers leicht verzerren.

Eine höhere Stufe macht den Agenten weniger empfindlich gegenüber Rauschen, aber auch etwas weniger reaktionsschnell. Rufen deine Kunden oft aus einem Callcenter oder einer lauten Umgebung an, ist Leicht eine gute Wahl. Wähle Aggressiv nur, wenn Leicht nicht ausreicht.

Die Einstellung Reaktionsgeschwindigkeit bestimmt, wie schnell der Agent antwortet, nachdem der Anrufer aufgehört hat zu sprechen. Du findest sie unter Agent → Verhalten.

Der Schieberegler reicht von Langsam (etwa 2 Sekunden) über Durchschnittlich bis Schnell (fast sofort, etwa 0,1 Sekunden). Der Standard ist 0.5.

• Höher bedeutet schnellere Reaktion, aber es ist wahrscheinlicher, dass der Agent den Anrufer fälschlich unterbricht.
• Niedriger lässt den Agenten zunächst etwas abwarten.

Für den Kundenservice ist 0.5 ein guter Startwert. Passe den Wert anhand deiner Erfahrungen in echten Gesprächen an.

Mit der Unterbrechungsempfindlichkeit bestimmst du, wie schnell der Agent aufhört zu sprechen, wenn der Anrufer dazwischenredet. Du stellst sie unter Agent → Verhalten ein.

Der Schieberegler reicht von Schwer (der Anrufer muss etwa 2 Sekunden sprechen) bis Sofort (etwa 0,1 Sekunden Sprechen genügen).

• Hoch: Der Agent hört sofort auf, sobald der Anrufer etwas sagt.
• Niedrig: Der Agent spricht seinen Satz eher zu Ende und lässt sich nicht leicht unterbrechen.

Der Standard ist 0.5, und das ist auch ein guter Startwert für den Kundenservice. Eine Taste am Telefon (DTMF) unterbricht den Agenten genauso wie Sprache.

Backchanneling sind kurze Einwürfe, die der Agent sagt, während der Anrufer spricht, zum Beispiel "mm-hmm", "ja" oder "verstehe ich". Der Anrufer merkt dadurch, dass der Agent zuhört, und das Gespräch wirkt natürlicher.

Du schaltest es unter Agent → Verhalten im Abschnitt Backchanneling ein. Es gibt drei Einstellungen:

• An oder aus: Backchanneling ein- oder ausschalten.
• Häufigkeit: wie oft der Agent einen Einwurf sagt. 0 ist nie und 1 ist sehr oft.
• Backchannel-Wörter: eine durch Kommas getrennte Liste von Wörtern, die der Agent verwenden darf. Lässt du sie leer, nutzt der Agent eine Standardliste wie mm-hmm, ja, okay, verstehe ich.

Ein Beispiel für einen freundlichen Agenten: mm, ja, genau, verstehe ich, natürlich.

Der Agent sagt nur dann einen Einwurf, während der Anrufer spricht. Das läuft so ab:

• Erst nachdem der Anrufer einige Sekunden am Stück gesprochen hat.
• Nie direkt nach dem eigenen Satz des Agenten und nie in einer Pause.
• Nicht während einer Weiterleitung.
• Mit mindestens einigen Sekunden zwischen zwei Einwürfen.

Ein Einwurf ist kein Gesprächsbeitrag. Er erscheint deshalb weder im Transkript noch im Gesprächskontext des Agenten.

Mit der Erinnerungsnachricht sagt der Agent eine freundliche Bemerkung, wenn der Anrufer zu lange nichts sagt, zum Beispiel um zu fragen, ob der Anrufer noch da ist. Du stellst sie unter Agent → Verhalten im Abschnitt Erinnerungsnachricht ein:

• Sekunden: wie lange der Agent wartet, bevor er die Erinnerung sendet, zum Beispiel 8.
• mal max: wie oft die Erinnerung höchstens gesendet wird, zum Beispiel 2.
• Erinnerungsanweisung (optional): was der Agent sagt, zum Beispiel "Hallo? Sind Sie noch da?". Lässt du das Feld leer, fragt der Agent freundlich, ob der Anrufer noch da ist oder Hilfe braucht.

Setze die Sekunden auf 0, um die Erinnerung auszuschalten.

Der Eröffnungssatz und die eigene Sprache des Agenten zählen nicht als Stille. Während einer Weiterleitung und nach der Verabschiedung sendet der Agent ebenfalls keine Erinnerung.

Unter Gesprächssteuerung in Agent → Verhalten stellst du drei Zeitlimits ein:

• Max. Gesprächsdauer: Nach dieser Anzahl Sekunden endet das Gespräch automatisch, auch wenn der Anrufer noch spricht. Der Standard ist 3600 Sekunden (1 Stunde). Praktisch, um festgefahrene Gespräche zu begrenzen. Das Gespräch wird sauber beendet und der richtige Beendigungsgrund wird protokolliert.
• Gespräch nach Stille beenden: Der Agent legt auf, wenn es länger als diese Anzahl Sekunden still bleibt. Der Standard ist 0, das heißt aus. Ein typischer Wert sind 30 bis 60 Sekunden. Der Zähler beginnt von vorn, nachdem der Agent eine Erinnerung gesagt hat.
• Klingelzeit bei Weiterleitung: wie lange das Telefon des Ziels klingeln darf, bevor der Agent aufgibt und es als keine Antwort wertet. Der Standard sind 30 Sekunden, und er gilt als Standard für alle Weiterleitungs-Tools.

Kombiniere das Stille-Timeout mit einer Erinnerungsnachricht, damit der Agent zuerst fragt, ob der Anrufer noch da ist, bevor er auflegt.

Mit der Funktion für frühere Gespräche merkt sich der Agent, was ein Anrufer zuvor besprochen hat. Zu Beginn des Gesprächs bestätigt der Agent kurz, wer der Anrufer ist und worum es zuvor ging, damit der Anrufer nicht alles noch einmal erzählen muss.

Du schaltest sie unter Agent → Verhalten mit dem Schalter Kontext eines früheren Gesprächs erinnern ein. Danach wählst du:

• Zurücksuchen bis: wie weit der Agent zurückschaut. Du wählst aus 30 Minuten, 1 Tag, 3 Tagen, 7 Tagen oder 14 Tagen.
• Auch in Gesprächen suchen von: standardmäßig nur die Gespräche desselben Agenten. Du kannst alle Agenten deines Kontos wählen oder einen oder mehrere bestimmte Agenten anhaken.

Die Funktion funktioniert nur, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Extraktion nach dem Gespräch ist eingerichtet, mit einem Feld für eine Zusammenfassung. Der Agent nutzt diese Zusammenfassung des vorherigen Gesprächs.
• Der Anrufer hat zuvor über dieselbe Telefonnummer angerufen, innerhalb des gewählten Zeitfensters.

Kombiniere die Funktion deshalb immer mit einem Extraktionsfeld samenvatting (Zusammenfassung). Das liefert das beste Ergebnis.

Dieser Schalter betrifft frühere Telefongespräche. Frühere WhatsApp-Gespräche mit derselben Nummer funktionieren getrennt. Diese kennt der Agent auch, wenn dieser Schalter aus ist, und umgekehrt: Nach einem WhatsApp-Gespräch weiß der Agent, worum es ging, wenn dieselbe Person anruft.

Manchmal spricht eine Stimme einen Namen oder Begriff falsch aus. Das korrigierst du mit Aussprache-Überschreibungen. Du findest sie unter Agent → Verhalten im Abschnitt Aussprache.

1. Klicke auf Hinzufügen.
2. Gib bei Wort das Wort so ein, wie es im Prompt steht.
3. Gib bei Aussprache ein, wie es klingen soll, phonetisch geschrieben.
4. Speichere und teste die Aussprache mit dem Test-Button.

Beispiele: Ipster wird zu Ippster und HVAC wird zu Ha-Vee-Aa-See.

Gilt eine Regel nur in einer Sprache, hake diese Sprache an (Niederländisch, Englisch, Deutsch oder Französisch). Der Agent wendet sie dann nur an, wenn das Gespräch in dieser Sprache ist. Ist nichts angehakt, gilt die Regel immer. Die Überschreibungen gelten auch für den festen Eröffnungssatz.

Schalte unter Agent → Verhalten den Schalter Natürlicher Sprechstil ein. Der Agent formuliert dann umgangssprachlicher und vermeidet steife Floskeln. Aus "Mein Bedauern für die Unannehmlichkeiten" wird zum Beispiel "tut mir leid", und der Agent nutzt hin und wieder ein natürliches Füllwort wie "okay" oder "genau".

Was der Agent sagt und welche Informationen er gibt, ändert sich nicht. Nur die Formulierung passt sich an. Diese Einstellung funktioniert mit jeder Stimme und jedem Stimmmodell.

Möchtest du auch den Klang der Stimme steuern, schau dir die Emotionstags in der nächsten Frage an.

Mit Emotionstags steuerst du Emotion und Rhythmus der Stimme. Das geht auf zwei Arten.

Automatisch: Schalte unter Agent → Verhalten den Schalter Expressiv (automatische Emotionstags) ein. Der Agent setzt dann selbst Audiotags, zum Beispiel [warm], [empathetic], [reassuring], [cheerful], [curious], [sigh], [laughs], [short pause] und [long pause].

Manuell: Tippe im Prompt-Editor @ und wähle einen Emotionstag aus der Liste, zum Beispiel Warm, Einfühlsam, Seufzer oder Lange Pause. Der Tag erscheint als Chip in deinem Prompt.

Die Tags werden nicht vorgelesen und stehen nicht im Transkript. Sie steuern nur die Aussprache.

Emotionstags funktionieren nur mit den ElevenLabs-Modellen V3, V4 und V4 Turbo. Wähle eines dieser Modelle unter Agent → KI-Modell, sonst ist die Option Expressiv nicht sichtbar. Siehst du den Tab nicht, verwaltet Ipster oder dein Partner das Modell für dich.

Wenn der Agent etwas nachschlägt oder erledigt, kann es kurz still werden. Mit talk while waiting lässt du den Agenten in dieser Zeit einen kurzen Satz sagen, damit der Anrufer weiß, dass etwas passiert. Zum Beispiel "Ich schaue kurz nach..." oder "Ich verbinde dich jetzt...".

Du stellst den Satz in dem Teil ein, der die Aktion ausführt:

• Unter Agent → Tools öffnest du das Tool, zum Beispiel Weiterleiten oder HubSpot. Der Satz lässt sich pro Tool und bei manchen Tools pro Aktion einstellen. Bei Payt heißt das Feld Talk while waiting, und du lässt es leer, um es auszuschalten.
• Unter Agent → Wissensdatenbank heißt die Einstellung Sprechen während der Suche.

Beim Weiterleiten spricht der Agent den Satz vollständig aus, bevor die Weiterleitung beginnt.

Das hängt von der Spracheinstellung des Agenten unter Agent → Allgemein ab.

Einsprachig (mehrsprachig aus): Der Agent bleibt in der eingestellten Sprache. Ein einzelnes "yes" oder "thank you" des Anrufers oder ein Satz, den die Spracherkennung als andere Sprache liest, ist kein Grund zu wechseln.

Mehrsprachig (mehrsprachig an):

• Der Agent wechselt erst nach mindestens zwei vollständigen Sätzen in einer anderen Sprache oder wenn der Anrufer ausdrücklich darum bittet. Einzelne Wörter zählen nicht.
• Danach behält er diese Sprache für den Rest des Gesprächs bei.
• Die Sprachen sind Niederländisch, Englisch, Deutsch und Französisch.

Die Eröffnungssprache folgt der Landesvorwahl des Anrufers: +49 wird auf Deutsch begrüßt, +33 auf Französisch und andere ausländische Nummern auf Englisch. Der eingestellte Eröffnungssatz bleibt erhalten.

Schreibe keine Sprachregeln in den Prompt, etwa "erkenne die Sprache des ersten Satzes". Sie arbeiten gegen diese Einstellungen.

Unter Datenschutz & Guardrails schützt du sensible Daten und steuerst das Verhalten deines Agenten. Du findest es unter Agent → Erweitert → Datenschutz & Guardrails.

Es besteht aus vier Teilen:

• Der Privacy filter, der sensible Daten in dem maskiert, was gespeichert und geteilt wird.
• Auch vor der KI verbergen, das Daten auch vor dem Sprachmodell verbirgt.
• Schutz vor Manipulation, damit sich der Agent nicht aus seiner Rolle bringen lässt.
• Der Missbrauchsfilter, der beleidigendes Verhalten begrenzt.

Alles ist standardmäßig aus. Du schaltest pro Agent ein, was du brauchst. Eine Einstellung gilt für neue Gespräche ab dem Moment, in dem du sie einschaltest. Der Privacy filter hieß früher PII-Schwärzung.

Der Privacy filter maskiert sensible Daten des Anrufers. Statt des echten Werts wird ein Label gespeichert, zum Beispiel [BSN] in der Akte.

Er maskiert in:

• dem gespeicherten Transkript,
• den Gesprächsprotokollen,
• der Analyse nach dem Gespräch, einschließlich der gespeicherten Ergebnisse,
• ausgehenden Webhooks.

Du kannst diese Kategorien maskieren: Personennummer (BSN), IBAN oder Konto, Kreditkarte, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtsdatum. Die Labels lauten [BSN], [IBAN], [CREDITCARD], [E-MAIL], [TELEFOON] und [GEBOORTEDATUM].

Der Agent arbeitet während des Gesprächs ganz normal weiter. Nur das, was festgehalten und geteilt wird, ist geschützt.

Nicht maskiert werden die Telefonnummern des Anrufers und des Angerufenen, weil sie für Rückrufe oder eine CRM-Anbindung gebraucht werden. Auch die Variablen des Gesprächs bleiben unverändert.

Schalte unter Agent → Erweitert → Datenschutz & Guardrails den Schalter Privacy filter ein. Danach siehst du die Liste Welche Daten maskieren. Du klickst Kategorien an oder aus. Standardmäßig sind alle Kategorien an.

Eigene Muster fügst du mit einem regulären Ausdruck hinzu, zum Beispiel für Vorgangsnummern oder interne Kundennummern:

1. Klicke auf Muster hinzufügen.
2. Gib ein Label ein, zum Beispiel Vorgang.
3. Gib den regulären Ausdruck ein, zum Beispiel ABC-\d+.

Ist der Ausdruck ungültig, siehst du das sofort im Feld.

Die Erkennung ist genau. Eine BSN wird mit der Elfprobe geprüft, eine IBAN mit der Mod-97-Prüfung und eine Kreditkartennummer mit der Luhn-Prüfung. Eine beliebige Ziffernfolge, etwa eine Bestellnummer, wird also nicht unnötig maskiert.

Nennt der Anrufer ausdrücklich "BSN", "IBAN" oder "Kreditkarte" mit einer Zahl, wird diese Zahl auch ohne gültige Prüfung maskiert, selbst wenn die Spracherkennung die Ziffern in Stücke geteilt hat.

Nein. Der Privacy filter arbeitet mit Text: dem Transkript, den Protokollen, der Analyse und ausgehenden Webhooks. Die Audioaufnahme enthält den gesprochenen Wert weiterhin.

Behalte das im Kopf, wenn du Aufnahmen speicherst. Mit einer Aufbewahrungsfrist legst du fest, wie lange Aufnahmen aufbewahrt werden. Siehe die Frage zu Aufbewahrungsfristen.

Möchtest du verhindern, dass ein Wert im Speicher landet, ist der Privacy filter für Text die richtige Wahl. Möchtest du, dass der Agent einen Wert gar nicht erst sieht, nutze Auch vor der KI verbergen oder das Tool Identität verifizieren.

Standardmäßig sieht das Sprachmodell (die KI), was der Anrufer sagt. Willst du einen Schritt weitergehen, maskierst du ausgewählte Kategorien, bevor sie das Sprachmodell erreichen.

Du schaltest das unter Agent → Erweitert → Datenschutz & Guardrails ein:

1. Schalte den Privacy filter ein.
2. Schalte Auch vor der KI (LLM) verbergen ein.
3. Wähle pro Kategorie, was das Sprachmodell nicht sehen darf.

Achtung: Eine maskierte Kategorie kann der Agent nicht mehr lesen. Brauchst du einen Wert zur Verifizierung, zum Beispiel das Geburtsdatum, schalte diese Kategorie hier nicht ein. Ein Geburtsdatum kannst du aus dem Speicher schwärzen und trotzdem für den Agenten sichtbar lassen, weil die beiden Einstellungen unabhängig voneinander funktionieren.

Schaltest du den Privacy filter aus, schaltet sich auch Auch vor der KI verbergen aus. Standardmäßig ist es aus.

Mit dem Tool Identität verifizieren prüft der Agent einen Wert, zum Beispiel das Geburtsdatum, ohne dass das Sprachmodell ihn je zu sehen bekommt.

So funktioniert es: Der Anrufer nennt den Wert. Die Plattform vergleicht ihn im Code mit einem erwarteten Wert, zum Beispiel aus deinem CRM. Der Agent erfährt nur, ob er stimmt, ja oder nein. Der Wert selbst gelangt weder in den Kontext der KI noch in den Speicher.

So richtest du es ein:

1. Gehe zu Agent → Tools und füge Identität verifizieren hinzu.
2. Wähle bei Zu verifizierender Wert, welchen Wert der Anrufer nennt: Geburtsdatum, BSN, IBAN oder Konto, Kreditkarte, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
3. Gib bei Variable mit erwartetem Wert den Namen der Variablen ein, die den richtigen Wert enthält, zum Beispiel expected_dob. Du füllst sie zum Beispiel mit einer CRM-Abfrage.

Der Vergleich ist flexibel. "12. März 1985", "12-03-1985" und "1985-03-12" gelten als gleich.

Für vollständigen Schutz schalte denselben Wert in Datenschutz & Guardrails auch unter Auch vor der KI verbergen ein.

Schalte unter Agent → Erweitert → Datenschutz & Guardrails den Schalter Schutz vor Manipulation ein.

Der Agent ignoriert dann Versuche eines Anrufers,

• seine Anweisungen oder Rolle zu ändern,
• seinen System-Prompt offenzulegen,
• sich als ein anderes System auszugeben.

So hält sich der Agent an den Prompt, den du geschrieben hast. Der Schutz wirkt über Anweisungen an den Agenten. Standardmäßig ist er aus.

Der Missbrauchsfilter begrenzt beleidigendes oder bedrohliches Verhalten. Du schaltest ihn unter Agent → Erweitert → Datenschutz & Guardrails ein.

Nach dem Einschalten wählst du unter Aktion bei anhaltendem Missbrauch, was der Agent tut:

• Höflich begrenzen und fortfahren: Der Agent setzt ruhig Grenzen und führt das Gespräch weiter.
• Gespräch höflich beenden: Der Agent beendet das Gespräch nach einer Warnung höflich.

Der Filter ist standardmäßig aus.

Du kannst pro Organisation einstellen, wie lange der Inhalt von Gesprächen aufbewahrt wird. Administratoren tun das unter Organisation → Allgemein, im Abschnitt Aufbewahrungsfrist. Dafür brauchst du das Recht Team verwalten.

Du stellst drei Arten getrennt ein:

• Transkripte und Analyse: Transkript, Gesprächsprotokoll, Variablen und die Analyse nach dem Gespräch.
• Aufnahmen: die Audioaufnahme von Telefongesprächen.
• Chat und WhatsApp: Nachrichten und angehängte Dateien.

Für jede Art wählst du 30, 90, 180, 365, 730 oder 1825 Tage. Du kannst auch Unbegrenzt wählen oder Übernehmen, um der Frist der übergeordneten Organisation zu folgen.

Hast du nichts eingestellt, wird alles unbegrenzt aufbewahrt. Bei Partnern gilt das, was du als Partner einstellst, auch für deine Kunden, es sei denn, sie ändern es selbst.

Nach der Aufbewahrungsfrist löscht Ipster den Inhalt jede Nacht automatisch. Das geschieht pro Art: Transkripte und Analyse, Aufnahmen sowie Chat- und WhatsApp-Nachrichten.

Beachte diese Punkte:

• Das Löschen ist endgültig.
• Es gilt auch für Gespräche von vor dem Tag, an dem du die Frist einstellst.
• Verbrauch, Kosten und Statistiken bleiben erhalten. Das Gespräch selbst bleibt also in deinen Übersichten, aber ohne Inhalt.
• In den Gesprächsdetails siehst du einen Hinweis, dass das Transkript, die Analyse oder die Aufnahme an einem bestimmten Datum gemäß der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurde.

Ja. Ab dem 2. August 2026 gilt ein neuer Teil der europäischen KI-Verordnung: Wer mit KI spricht, muss das zu Beginn des Gesprächs wissen. Das gilt für Chat, WhatsApp, E-Mail und Telefonie, auch bei Gesprächen, die du selbst startest. Ipster hat den Hinweis in die Plattform eingebaut.

Das passiert dabei:

• Zu Beginn sagt der Agent, dass er ein KI-Assistent ist, in der Sprache des Gesprächs.
• Fragt jemand, ob er mit einem Menschen spricht, bestätigt der Agent, dass er eine KI ist. Er sagt nie, dass er ein Mensch ist.
• Bei Chat und WhatsApp steht das Wort KI auch im Namen des Agenten.
• Das gilt auf allen Kanälen und in allen Sprachen, auch bei ausgehenden Gesprächen.
• Der Hinweis lässt sich nicht ausschalten.

Ein Aufzeichnungshinweis, den du vielleicht schon hattest, steht davon getrennt und ändert sich nicht. Noch aus steht die Kennzeichnung (Watermarking) von KI-generiertem Audio, mit Frist 2. Dezember 2026. Das ist keine Rechtsberatung. Bist du bei deinen Verträgen oder deinem Auftragsverarbeitungsvertrag unsicher, lass das von jemandem prüfen, der deine Verträge kennt.

Das hängt von den Komponenten ab, die du für deinen Agenten wählst. Pro Agent stellst du die Kombination aus Spracherkennung, Stimme und Sprachmodell selbst zusammen.

Das nennen die Quellen zur europäischen Verarbeitung:

• Ipster Listen: Spracherkennung mit europäischem Hosting.
• Ipster Voice: europäische Stimmen.
• Soniox: Spracherkennung mit EU-Endpunkt.
• Mistral (EU): ein Sprachmodell für alle, die alles in Europa verarbeiten lassen wollen.

Wählst du andere Anbieter, etwa OpenAI, Anthropic, Google, Groq, Deepgram, ElevenLabs oder Cartesia, hängt die Verarbeitung von diesem Anbieter ab. Hast du eine Vorgabe zum Verarbeitungsort, zum Beispiel in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, wähle bewusst und stimme deine Kombination mit Ipster ab.

Der Privacy filter und Auch vor der KI verbergen begrenzen, welche Daten im Speicher und beim Sprachmodell landen. Sie ändern nicht, wo eine Komponente läuft.

Du kannst Ipster mit einem eigenen KI-Assistenten verbinden, zum Beispiel Claude oder ChatGPT. Was der Assistent abruft, etwa Transkripte und Aufnahmen, geht an den KI-Anbieter, den du selbst nutzt. Das liegt außerhalb der EU-Umgebung von Ipster. Links zu Aufnahmen sind 1 Stunde gültig.

So behältst du die Kontrolle:

• Stufe: Beim Verbinden wählst du Lesen, Vorschlagen oder Vollständig. Bei Vorschlagen liegen Änderungen an einem Agenten immer als Entwurf bereit. Nichts geht live.
• Richtlinie: Ein Administrator legt pro Organisation fest, ob KI-Assistenten verbunden werden dürfen und bis zu welcher Stufe. Das gilt auch für untergeordnete Organisationen. Du findest es unter Organisation bei KI-Assistenten (MCP).
• Rechte: Der Assistent kann nie mehr, als der Nutzer selbst in Ipster darf.
• Protokoll: Jeder Aufruf steht im Aktivitätsprotokoll der Organisation.
• Widerrufen: Wirkt sofort. Deine eigenen Verbindungen findest du unter Einstellungen, alle Verbindungen der Organisation unter Organisation → API-Schlüssel.

Wähle die Stufe also bewusst.

Was jemand sieht, hängt von der Rolle in deiner Organisation ab. Administratoren stellen das unter Organisation → Team & Rechte ein. Wie du Rollen und Rechte verwaltest, steht im Thema Organisation und Team.

Das ist für den Datenschutz relevant:

• Es gibt ein eigenes Recht Transkripte für Transkripte und Aufnahmen von Gesprächen.
• Andere Rechte betreffen den System-Prompt, Verbrauch, Preise und Rechnungen.
• Ein Teammitglied sieht nur die Agenten, die ein Administrator für es angehakt hat. Administrator, Vertrieb, Berater und Einkauf sehen alle Agenten der Organisation.
• Wer mehrere Rollen hat, erhält die Rechte aller seiner Rollen zusammen.
• Ipster-Admins haben immer alle Rechte. Mit Login-as kann ein Administrator sicher in der Umgebung eines Kunden mitschauen.

Im Aktivitätsprotokoll unter Organisation → Aktivität siehst du, wer was wann getan hat, einschließlich Anmeldungen.

Tools sind Aktionen, die der Agent während eines Gesprächs ausführen kann, etwa auflegen, weiterleiten, eine SMS senden oder in einem System etwas nachschlagen. Der Agent entscheidet selbst, wann ein Tool passt, auf Basis des Gesprächs und der Anweisungen in deinem Prompt.

Ein Tool hinzufügen

1. Öffne den Agenten und gehe zu Agent → Tools.
2. Klicke auf Tool hinzufügen und wähle den Typ. Die Liste ist in Telefonie, Via MCP, Native Integrationen, Agenten-Tools, Widget & Website und Benutzerdefiniert unterteilt.
3. Fülle die Einstellungen aus, etwa Name und Beschreibung, und speichere.

Änderungen an Tools landen zuerst im Entwurf und gehen erst mit Veröffentlichen live. Die Anmeldung bei einer Integration wirkt dagegen sofort. Du kannst Tools auch in der Workflow-Ansicht anpassen (Agent → Workflow).

Allgemeine Tools

• Gespräch beenden, Weiterleiten, SMS senden, WhatsApp senden, DTMF-Töne senden und Identität verifizieren: für Telefon-Agenten.
• Öffnungszeiten, Variable extrahieren, eigener Webhook und MCP-Server: auch für Chat-Agenten.

Integrationen mit Systemen wie HubSpot oder Zendesk fügst du auf dieselbe Weise hinzu.

Ein Tool verknüpfst du mit einem @ mit deinem Prompt. Tippe im Prompt-Editor (Agent → Prompt) ein @, wähle das Tool aus der Liste und schreibe dazu, wann der Agent es verwenden soll. So weiß der Agent, welche Aktion zu welcher Situation gehört.

Beispiele:

• @hubspot_search_contact Suche den Anrufer immer zu Beginn des Gesprächs.
• Verwende @end_call, sobald du die Frage des Anrufers beantwortet hast und nichts mehr zu tun ist.

Dynamische Werte fügst du im selben Prompt mit {{variabele}} ein.

Einen eigenen Namen vergeben

Bei jedem Tool kannst du den Namen festlegen. Das ist der Funktionsname für den Agenten und den Prompt (@name). Verwende nur Buchstaben, Ziffern und Unterstriche; andere Zeichen werden zu einem Unterstrich. Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Tools desselben Typs hast, etwa zwei Weiterleiten-Tools oder zwei SMS-Tools. Mit einem sprechenden Namen wie transfer_administratie oder stuur_sms_bevestiging hältst du sie im Prompt auseinander.

Die Beschreibung des Tools sagt dem Agenten, wann er es verwendet. Verweist dein Prompt auf den alten Namen eines Tools, passe auch den Prompt an.

Eine Aktion, etwa etwas in einem System nachschlagen oder weiterleiten, kann einen Moment dauern. Mit einem kurzen Satz vermeidest du Stille. Der Agent sagt diesen Satz, während er wartet, zum Beispiel "Ich schaue kurz für Sie nach" oder "Ich verbinde Sie jetzt".

Wo du das einstellst

• Eigener Webhook: Aktiviere Sprechen während Warten und trage den Satz ein. Mit Sprechen nach Abschluss legst du fest, ob der Agent danach etwas zum Ergebnis sagt. Schaltest du das aus, arbeitet er still im Hintergrund.
• HubSpot hat dieselben zwei Optionen.
• Weiterleiten (bei Warm Transfer): Sprechen während Warten, zum Beispiel "Ich verbinde Sie jetzt...".
• Payt und die Anbindungen an Telefonanlagen: ein Satz pro Aktion, während der Agent etwas nachschlägt oder weiterleitet.
• Wissensdatenbank: Talk while searching, zum Beispiel "Ich schaue kurz nach...".

Lässt du den Satz leer oder schaltest die Option aus, bleibt der Agent während der Aktion still. Halte den Satz kurz und neutral.

Mit Voraussetzungen wird ein Tool erst ausgeführt, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind. Das erzwingt die Plattform, es ist also mehr als eine Anweisung im Prompt. Ist die Situation nicht erfüllt, wird die Aktion nicht ausgeführt und der Agent erhält eine Fehlermeldung zurück.

Einrichten

1. Öffne das Tool (bei einem eigenen Webhook oder Weiterleiten) und suche den Block Voraussetzungen.
2. Klicke auf Bedingung hinzufügen und wähle eine Variable.
3. Wähle den Vergleich: ist gleich, ist ungleich oder hat einen Wert.
4. Trage optional eine Fehlermeldung bei Nichterfüllung ein.

Alle Bedingungen müssen erfüllt sein. Die Fehlermeldung geht an das Modell, nicht an den Anrufer. Schreibe also einen Hinweis hinein, der den Agenten den richtigen Schritt gehen lässt, etwa "Rufe zuerst Kunde nachschlagen auf". Lässt du sie leer, gilt eine Standardmeldung.

Beispiele: einen Termin nur verschieben, wenn klant_gevonden gleich true ist, oder nur weiterleiten, wenn is_open gleich true ist (siehe die Frage zu Öffnungszeiten).

Beim Weiterleiten gilt außerdem: Enthält das Ziel eine {{variabele}}, die nicht gefüllt ist, wird das Weiterleiten verweigert. Jedes Ergebnis wird protokolliert.

Im Prompt funktioniert dieselbe Idee bei Flows: Eine Zeile Vereist: variabele = waarde unter Wanneer gebruiken: macht einen Flow erst verfügbar, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Mit dem Tool Gespräch beenden kann der Agent selbst sauber auflegen. Ohne dieses Tool beendet der Agent das Gespräch nicht von sich aus. Als Sicherheitsnetz stellst du unter Agent → Verhalten eine maximale Gesprächsdauer und ein Stille-Timeout ein.

Einrichten

• Füge das Tool über Agent → Tools → Tool hinzufügen → Gespräch beenden hinzu. Du musst nichts verbinden.
• Name: der Name, mit dem du das Tool im Prompt nennst, standardmäßig end_call.
• Beschreibung: wann der Agent das Tool verwenden soll.

Im Prompt

Verwende @end_call, sobald du die Frage des Anrufers beantwortet hast und nichts mehr zu tun ist.

Was passiert

• Der Agent spricht zuerst seinen Abschiedssatz vollständig aus und legt dann auf.
• Nach dem Abschied sagt der Agent nichts mehr. Auch eine Erinnerung wie "Sind Sie noch da?" wird dann nicht mehr gesprochen.
• Unter Verbrauch steht ein solches Gespräch mit dem Beendigungsgrund "Agent beendet". "Kunde beendet" bedeutet, dass der Anrufer aufgelegt hat.

Erkläre im Prompt, wann das Gespräch abgeschlossen ist, damit der Agent nicht zu früh auflegt.

Mit dem Tool Weiterleiten schickt der Agent den Anrufer zu einem Mitarbeiter, einer Abteilung oder einer externen Nummer. Du fügst es über Agent → Tools → Tool hinzufügen → Weiterleiten hinzu. Das Tool funktioniert für Telefon-Agenten.

Einstellungen

• Name und Beschreibung: wie du das Tool im Prompt nennst und wann der Agent es verwendet.
• Weiterleiten an: Feste Nummer (immer dieselbe Nummer im E.164-Format, zum Beispiel +31612345678), Variable (ein Wert aus dem Kontext, zum Beispiel {{vestiging_phonenumber}}) oder Agent entscheidet (der Agent bestimmt die Nummer selbst anhand des Gesprächs).
• Übergabemodus: Cold Transfer verbindet direkt ohne Einleitung. Bei Warm Transfer sagt der Agent einen kurzen Satz, spielt einen Klingelton ab und leitet dann weiter.

Zusätzliche Optionen beim warmen Weiterleiten

• Während der Weiterleitung: Wartemusik (Ringtone oder Stille), Klingeldauer und IVR navigieren, wobei der Agent selbst durch Menüs navigiert.
• Ein kurzer Satz, während der Anrufer wartet.
• Nach der Verbindung: ein Dreiwege-Klingelton, eine Whisper Debrief-Nachricht, die nur der Mitarbeiter hört (ein fester Satz oder ein Prompt, aus dem der Agent eine Zusammenfassung erstellt), und eine Dreiwege-Nachricht, die beide Parteien hören.

Mehrere Ziele

Füge pro Ziel ein eigenes Weiterleiten-Tool hinzu, mit einem sprechenden Namen wie transfer_administratie und der Nummer dieses Ziels. Im Prompt wählst du mit @, welches Tool zu welcher Anfrage gehört.

Gib dem Agenten klare Anweisungen, wann er weiterleiten darf, zum Beispiel nur, wenn der Anrufer ausdrücklich darum bittet. Ruft das Modell das Tool zweimal auf, während schon weitergeleitet wird, wird der zweite Aufruf übersprungen und in den Logs als "übersprungen" markiert.

Beim Tool Weiterleiten (Agent → Tools) findest du einige technische Optionen.

SIP-Methode

• SIP INVITE (Bridge): Ipster ruft das Ziel selbst an und das Gespräch läuft weiter über Ipster. Der Agent bleibt still in der Leitung. Nötig, wenn Aufzeichnung und Transkript weiterlaufen sollen, und für die Mailbox-Prüfung. Das verbraucht doppelte Gesprächsminuten, weil zwei Leitungen offen sind.
• SIP REFER: Der Provider des Anrufers leitet das Gespräch selbst um und das Gespräch verlässt Ipster. Dein Provider muss REFER unterstützen. Danach siehst du nichts mehr: keine Aufzeichnung und kein Mithören. Springt die Mailbox des Kollegen an, bleibt der Anrufer dort.

Wähle INVITE für einen Störungsdienst oder ein anderes Ziel, bei dem nichts in einer Mailbox landen darf.

Klingeldauer

Die Klingeldauer beträgt standardmäßig 30 Sekunden. So lange wartet Ipster, bevor das Weiterleiten abgebrochen wird. Einen Standardwert für alle Weiterleiten-Tools legst du unter Agent → Verhalten fest (Klingelzeit bei Weiterleitung). Springt die Mailbox des Ziels früher an, wähle eine kürzere Klingeldauer, zum Beispiel 20 Sekunden.

Angezeigte Nummer und SIP-Header

• Angezeigte Anrufer-ID: die Nummer des Agenten oder die Nummer des Anrufers.
• Benutzerdefinierte SIP-Header: Schlüssel/Wert-Paare für Routing, Metadaten oder Carrier-Anbindung.

Aufzeichnung und Transkript weiterlaufen lassen

Aktiviere Gespräch nach Weiterleitung weiter erfassen (bei Cold Transfer), um Audio und Transkript auch nach der Übergabe zu behalten. Du siehst dann zuerst Agent und Anrufer und danach Anrufer und Kollegen, mit einer Trennzeile bei der Übergabe. Das funktioniert nur mit INVITE; bei REFER zeigt die Einstellung eine Warnung. Die automatische Zusammenfassung bezieht sich weiterhin auf den Teil mit dem Agenten.

Beim Weiterleiten per SIP INVITE hört der Anrufer die Mailbox des Kollegen nicht mehr, und sobald ein Kollege wirklich abnimmt, sind beide sofort verbunden. So funktioniert es:

• Während es klingelt, hört der Anrufer nur den Klingelton von Ipster. Der Ton der Leitung des Kollegen, auch eine Mailbox-Ansage, die schon während des Klingelns eintrifft, wird erst durchgestellt, wenn wirklich abgenommen wurde.
• Nach dem Abnehmen hört der Agent einige Sekunden mit. Klingt es nach einer Mailbox ("Hinterlassen Sie eine Nachricht", "nach dem Signalton", "momentan nicht erreichbar"), legt er diese Leitung auf und holt den Anrufer zurück. Er bietet dann an, eine Rückrufbitte oder Nachricht weiterzugeben.
• Sagt der Kollege etwa "Hier Pieter" und es wird danach kurz still, werden Anrufer und Kollege verbunden. Ein Mensch, der abnimmt, hört also etwa eine Sekunde Stille.
• Nimmt innerhalb der Klingeldauer niemand ab, wird das Weiterleiten abgebrochen und der Agent holt den Anrufer zurück.

Hinweise

• Das funktioniert nur mit SIP INVITE (Bridge). Bei SIP REFER verlässt das Gespräch Ipster und die Mailbox des Kollegen kann den Anrufer weiterhin erreichen.
• Springt die Mailbox schnell an, wähle eine kürzere Klingeldauer, zum Beispiel 20 Sekunden.
• Nach einer verpassten Weiterleitung kann Ipster nach dem Gespräch eine Rückrufnotiz in Slack senden. Siehe die Frage zu Slack unter Anbindungen an Systeme.

Mit dem Tool SMS senden schickt der Agent während des Gesprächs eine SMS, zum Beispiel eine Bestätigung oder einen Link. Die SMS läuft immer über das SMS-Konto von Ipster, du musst also nichts verbinden. Das Tool funktioniert für Telefon-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → SMS senden)

• Name und Beschreibung: wie du das Tool im Prompt nennst und wann der Agent es verwendet, zum Beispiel stuur_sms_bevestiging.
• Absendername: der Name, den der Empfänger sieht. Standardmäßig ist das der Name deiner Organisation, auf maximal 11 Zeichen gekürzt (Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen). Ändere ihn, wenn du etwas anderes möchtest.
• Senden an: die Nummer des Anrufers, oder der Agent bestimmt die Nummer anhand des Gesprächs.
• SMS-Inhalt: Prompt (LLM), wobei der Agent den Text selbst anhand des Gesprächs formuliert, oder ein Fester Text, der immer gleich ist, zum Beispiel "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen."

Im Prompt

Sende nach der Terminbuchung eine Bestätigung mit @stuur_sms_bevestiging.

Ein HubSpot-Termin sendet bereits selbst eine SMS-Bestätigung. Dafür ist keine separate SMS-Anweisung im Prompt nötig.

Mit dem Tool WhatsApp senden schickt der Agent dem Anrufer während eines Telefonats eine WhatsApp-Nachricht, zum Beispiel um ein Foto oder Dokument anzufordern oder Informationen nachzusenden. Was der Anrufer zurückschickt, erscheint live im Gespräch. Das Tool nutzt die WhatsApp-Nummer deiner Organisation. Verbinde also zuerst WhatsApp bei einem Chat-Agenten.

So funktioniert es

• Die Nachricht geht nur an die Nummer des Anrufers.
• Innerhalb von 24 Stunden, nachdem der Anrufer selbst geschrieben hat, darf der Agent eine freie Nachricht senden. Außerhalb ist nur eine genehmigte Vorlage möglich. Der Agent wählt dann eine von dir angehakte Vorlage und füllt die Variablen der Reihe nach aus ({{1}}, {{2}}).
• Nach dem Senden erfährt der Agent, ob die Nachricht zugestellt wurde oder ob die Nummer kein WhatsApp empfangen kann. Im letzteren Fall kann er auf SMS oder E-Mail ausweichen.

Einstellungen (Agent → Tools → Tool hinzufügen → WhatsApp senden)

• WhatsApp-Nummer: standardmäßig die erste aktive Nummer deiner Organisation. Du kannst eine andere Nummer wählen.
• Vorlagen, die der Agent wählen darf: hake die genehmigten Vorlagen an. Neue Vorlagen erstellst du unter WhatsApp beim Chat-Agenten.
• Auf Zustellung warten (Sekunden): so lange wartet der Agent nach dem Senden auf die Bestätigung von WhatsApp, von 0 bis 15 Sekunden (Standard 8).

Ohne Vorlage kann der Agent nur dann eine freie Nachricht senden, wenn der Anrufer in den letzten 24 Stunden geschrieben hat. Hat Meta den Zugriff für die Nummer entzogen, zum Beispiel nach einer Passwortänderung, verbinde WhatsApp beim Chat-Agenten dieser Nummer neu.

Mit dem Tool DTMF-Töne senden kann der Agent Tastentöne (Ziffern 0 bis 9, * und #) an die aktive Telefonverbindung senden. So navigiert er durch das Menü eines anderen Telefonsystems oder gibt eine PIN ein. Das Tool funktioniert für Telefon-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → DTMF-Töne senden)

• Name: zum Beispiel send_dtmf. Ein eigener Name hilft, wenn du mehrere dieser Tools hast.
• Beschreibung: wann der Agent das Tool verwenden soll, zum Beispiel "verwende es, wenn eine Menüauswahl angefordert wird".

Die Tasten gibt der Agent selbst mit, zum Beispiel 1 oder 123#.

Im Prompt

Drücke im Menü mit @send_dtmf die Taste für die Buchhaltung.

Beschreibe im Prompt, welches Menü der Agent erwartet und welche Taste zu welcher Auswahl gehört.

Mit dem Tool Variable extrahieren hält der Agent während des Gesprächs eine Angabe in einer Variablen fest, zum Beispiel eine Kundennummer, einen Namen oder eine E-Mail-Adresse. Der Agent fragt den Anrufer nach dem Wert und speichert ihn. Andere Anbindungen und der Prompt können ihn danach als {{naam}} verwenden. Das Tool funktioniert für Telefon- und Chat-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Variable extrahieren)

1. Trage den Variablenname ein, ohne Leerzeichen, zum Beispiel klantnummer. Verwende nur Buchstaben, Ziffern und Unterstriche. Der Variablenname ist zugleich der Name des Tools.
2. Trage bei Beschreibung ein, was der Agent festhalten soll, zum Beispiel "Den Namen des Kunden aus dem Gespräch extrahieren".
3. Sage dem Agenten im Prompt, wann er die Angabe erfragen soll.

Verwendung

Hält der Agent die Kundennummer als klantnummer fest, kannst du {{klantnummer}} im selben Gespräch in einer anderen Anbindung verwenden, zum Beispiel in den Parametern eines eigenen Webhooks.

Die Variable gilt für das laufende Gespräch. Willst du nach dem Gespräch Angaben aus dem Transkript ziehen, nutze die Extraktionsfelder unter Agent → Extraktion.

Mit dem Tool Identität verifizieren prüft der Agent eine Angabe, die der Anrufer nennt, zum Beispiel ein Geburtsdatum oder eine IBAN, ohne dass die KI sie sieht. Der Anrufer spricht die Angabe aus, Ipster vergleicht sie im Code mit einem erwarteten Wert und der Agent erfährt nur, ob sie stimmt (ja oder nein). Das Tool funktioniert für Telefon-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Identität verifizieren)

1. Wähle bei Zu verifizierender Wert, was der Anrufer nennt: BSN, IBAN, Kreditkarte, E-Mail, Telefonnummer oder Geburtsdatum.
2. Trage bei Variable mit erwartetem Wert den Namen der Variablen mit dem richtigen Wert ein, zum Beispiel expected_dob. Dieser Wert stammt meist aus einer Anbindung (etwa einer CRM-Abfrage) oder aus dem eingehenden Webhook.
3. Schreibe in den Prompt, dass der Agent das Tool aufruft, nachdem der Anrufer die Angabe genannt hat.

Der Vergleich ist großzügig: "12. März 1985", "12-03-1985" und "1985-03-12" gelten als gleich. Ist kein erwarteter Wert vorhanden oder hat der Agent nichts gehört, lautet das Ergebnis "nicht verifiziert" und er kann den Anrufer bitten, die Angabe zu wiederholen.

Die Angabe selbst gelangt weder in den KI-Kontext noch in den Speicher. Setze das gewählte Feld für vollständigen Schutz unter Agent → Datenschutz & Guardrails auf "auch vor der KI verbergen". Mehr zum Privacy-Filter findest du beim Thema Datenschutz und Sicherheit.

Mit dem Tool Öffnungszeiten weiß der Agent, ob du geöffnet oder geschlossen hast. Du legst Wochenplan, Feiertage und Ausnahmen fest. Das Tool funktioniert für Telefon- und Chat-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Öffnungszeiten)

• Zeitzone: standardmäßig Europe/Amsterdam.
• Wochenplan: pro Tag geöffnet oder geschlossen, mit einem oder mehreren Blöcken (zum Beispiel ein Block nach der Mittagspause). Der Startwert ist Montag bis Freitag 09:00 bis 17:00, am Wochenende geschlossen.
• Feiertage: Tage, an denen du geschlossen hast. Das überschreibt den Wochenplan. Mit der Schaltfläche Niederländische Feiertage fügst du sie auf einmal hinzu.
• Ausnahmen: einmalige Abweichungen an einem Datum, zusätzlich geschlossen oder andere Zeiten, mit optionaler Notiz. Eine Ausnahme hat Vorrang vor einem Feiertag und ein Feiertag vor dem Wochenplan.

Feste Variablen

Bei jedem Gespräch stehen drei Variablen bereit:

• {{openingstijden_message}}: der Status als Satz.
• {{is_open}}: true oder false. Auch als Bedingung nutzbar, siehe die Frage zu Voraussetzungen.
• {{openingstijden}}: der Zeitplan als JSON, mit den regulären Zeiten und den kommenden abweichenden Tagen.

Der Agent kann auch den Status für ein bestimmtes Datum abfragen, zum Beispiel einen Feiertag. Verwende das Tool im Prompt, zum Beispiel: "Prüfe, ob wir geöffnet sind, bevor du einen Termin vorschlägst oder weiterleitest."

Unter Agent → Telefonie nutzt die direkte Weiterleitung "innerhalb oder außerhalb der Öffnungszeiten" dieses Tool.

Mit einem eigenen Webhook ruft der Agent die Adresse deiner eigenen API auf, wenn das Gespräch es erfordert. So verbindest du jedes System mit einem HTTP-Endpunkt, auch wenn Ipster dafür keine fertige Anbindung hat. Das Tool funktioniert für Telefon- und Chat-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Benutzerdefiniert)

• Name und Beschreibung: So weiß der Agent, wann er den Webhook verwendet.
• URL und Methode: GET, POST, PUT, PATCH oder DELETE. Mit der Schaltfläche Test prüfst du den Aufruf.
• Timeout (ms): standardmäßig 10000, Ipster wartet also höchstens zehn Sekunden auf eine Antwort.
• Header: zum Beispiel Authorization: Bearer ... zur Absicherung. Außerdem kannst du Query-Parameter hinzufügen.
• Parameter: welche Angaben der Agent mitsendet. Wähle den Modus, in dem der Agent den Wert anhand der Beschreibung selbst ausfüllt, oder einen festen Wert, der immer mitgesendet wird.
• Felder als Variablen speichern: Behalte ein Feld aus der Antwort als Variable für den Prompt oder ein folgendes Tool.
• Voraussetzungen: Führe den Webhook erst aus, wenn eine Bedingung erfüllt ist.
• Sprechen während Warten und Sprechen nach Abschluss: siehe die Frage zum Sprechen während einer Aktion.

Angaben aus dem Gespräch, etwa {{from_number}}, kannst du in URL, Headern und Parametern einsetzen. Bei einem vorübergehenden Fehler versucht Ipster es erneut.

Beispiel

Kundendaten aus deinem eigenen ERP abrufen: POST https://jouwapi.nl/klant mit {"telefoon": "{{from_number}}"} und das Ergebnis als {{klant_naam}} speichern.

Teste deinen Webhook zuerst mit einem Tool wie Postman, bevor du ihn mit einem Agenten verbindest. Baust du die Anbindung über den Chat? Dann nenne das Ziel und den Link zur API-Dokumentation deines Systems und trage deinen API-Schlüssel im geschützten Formular ein.

Über einen MCP-Server (Model Context Protocol) erhält der Agent die Tools, die dieser Server anbietet, zum Beispiel über Composio, n8n, Zapier oder einen Server, den du selbst betreibst. So kann der Agent bestehende Automatisierungen starten oder Hunderte externe Apps erreichen. Die Anbindung funktioniert für Telefon- und Chat-Agenten.

Einrichten (Agent → Tools → Tool hinzufügen → MCP-Server)

1. Richte deinen Server ein und kopiere die URL.
2. Füge die URL in Ipster ein. Verlangt der Server ein Token, trage es ein. Das Token ist optional und wird als Authorization: Bearer ... mitgesendet.
3. Teste die Verbindung. Du siehst dann, welche Tools der Server anbietet.
4. Sage dem Agenten im Prompt, wann er ein Tool des Servers verwenden soll.

Je nach Anbieter

• Composio: Verbinde im Composio-Dashboard die Apps, die du nutzen möchtest, und kopiere die MCP-Server-URL (250+ Apps, etwa Salesforce, Pipedrive und Slack).
• n8n: Nutze n8n ab Version 1.70, füge deinem Workflow einen MCP Server Trigger-Node hinzu und kopiere die erzeugte MCP-Server-URL.
• Zapier: Kopiere deine persönliche MCP-Server-URL und lege fest, welche Zapier Actions verfügbar sind.
• Eigener Server: jeder MCP-kompatible Server, auch Make MCP.

Der Agent erkennt die Tools beim Start des Gesprächs automatisch. Du musst sie also nicht einzeln einrichten, und was der Agent kann, hängt davon ab, was dein Server anbietet.

Das ist die umgekehrte Richtung dazu, Ipster aus Claude oder ChatGPT zu nutzen. Das richtest du separat unter Organisation → API-Schlüssel ein.

Ipster verbindet den Agenten mit Systemen, in denen du Kunden, Termine, Tickets oder Bestellungen verwaltest. Der Agent nutzt diese Anbindung während des Gesprächs: Er sucht den Anrufer, plant einen Termin oder hält das Gespräch hinterher fest.

Verfügbare Anbindungen

• CRM und Tickets: HubSpot, Zendesk und Autotask.
• Kalender: Google Kalender und Cal.com.
• Webshop und Bestellungen: Shopify und Sparklayer.
• Buchhaltung und Inkasso: Uniconta und Payt.
• Team: Slack.
• Gesundheitswesen: Vertimart Exquise.

Ein anderes System verbindest du mit einem eigenen Webhook oder einem MCP-Server (siehe Tools: die Grundlagen). Anbindungen an Telefonanlagen findest du unter Telefonie.

So funktioniert es

1. Gehe zu Agent → Tools, klicke auf Tool hinzufügen und wähle die Anbindung unter Native Integrationen.
2. Verbinde dein Konto. Bei HubSpot, Zendesk, Payt, Slack und Shopify meldest du dich über eine Schaltfläche an (OAuth), du musst also keinen Schlüssel kopieren. Bei anderen Systemen trägst du einen API-Schlüssel, ein Token oder die Daten eines Servicebenutzers ein.
3. Wähle, welche Aktionen der Agent nutzen darf. Aktiviere nur, was nötig ist. Einige Aktionen, etwa einen Zahlungslink senden, eine Bestellung aufgeben oder stornieren, sind standardmäßig aus.
4. Sage dem Agenten im Prompt, wann er welche Aktion verwendet. Tippe ein @ und wähle die Aktion, zum Beispiel um den Anrufer zu Beginn des Gesprächs nachzuschlagen.
5. Teste die Anbindung. Wo es eine Schaltfläche Verbindung testen gibt, nutze sie, und führe danach ein Testgespräch.

Änderungen landen zuerst im Entwurf und gehen mit Veröffentlichen live. Die Anmeldung bei einer Anbindung wirkt dagegen sofort.

Mit der HubSpot-Anbindung arbeitet der Agent in deinem CRM. Er erkennt den Anrufer, hält das Gespräch fest und plant Termine, für Telefon und für Chat.

Aktionen (du wählst selbst, welche aktiv sind)

• Kontakt suchen: nach Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Name. Die Nummer des Anrufers erhält der Agent automatisch, er muss nie danach fragen.
• Kontakt erstellen: für einen Anrufer, der noch nicht bekannt ist.
• Notiz speichern: nach dem Gespräch eine Zusammenfassung als Notiz am Kontakt. Auf Wunsch mit einem Link zum Gespräch und einer zugehörigen Aufgabe.
• Aufgabe erstellen: eine Nachverfolgung, etwa ein Rückruf, mit Betreff, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Priorität.
• Verfügbare Zeitfenster abrufen und Termin buchen: siehe die nächsten Fragen.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → HubSpot)

1. Klicke auf Mit HubSpot verbinden und melde dich an. HubSpot regelt den Zugriff selbst (OAuth). Ein Private App Token einzufügen ist ebenfalls möglich: HubSpot → Einstellungen → Integrationen → Private Apps.
2. Wähle die Aktionen.
3. Sage dem Agenten im Prompt, wann er sie verwendet, zum Beispiel @hubspot_search_contact Suche den Anrufer immer zu Beginn des Gesprächs.

Mit Sprechen während Warten sagt der Agent einen kurzen Satz, während er etwas nachschlägt, etwa "Ich schaue kurz für Sie nach". Mit Sprechen nach Abschluss legst du fest, ob er danach noch etwas sagt. Schaltest du das aus, arbeitet er still im Hintergrund.

Der Agent kann über HubSpot einen Termin mit den Kalendern deiner Mitarbeiter planen. Das funktioniert mit den Aktionen Verfügbare Zeitfenster abrufen und Termin buchen. Der Agent bietet dem Anrufer drei Optionen an und hält den gewählten Termin fest.

Einrichten

• Kalender: Füge die Mitarbeiter hinzu, deren Kalender ausgelesen werden darf, mit Name, HubSpot Owner ID (HubSpot → Einstellungen → Benutzer) und dem Scheduling-Link-Slug.
• Dauer (Minuten), Tage voraus und Geschäftszeiten: die Länge eines Termins, wie weit der Agent vorausschaut und in welchen Stunden er Zeiten anbietet.

Der Slug

Der Slug ist der letzte Teil des HubSpot-Meetings-Links des Mitarbeiters. Bei meetings.hubspot.com/pdebrock ist das pdebrock. Den Link findest du in HubSpot unter CRM → Kontakte → Meetings oder auf der Scheduling-Seite. Der Standard-Slug ist meist der erste Buchstabe des Vornamens plus der Nachname.

Mit einem Slug holt der Agent die Zeiten direkt aus dem verbundenen Kalender: Arbeitszeiten, Puffer und belegte Zeiten. Er bucht den Slot auch wirklich, sodass ein belegter Zeitpunkt nie als frei angeboten wird. Lässt du den Slug leer, arbeitet der Agent mit einer Näherung (Bürozeiten minus protokollierte Meetings) und kann Zeiten anbieten, die im persönlichen Kalender schon belegt sind.

Hat ein Mitarbeiter mehrere Buchungslinks, zum Beispiel marco-vanwier und marco-vanwier/belafspraak, bucht der Agent über den Link und mit der Dauer des angebotenen Zeitfensters.

Berechtigungen

Die Anbindung braucht die Meetings- und Scheduler-Berechtigungen von HubSpot für Verfügbarkeit und Buchung. Siehst du in den Logs einen 403 bei der Verfügbarkeit, verbinde erneut mit den richtigen Scopes.

Der Agent fragt den Anrufer nie nach einer E-Mail-Adresse, denn die ist am Telefon schlecht zu verstehen. HubSpot braucht für eine Buchung aber eine E-Mail-Adresse. So löst Ipster das:

• Ist der Anrufer bekannt, verwendet der Agent die E-Mail-Adresse aus HubSpot.
• Ist der Anrufer unbekannt, verwendet der Agent die Adresse, die du bei E-Mail-Adresse für unbekannte Anrufer einstellst, mit der angehängten Nummer des Anrufers: marco@voys.nl wird zu marco+31612345678@voys.nl. Lässt du das Feld leer, ist es afspraken@ipster.nl.
• Verwende ein echtes Postfach von dir: Die Bestätigungs-E-Mails von HubSpot kommen dort an.
• Nach der Buchung trägt der Agent Telefonnummer und Name am Kontakt ein, damit der Anrufer beim nächsten Mal an seiner Nummer erkannt wird.

SMS-Bestätigung

Nach einer erfolgreichen Buchung erhält der Anrufer automatisch eine SMS mit Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter. Den Text änderst du unter SMS-Bestätigung an den Anrufer mit den Platzhaltern {medewerker}, {datum}, {tijd} und {duur}. Ein Beispiel:

Bestätigung: Ihr Termin mit {medewerker} ist am {datum} um {tijd} ({duur} Minuten) geplant. Bis dann.

Lässt du den Text leer, gilt ein Standardtext. Du kannst die SMS auch ausschalten. Die SMS läuft über das SMS-Konto von Ipster, mit dem Absendernamen des SMS-Tools des Agenten, falls vorhanden. Siehe auch die Frage zu SMS unter Tools: die Grundlagen.

Mit der Google-Kalender-Anbindung schaut der Agent in deinen Kalender, prüft, ob ein Zeitpunkt frei ist, und plant den Termin. Das funktioniert für Telefon und Chat.

Aktionen

• Verfügbarkeit prüfen: was an einem Datum schon eingetragen ist und ob ein Zeitpunkt mit Start- und Endzeit frei ist.
• Termin erstellen: der Termin mit Titel, Beginn und Ende. Auf Wunsch mit der E-Mail-Adresse des Anrufers als Teilnehmer. Das ist nicht erforderlich.

Bevor der Agent einen Termin anlegt, prüft er den Zeitpunkt noch einmal. Ist er belegt, wird kein Termin angelegt und der Agent bietet eine andere Zeit an. Der Agent rechnet mit der Zeitzone des Termins, standardmäßig Europe/Amsterdam.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Google Kalender)

1. Wähle die Authentifizierungsmethode: Service Account für private Kalender oder API-Schlüssel (öffentlich) für öffentliche Kalender.
2. Erstelle bei einem Service Account in der Google Cloud Console einen Service Account, lade den JSON-Schlüssel herunter und füge das vollständige JSON in Ipster ein.
3. Gib deinen Kalender für die E-Mail-Adresse des Service Accounts frei: Google Kalender → Einstellungen deines Kalenders → Mit bestimmten Personen teilen, mit der Berechtigung "Änderungen an Ereignissen vornehmen".
4. Trage bei Kalender-ID deine eigene Google-E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel jan@bedrijf.nl. Nicht primary: Das ist der Kalender des Service Accounts selbst. Bei einem API-Schlüssel ist primary in Ordnung.
5. Wähle die Aktionen und sage dem Agenten im Prompt, wann er den Kalender prüft und wann er einen Termin planen darf.

Ist der Kalender nicht für den Service Account freigegeben, hat der Agent keinen Zugriff.

Mit Cal.com ruft der Agent freie Zeitfenster ab und bucht den gewählten Termin direkt in deinem Cal.com-Kalender. Das funktioniert für Telefon und Chat. Du fügst zwei Tools hinzu, sodass du selbst bestimmst, was der Agent darf:

• Verfügbarkeit prüfen (Cal.com): ruft für ein Datum die freien Zeitfenster deines Event-Typs ab.
• Termin buchen (Cal.com): bucht den Termin mit Name und E-Mail-Adresse des Kunden.

Verbinden

1. Erstelle in Cal.com einen API-Schlüssel unter Einstellungen → Entwickler → API-Schlüssel.
2. Füge das Tool über Agent → Tools → Tool hinzufügen hinzu und füge den Schlüssel ein.
3. Trage die Event-Typ-ID ein. Du siehst sie in der Adressleiste, wenn du den Event-Typ öffnest, zum Beispiel /event-types/123456.
4. Wähle die Zeitzone. Standardmäßig ist das Europe/Amsterdam. Zeiten werden in dieser Zeitzone abgefragt und gebucht.
5. Wähle beim Buchungs-Tool, ob der Kunde von Cal.com eine Bestätigungs-E-Mail senden erhält. Standardmäßig ist das aus.

Im Prompt

Verwende immer zuerst @check_beschikbaarheid, bevor du eine Uhrzeit nennst. Verwende @boek_afspraak, sobald der Anrufer eine Uhrzeit gewählt hat.

Für eine Buchung braucht Cal.com Name und E-Mail-Adresse des Kunden. Sage dem Agenten im Prompt, dass er zuerst danach fragt, bevor er bucht.

Mit der Zendesk-Anbindung erkennt der Agent den Anrufer an der Telefonnummer, sieht laufende Tickets, aktualisiert hinterher ein Ticket und prüft vor dem Weiterleiten, ob ein Mitarbeiter verfügbar ist. Das funktioniert für Telefon und Chat.

Aktionen

• Anrufer erkennen: für eine persönliche Begrüßung und Kontext.
• Offene Tickets abrufen und Ticket-Historie abrufen: damit er kein doppeltes Ticket anlegt und weiß, was zuvor war.
• Ticket erstellen und Ticket aktualisieren: nach dem Gespräch, mit Zusammenfassung, Tags und auf Wunsch dem Transkript.
• Verfügbarkeit prüfen: über Zendesk Talk. Das funktioniert mit Standard-Zendesk, du brauchst keine Talk Partner Edition.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Zendesk)

1. Trage deine Zendesk-Subdomain ein, den Teil vor .zendesk.com, und klicke auf Mit Zendesk verbinden. Fülle die Subdomain aus, bevor du verbindest.
2. Melde dich bei Zendesk an und erteile die Erlaubnis. Ein Passwort oder Token einzufügen ist nicht nötig. Jeder Kunde verbindet sein eigenes Zendesk über seine eigene Subdomain.
3. Lieber kein OAuth? Nutze die E-Mail-Adresse eines Zendesk-Mitarbeiters mit einem API-Token (Admin Center → Apps and integrations → APIs → Zendesk API → Token). Die Subdomain bleibt erforderlich.
4. Wähle die Aktionen und sage dem Agenten im Prompt, wann er sie verwendet.

Verfügbarkeit einrichten

Verknüpfe bei Mitarbeiter (für Verfügbarkeitsprüfung) Namen mit Zendesk agent_ids. Der Agent prüft vor dem Weiterleiten, ob dieser Mitarbeiter online ist, und leitet nicht auf eine leere Leitung weiter.

Die Ticketnummer nennt der Agent bewusst nicht gegenüber dem Anrufer. Du findest das Ticket in Zendesk, und im Gesprächsverlauf von Ipster steht ein Link dorthin.

Aktiviere beim Zendesk-Tool Nach jedem Gespräch automatisch ein Ticket erstellen/aktualisieren. Das geschieht hinterher, auch ohne dass der Agent dafür eine Aktion aufruft: ein neues Ticket für einen unbekannten Anrufer oder ein aktualisiertes Ticket für einen bekannten Anrufer.

Einstellungen

• Minimale Gesprächsdauer (Sekunden): Kürzere Gespräche, etwa eine Mailbox oder sofortiges Auflegen, werden übersprungen. Standard 10. Mit 0 erhält jedes Gespräch ein Ticket.
• Für bekannte Anrufer: das offene Ticket aktualisieren (sonst ein neues erstellen), immer ein neues Ticket erstellen oder nichts tun.
• Für unbekannte Anrufer: ein neues Ticket erstellen oder nichts tun.
• Im Ticket aufzunehmende Felder: Wähle aus deinen Extraktionsfeldern, etwa Zusammenfassung, Sentiment, Themen, Absicht und Ergebnis. Zeitpunkt (Amsterdamer Zeit), Gesprächsdauer und Beendigungsgrund stehen immer darunter. Fehlt etwas, füge vom Zendesk-Tool aus ein Extraktionsfeld hinzu. Es erscheint danach auch unter Agent → Extraktion.
• Betreff des Tickets und Name des Anfragenden (unbekannter Anrufer): mit Variablen wie {{from_number}}, {{telefoonnummer_leesbaar}}, {{datum}}, {{tijd}} und jedem Analysefeld. Ein leerer Betreff wird zur ersten Zeile der Zusammenfassung, ein leerer Anfragender zu "Onbekende beller".

Tags

Lege Feste Tags fest (durch Kommas getrennt) und Tags aus der Analyse nach dem Gespräch: Der Wert jedes gewählten Felds wird zu einem Tag. So filterst und automatisierst du in Zendesk. Bei einem bestehenden Ticket werden die Tags ergänzt, vorhandene bleiben. Tags werden kleingeschrieben mit Bindestrichen. Für einen festen Ergebnis-Tag erstellst du ein Auswahlfeld mit eigenen Werten, zum Beispiel ipster-afgehandeld, ipster-doorverbonden und ipster-terugbel.

Anfragender

Ipster sucht den Anrufer anhand der Nummer, auch in den Nummern im Profil. Bei mehreren Profilen wählt er zuerst eines mit E-Mail-Adresse, sonst das älteste. Ein bestehendes Profil ändert Ipster nie.

Mit Payt ruft der Agent Schuldner wegen offener Rechnungen an, bespricht, wann sie zahlen oder ob sie eine Ratenzahlung wünschen, und schreibt das Ergebnis in die Akte in Payt zurück.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Payt)

1. Klicke auf Mit Payt verbinden und melde dich an (OAuth). Ein statisches API-Token aus Payt (Einstellungen → API) geht auch, dafür braucht Payt eine IP-Allowlist.
2. Klicke auf Administrationen abrufen und hake an, welche Administrationen der Agent verwenden darf. Ist nur eine angehakt, verwendet er sie automatisch. Dieselbe Anbindung funktioniert auf mehreren Agenten gleichzeitig.
3. Zum Testen? Setze die API-Basis-URL auf https://demo-api.paytsoftware.com.

Aktionen

• Offene Rechnungen abrufen, mit Betrag, Fälligkeit, Zahlungslink und Rechnungs-PDF zum Teilen.
• Schuldnerdaten abrufen.
• Gesprächsergebnis protokollieren: Ergebnis (erreicht, Voicemail, keine Antwort), Zusammenfassung und zugesagtes Zahlungsdatum, als Notiz an der Aufgabe der Akte.
• Zahlungsplan vorschlagen: als Vorschlag, ein Mitarbeiter genehmigt ihn in Payt. Laufende Zahlungspläne abrufen verhindert einen doppelten Plan.
• Nachricht über Payt senden: eine E-Mail mit Bestätigung, Rechnungskopie oder Zahlungslink.
• Rechnung bei Einspruch blockieren: pausiert die Mahnungen und protokolliert den Grund. Fortsetzen übernimmt ein Mitarbeiter.
• Aufgabe nach Protokollieren abschließen und Schuldnerdaten aktualisieren (eine Telefon- oder E-Mail-Korrektur als Notiz).

Ausgehende Anrufe

Starte den Agenten mit einem ausgehenden Anruf, über den Outbound-Webhook, und sende payt_debtor_number und payt_task_id als Dynamic Variables mit. Der Agent weiß dann, wen er anruft und wohin er das Ergebnis schreibt, auch bei Mailbox oder keiner Antwort. Fehlt die Aufgaben-ID, sucht der Agent die offene Aufgabe des Schuldners. Ein Zahlungsplan wird nie automatisch genehmigt.

Mit Autotask erkennt der Agent den Anrufer, nennt offene Tickets und legt ein Ticket mit Priorität und Fälligkeit an. Die Anbindung ist für Telefon-Agenten gedacht.

Aktionen

• Anrufer erkennen: ein Kontakt über Telefon, Mobil oder alternative Nummer oder das Unternehmen bei einer Zentralnummer. Bei einem Kontakt nennt der Agent auch die offenen Tickets.
• Notiz hinzufügen zu einem bestehenden Ticket des Unternehmens.
• Ticket anlegen: mit Priorität P1 bis P4, Status, Warteschlange und einer Fälligkeit aus deinem SLA. Es wird kein Mitarbeiter zugewiesen, dein Team übernimmt es aus der Warteschlange.
• Account Manager suchen: Name, Telefon, Durchwahl und E-Mail-Adresse, für Vertriebsfragen.
• Ticketverlauf (die letzten abgeschlossenen Tickets mit der Lösung) und Wissensdatenbank durchsuchen.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Autotask)

1. Lege in Autotask einen API-Benutzer mit Sicherheitsstufe "API User (system)" und einen API Integration Code an.
2. Trage den API-Benutzer (Benutzername), das Secret und den API Integration Code ein und klicke auf Verbindung testen. Ipster ermittelt die Zone und ruft die Auswahllisten ab. Der Test zeigt auch, welche Berechtigungen fehlen, etwa Leserechte auf Tickets, Kontakte, Verträge, Mitarbeiter oder die Wissensdatenbank.
3. Verknüpfe unter Einstellungen für neue Tickets den Status (zum Beispiel Neu), die Warteschlange (zum Beispiel 1st Level), die Quelle (zum Beispiel Telefon) und P1 bis P4.
4. Trage die Lösungszeit pro Priorität (Arbeitsstunden) und die Arbeitszeiten (Mo-Fr) ein. Standardmäßig sind das 4, 8, 24 und 40 Stunden für P1 bis P4 sowie 08:00 bis 17:00.

SLA-Ziele lassen sich nicht über die Autotask-API auslesen, die trägst du also selbst ein. Ipster berechnet die Fälligkeit innerhalb deiner Arbeitszeiten. Der Vertrag des Kunden wird mitgegeben, sodass Autotask seinen eigenen SLA nachhält.

Der Agent wählt P1 bis P4 nach deinem Prompt, zum Beispiel "P1 = alle Drucker sind ausgefallen". Wird der Anrufer nicht erkannt, fragt der Agent nach dem Firmennamen. Oder du legst eine Unternehmens-ID für unbekannte Anrufer fest.

Mit Shopify erkennt der Agent den Anrufer an der Telefonnummer, sagt, wo die Bestellung ist, und sucht Produkte mit Preis und Bestand. Auf Wunsch sendet er auch einen Zahlungslink oder storniert eine noch nicht versandte Bestellung, nur nach Zustimmung des Kunden.

Aktionen

• Anrufer erkennen anhand der Nummer des Anrufers. Diese Nummer erhält der Agent automatisch.
• Letzte Bestellungen: die fünf neuesten, mit Zahlungs- und Versandstatus.
• Bestelldetails und Sendungsverfolgung: eine Bestellung nach Bestellnummer, mit Produkten, Versanddienst und Sendungsnummer.
• Produkte suchen nach Name oder SKU, mit Preis und Bestand.
• Zahlungslink für neue Bestellung: Der Agent berechnet die Bestellung, liest sie vor und sendet nach Zustimmung den Zahlungslink. Die Bestellung entsteht erst, wenn der Kunde bezahlt. Optional auch per E-Mail über Shopify.
• Notiz anlegen an einer Bestellung oder am Kunden. Es wird etwas ergänzt, nichts überschrieben.
• Bestellung stornieren: nur eine noch nicht versandte Bestellung und erst nach Bestätigung. Du wählst, ob der Betrag automatisch erstattet wird, ob der Bestand zurückgebucht wird und ob der Kunde eine Stornierungsmail erhält.

Zahlungslinks, Notizen und Stornieren sind standardmäßig aus.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Shopify)

1. Trage die Shop-Adresse ein (der Teil vor .myshopify.com) und klicke auf Mit Shopify verbinden. Erteile die Erlaubnis in deinem Shopify-Admin.
2. Oder wähle Eigenes App-Token: Erstelle im Shopify-Admin unter Einstellungen → Apps → Apps entwickeln eine App, erteile die Rechte, die die gewählten Aktionen brauchen, und füge das Admin-API-Token ein.
3. Klicke auf Verbindung testen. Das zeigt, ob dein Shop erreichbar ist und welche Rechte fehlen.

Der Agent zeigt nur Bestellungen des Anrufers selbst. Im Web-Chat weiß er nicht, wer schreibt, dort kann er nur Produkte suchen.

Sparklayer ist B2B-Bestellen auf Shopify. Der Agent erkennt den Geschäftskunden an der Telefonnummer, nennt den Status seiner Bestellungen und sucht Produkte mit seinem eigenen Kundenpreis. Möchte der Kunde bestellen, erstellt der Agent einen Entwurf und gibt die Bestellung erst auf, nachdem der Kunde bestätigt hat.

Aktionen

• Anrufer erkennen: Der Agent sucht den Kunden in Shopify anhand der Nummer des Anrufers und verknüpft ihn mit Sparklayer.
• Letzte Bestellungen: die fünf neuesten Bestellungen oder Angebote, mit Bestellnummer, Datum, Status und Summe.
• Bestelldetails: eine Bestellung nach Bestellnummer, mit Positionen, Summe, Lieferadresse und Sendungen.
• Produkte suchen: nach Name oder SKU, mit Bestand und dem Kundenpreis, einschließlich Staffelpreisen.
• Neue Bestellung aufgeben: zuerst ein Entwurf mit Positionen, Versandkosten und Summe. Die Bestellung folgt erst, wenn der Kunde deutlich Ja sagt. Eine PO-Nummer, eine Referenz und ein gewünschtes Lieferdatum können mitgegeben werden.

Bestehende Bestellungen werden nur gelesen. Der Agent zeigt nur Bestellungen des Anrufers selbst. Eine neue Bestellung aufzugeben ist standardmäßig aus.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Sparklayer)

1. Trage die Site-ID (Sparklayer-Dashboard → Account) sowie Client-ID und Client-Secret (Konfiguration → API) ein. Wähle die Umgebung: Live oder Test (Sandbox).
2. Trage den Shopify-Shop und das Shopify Admin-API-Token ein. Kunden und Produkte stammen aus Shopify. Erstelle dort eine eigene App mit den Rechten read_customers und read_products.
3. Wähle die Zahlungsart neuer Bestellungen: auf Rechnung (Konto) oder per Rechnung.
4. Klicke auf Verbindung testen. Der Test prüft unter anderem, ob Bestellungen gelesen werden können. Dafür braucht der API-Schlüssel in Sparklayer Zugriff auf die Purchasing API.

Im Web-Chat kann der Agent nur Produkte suchen.

Mit Uniconta erkennt der Agent den Anrufer in deiner Buchhaltung, schlägt seine Bestellungen und offenen Posten nach und nennt den Bestand eines Artikels. Die Anbindung ist bewusst nur lesend: In Uniconta wird nichts angelegt, geändert oder gelöscht.

Aktionen

• Anrufer erkennen: anhand der Telefon- oder Mobilnummer des Debitors. Steht die Nummer stattdessen bei einer Kontaktperson, findet der Agent auch diese und weiß, zu welchem Debitor sie gehört.
• Bestellungen nachschlagen: die neuesten Verkaufsaufträge des Debitors, die neuesten zuerst.
• Auftragspositionen nachschlagen: was in einem Auftrag steckt, nach Auftragsnummer.
• Offene Rechnungen nachschlagen: die unbezahlten Posten des Debitors, nach Fälligkeit sortiert.
• Bestand nachschlagen: nach Artikelnummer, wie viel pro Lager verfügbar ist.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Uniconta)

1. Lege in Uniconta einen separaten Servicebenutzer für diese Anbindung an, getrennt von den Konten deiner Mitarbeiter.
2. Trage in Ipster die Login-ID, das Passwort und den API-Key / App-ID dieses Benutzers ein, dazu die Company ID aus deiner Uniconta-Buchhaltung.
3. Sage dem Agenten im Prompt, wann er den Anrufer erkennen und wann er Aufträge, Posten oder Bestand nachschlagen soll.

Wird der Anrufer nicht gefunden, meldet die Anbindung das. Was der Agent danach tut, bestimmst du im Prompt.

Mit Slack sendet der Agent eine Rückrufbitte oder Meldung direkt an den richtigen Kollegen oder Kanal. Dein Team sieht sofort, wer angerufen hat und worum es ging. Das funktioniert für Telefon und Chat.

Aktionen

• DM senden: eine Direktnachricht an einen Kollegen.
• Channel-Nachricht senden: eine Nachricht in einem Kanal, für ein Team oder eine Abteilung.
• Rückrufnotiz nach dem Gespräch: siehe unten.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Slack)

1. Klicke auf Slack-Workspace verbinden und wähle deinen Workspace (OAuth). Oder füge das Bot-Token (xoxb-...) einer eigenen Slack-App ein.
2. Wähle die Aktionen. Hake bei Erlaubte Kanäle für den Agenten an, wohin der Agent senden darf. Lässt du alles aus, darf er an alle synchronisierten Kanäle senden. Ein Kanal außerhalb der Liste wird abgelehnt.
3. Ist in Slack etwas Neues hinzugekommen, klicke auf Jetzt synchronisieren. Ipster hält deine Kollegen und Kanäle synchron.
4. Gib optional eine Nachrichtenvorlage als Richtlinie vor, etwa Rückrufanfrage von {{caller_number}}: Anrufer möchte zurückgerufen werden.

Im Prompt

Verwende {{slack_users}} für die Kollegen, {{slack_channels}} für alle Kanäle und {{slack_channel_naam}} für einen Kanal nach Name, zum Beispiel:

Für eine Rückrufbitte für die Abteilung Websites sende an Channel {{slack_channel_websites}}.

Rückrufnotiz nach dem Gespräch

Wollte der Anrufer jemanden sprechen und wurde nicht verbunden (keine Antwort, nicht verfügbar oder aufgelegt), wählt der Agent nach dem Gespräch den Kollegen laut deinem Prompt und sendet ihm eine Notiz mit Anrufer, Thema, Zusammenfassung und einem Link zum Gespräch. Das geschieht auch, wenn der Anrufer selbst keinen Rückruf wollte. Du kannst es auf Gespräche erweitern, in denen ein Kollege etwas tun muss. Findet der Agent den Kollegen nicht, geht die Notiz an das Standardziel, das du festlegst. Die Notiz ist standardmäßig aus. Hat der Agent während des Gesprächs schon eine Slack-Nachricht gesendet, folgt keine zweite.

Mit Vertimart Exquise nimmt der Agent den Anruf entgegen, sucht einen freien Zeitpunkt und registriert einen neuen Patienten. Einen ersten Termin kann er gleich mit planen. Die Anbindung funktioniert für Telefon-Agenten.

Aktionen (du wählst selbst, welche aktiv sind)

• Verfügbarkeit abfragen: die freien Zeitpunkte für eine Terminart und einen Zeitraum, pro Behandler und Stuhl.
• Standorte abfragen: die Praxisstandorte mit Name, Adresse und Telefonnummer.
• Patient registrieren (NAW): mit Name, Geburtsdatum, Adresse und E-Mail-Adresse. Eine Telefonnummer und ein Standort können dazukommen.
• Patient registrieren (BSN): mit der BSN, dem Geburtsdatum und der E-Mail-Adresse. Name und Adresse werden dann automatisch abgerufen. Das erfordert die Einwilligung des Patienten.
• Registrierung stornieren: storniert eine zuvor angelegte Registrierung und den zugehörigen Termin.

Beim Registrieren kann der Agent auch einen ersten Termin festhalten, mit Terminart, Startzeit, Behandler und Stuhl sowie optional einer Bemerkung.

Verbinden (Agent → Tools → Tool hinzufügen → Vertimart Exquise)

1. Trage den API-Schlüssel und die Lizenz-ID ein, die du von Vertimart erhältst.
2. Wähle bei den aktivierten Funktionen, welche Aktionen der Agent ausführen darf, zum Beispiel nur Verfügbarkeit und Registrieren mit Name und Adresse.
3. Erkläre im Prompt, wann der Agent welche Aktion verwendet und welche Angaben er vom Patienten erfragen muss.

Sensible Daten

In den Datenschutz-Einstellungen (Agent → Datenschutz & Guardrails) kannst du unter anderem die BSN und das Geburtsdatum im gespeicherten Transkript, in den Logs und in der Gesprächsanalyse maskieren lassen. Dieser Filter ist standardmäßig aus, du schaltest ihn also selbst ein. Die Audioaufnahme enthält die gesprochene Angabe weiterhin. Siehe das Thema Datenschutz und Sicherheit.

Gehe das Schritt für Schritt durch.

Allgemein

• Ist die Aktion aktiviert? Der Agent kann nur nutzen, was du bei der Anbindung angehakt hast.
• Sagt der Prompt, wann der Agent die Aktion verwenden soll? Nenne sie mit @.
• Sind deine Änderungen live? Sie gehen erst mit Veröffentlichen live.
• Nutze wo möglich Verbindung testen. Bei Autotask, Shopify und Sparklayer zeigt der Test, welche Rechte fehlen.

Berechtigungen und Scopes

• HubSpot: Siehst du in den Logs einen 403 bei der Verfügbarkeit, verbinde erneut mit den Meetings- und Scheduler-Berechtigungen.
• Shopify: Fehlende Rechte stehen im Test. Sparklayer braucht read_customers und read_products sowie Zugriff auf die Purchasing API.
• Autotask: Gib dem API-Benutzer Leserechte auf Tickets, Kontakte, Verträge, Mitarbeiter und die Wissensdatenbank.
• Payt: Ein statisches API-Token erfordert eine IP-Allowlist.

Kalender und Zeitzonen

• Google Kalender: Trage als Kalender-ID deine eigene E-Mail-Adresse ein, nicht primary, und gib den Kalender mit Änderungsrechten für den Service Account frei.
• Cal.com: Der Agent braucht Name und E-Mail-Adresse sowie die richtige Event-Typ-ID. Prüfe die Zeitzone, standardmäßig Europe/Amsterdam.
• HubSpot: Lässt du den Slug leer, kann der Agent Zeiten anbieten, die schon belegt sind.
• Autotask: Die Fälligkeit wird innerhalb der Arbeitszeiten und Lösungszeiten berechnet, die du einstellst.

Anrufer nicht erkannt

Bei Shopify, Sparklayer und Uniconta zeigt der Agent keine Bestellungen, wenn der Anrufer nicht gefunden wird. Im Web-Chat kann er bei Shopify und Sparklayer nur Produkte suchen. Bei Zendesk wird ein Ticket für Gespräche übersprungen, die kürzer als die minimale Gesprächsdauer sind.

Slack

Fehlt ein Kanal oder Kollege, klicke auf Jetzt synchronisieren. Ein Kanal außerhalb der erlaubten Liste wird abgelehnt.

Auf der Seite Telefonnummern verwaltest du die Nummern, die mit deinen Agents verknüpft sind. Ist eine Nummer mit einem Agenten verknüpft, nimmt der Agent automatisch ab, sobald jemand diese Nummer anruft.

1. Öffne Telefonnummern im Menü.
2. Stelle sicher, dass die Nummer in der Liste steht, im E.164-Format, zum Beispiel +31201234567. Eine Nummer deines eigenen Anbieters fügst du über einen SIP-Trunk hinzu, siehe die nächste Frage.
3. Verknüpfe die Nummer mit Agent verknüpfen mit dem Agenten.
4. Prüfe, ob die Nummer aktiviert ist. Änderst du später Einstellungen der Nummer, übernimmst du sie mit Reaktivieren.

Pro Nummer kannst du außerdem einen Inbound-Webhook und eine Notfallnummer festlegen. Beides findest du weiter unten in diesem Thema. Eine Nummer hat eine Richtung: eingehend, ausgehend oder beides. Für ausgehende Anrufe braucht die Nummer Outbound.

Kannst du selbst keine Nummer verknüpfen? Das ist Administratoren vorbehalten. Wende dich an einen Administrator, an Ipster oder an deinen Partner.

Wenn du Nummern deines eigenen Telefonanbieters nutzen möchtest, verbindest du sie über einen SIP-Trunk. Ein Trunk hat gemeinsame Zugangsdaten, sodass du mehrere Nummern an einen Anbieter hängst.

1. Lege auf Telefonnummern mit Trunk erstellen einen Trunk an und gib die Daten deines Anbieters ein: den Host des Anbieters (ohne sip:), den SIP-Benutzernamen und das SIP-Passwort.
2. Trage bei deinem Anbieter die SIP-Adresse ein, die Ipster anzeigt (Origination / Termination URI), damit eingehende Anrufe zur Plattform geleitet werden.
3. Füge dem Trunk mit Nummer hinzufügen Nummern hinzu, im E.164-Format und mit der Richtung eingehend, ausgehend oder beides.
4. Verknüpfe die Nummer mit einem Agenten. Die Trunk-ID kannst du auch unter Agent → Telefonie bei SIP-Trunk-ID eintragen.

Unter Erweitert (Trunk-Einstellungen) wählst du den Transport (TLS auf Port 5061 wird empfohlen, TCP und UDP nutzen Port 5060) und die Medienverschlüsselung: deaktiviert, SRTP bevorzugt oder SRTP erforderlich. Bei Erlaubte Adressen beschränkst du eingehenden Verkehr auf bestimmte IP-Adressen oder CIDR-Bereiche, eine pro Zeile. Leer bedeutet alles erlauben. Schalte die Krisp-Geräuschunterdrückung aus, wenn dein Anbieter Codecs streng aushandelt.

Hast du einen eigenen Carrier-Vertrag und möchtest, dass Ipster den Trunk für dich einrichtet? Dann wende dich an Ipster oder an deinen Partner. Carrier-Trunks selbst zu verwalten ist nur möglich, wenn Ipster das für deine Organisation aktiviert hat.

Du kannst einen Agenten auf zwei Wegen erreichbar machen. Du kannst sie auch nebeneinander nutzen.

• Eigene Telefonnummer: Der Agent hat eine Nummer, von Ipster oder von deinem eigenen Anbieter über einen SIP-Trunk. Anrufer wählen diese Nummer direkt, oder du leitest eine Nummer auf deiner Telefonanlage auf die Nummer des Agenten weiter. Das funktioniert mit jeder Telefonanlage und jedem Anbieter.
• Nebenstelle auf deiner eigenen Telefonanlage: Der Agent meldet sich per SIP-Registrierung als Gerät an deiner Telefonanlage an. Du brauchst dann keine separate Telefonnummer bei Ipster. Das Weiterleiten an einen Kollegen ist ein internes Gespräch, und der Kollege sieht die Nummer des ursprünglichen Anrufers.

Die Nebenstelle funktioniert unter anderem mit Voys Ascend, Xelion, Elevate UC, 3CX und Mitel CX.

Eine eigene Nummer verknüpfst du auf Telefonnummern. Eine Nebenstelle richtest du unter Agent → Telefonie ein, siehe die nächste Frage.

Das richtest du unter Agent → Telefonie ein, in der Karte Nebenstelle auf der eigenen Telefonanlage.

1. Wähle Registrierung hinzufügen.
2. Gib die Nummer des Agenten an deinen Telefonieanbieter weiter. Jeder Agent hat eine eigene sechsstellige Nummer (Nummer dieses Agenten). Sie bleibt gleich, auch wenn du die Registrierung neu anlegst.
3. Trage die Adresse deiner Telefonanlage ein, so wie dein Anbieter sie nennt (zum Beispiel hpbx204.telecomsvc.com), und die Registrar-Domain. Das ist die vollständige Domain deiner Telefonanlage, einschließlich der vorangestellten Nummer, und sie muss exakt dem entsprechen, was dein Anbieter eingerichtet hat.
4. Gib den Benutzernamen und das Passwort ein. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und kann danach nicht mehr abgerufen werden. Lass das Feld leer, um das aktuelle Passwort beizubehalten.
5. Speichere und wähle Registrierung testen. Der Status ist Registriert, Fehlgeschlagen, Läuft oder Noch nicht versucht. Bei Fehlgeschlagen siehst du die letzte Fehlermeldung.

Unter Erweitert findest du die Authentifizierungs-ID (nur ausfüllen, wenn sie vom Benutzernamen abweicht), den Outbound-Proxy (leer bedeutet Standardrouting), den Transport und die Registrierungsdauer in Sekunden. Die Telefonanlage darf eine kürzere Dauer wählen, als du anfragst. Mit dem Schalter deaktivierst du die Registrierung vorübergehend.

Löschst du die Registrierung, ist der Agent über deine Telefonanlage nicht mehr erreichbar.

Zu Beginn des Gesprächs weiß der Agent, mit welcher Nummer angerufen wird, und kann darauf eingehen. Dafür gibt es drei Hilfsmittel:

• Inbound-Webhook: pro Agent unter Agent → Webhook (Karte Eingehender Webhook) oder pro Telefonnummer. Er wird bei jedem eingehenden Gespräch aufgerufen, bevor der Agent etwas sagt, zum Beispiel für eine Abfrage in deinem CRM. Du erhältst einen POST mit unter anderem dem Agenten, der Sitzung, dem Kanal und dem Absender. Antworte mit einem flachen JSON-Objekt: Jeder Schlüssel wird zu einer Variable, die du als {{variable}} im Prompt verwendest. Dauert es zu lange oder geht etwas schief, startet das Gespräch einfach ohne diesen Kontext.
• Kundenerkennung: Wähle unter Agent → Webhook eine Integration, die den Anrufer zu Beginn anhand der Telefonnummer nachschlägt, zum Beispiel HubSpot, Zendesk, Uniconta oder Shopify. Der Agent weiß dann ab seiner ersten Antwort, wer anruft, auch wenn der Anrufer nicht danach fragt. Aktiviere in dieser Integration die Suchaktion, bei HubSpot ist das Kontakt suchen.
• Sprache nach Ländervorwahl: Ist der Agent mehrsprachig, folgt die Begrüßungssprache der Ländervorwahl des Anrufers. Bei +49 begrüßt der Agent auf Deutsch, bei +33 auf Französisch und bei anderen ausländischen Nummern auf Englisch, wobei dein eingestellter Begrüßungssatz erhalten bleibt.

Die Antwort des Inbound-Webhooks einer Telefonnummer kann auch override_agent_id enthalten, um zu einem anderen Agenten zu routen, oder direct_transfer_number (optional mit direct_transfer_message). Der Agent startet dann nicht, und der Anrufer wird sofort weitergeleitet.

Ruft jemand kurz nach einer WhatsApp-Nachricht an, oder umgekehrt? Dann wird er erkannt, und der Agent kennt das jüngste Gespräch auf dem anderen Kanal.

Manche Anrufer sollen nicht vom Agenten angenommen, sondern sofort durchgestellt werden: Lieferanten, Großkunden, der eigene Außendienst. Das richtest du unter Agent → Telefonie ein, in der Karte Direkte Weiterleitung. Die Liste gilt für jede Nummer, die mit dem Agenten verknüpft ist.

Nummern hinzufügen:

• Wähle Nummern hinzufügen und füge eine Liste ein: eine Nummer pro Zeile, mit dem Namen davor oder dahinter, zum Beispiel Van der Valk Tours, 0612345678.
• Ein * am Ende gilt für alle Nummern, die so beginnen, zum Beispiel eine ganze Telefonanlage (020123*).
• Wähle das Ziel aus den bekannten Weiterleitungsnummern oder gib eine Nummer ein.
• Lege fest, wann die Regel gilt: immer, nur während der Öffnungszeiten oder nur außerhalb der Öffnungszeiten. Für die letzten beiden braucht der Agent das Tool Öffnungszeiten. Ohne dieses Tool gelten Regeln mit Öffnungszeiten immer.
• Gib optional eine Ansage ein, zum Beispiel 'Einen Moment, ich verbinde Sie'. Lässt du sie leer, wird sofort weitergeleitet.

Änderungen gehen sofort live, unabhängig von Als Entwurf speichern und Veröffentlichen.

So verhält sich die direkte Weiterleitung:

• Sie gilt nur für eingehende Telefongespräche mit bekannter Nummer. Anonyme Anrufer bekommen einfach den Agenten.
• Eine exakte Nummer hat Vorrang vor einem Bereich mit *. Die Regel hat auch Vorrang vor dem Inbound-Webhook: Bei einem Treffer wird dieser nicht aufgerufen.
• Die Weiterleitung läuft über SIP REFER. Das Gespräch verlässt dabei die Plattform, es gibt also keine Aufzeichnung und keine Gesprächsminuten bei Ipster. Welche Nummer das Ziel sieht, bestimmt der Anbieter des Anrufers.
• Im Verbrauch erscheint das Gespräch als 'Direkt weitergeleitet · Name → Nummer'.

Mit einer Notfallnummer bleibt ein Anrufer nicht in der Luft hängen, wenn der Agent nicht helfen kann. Das Gespräch geht dann an einen Menschen.

Die Notfallnummer wird in diesen Fällen angerufen:

• Der Agent ist ausgeschaltet. Der Anrufer hört eine kurze Ansage und wird zur Notfallnummer geleitet. So ist das Ausschalten des Agenten ein Störungsschalter, ohne dass du deine Telefonanlage anpassen musst. Das Gespräch erscheint im Verbrauch, mit dem Grund.
• Spracherkennung, Stimme oder Sprachmodell fallen im Gespräch immer wieder aus.

Du stellst sie an zwei Stellen ein:

• Pro Agent: Agent → Verhalten → Notfallnummer.
• Pro Telefonnummer: Telefonnummern, Schaltfläche Notfallnummer bei der Nummer. Sie hat Vorrang vor der Notfallnummer des Agenten, praktisch, wenn ein Agent mehrere Standorte bedient. Lässt du sie leer, gilt die Notfallnummer des Agenten.

Gib eine feste Nummer ein (+31201234567) oder einen {{tag}}, den dein Inbound-Webhook füllt, sodass jeder Standort eine eigene Notfallnummer hat. Achtung: Ist ein Tag eingetragen und du schaltest den Agenten aus, wird zuerst der Inbound-Webhook aufgerufen, um den Tag zu füllen. Antwortet er nicht rechtzeitig, gibt es keinen Rückfall und das Gespräch verstummt.

Eine Notfallnummer hilft, wenn der Agent nicht helfen kann. Fällt die gesamte Plattform aus, nimmt niemand ab. Richte deshalb bei deinem Anbieter oder deiner Telefonanlage auch 'Weiterleiten bei Nichtmelden' ein. Weil Ipster erst abnimmt, wenn der Agent spricht, fängt das einen solchen Ausfall automatisch auf.

Unter Agent → Telefonie findest du die Karte Ausgehenden Anruf starten. Sie erscheint, sobald der Agent eine Telefonnummer mit Outbound hat.

1. Gib die Nummer ein, die angerufen werden soll, zum Beispiel +31612345678.
2. Wähle Anrufen. Der Agent ruft von seiner eigenen Nummer aus die eingegebene Nummer an.
3. Unter Letzte ausgehende Anrufe siehst du die letzten Versuche, mit der Nummer von und an, dem Status (Ausstehend, Aktiv, Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen) und der Dauer.

Nutzt der Agent die Payt-Integration, kannst du auch eine Debitorennummer und optional eine Task-ID eingeben. Der Agent weiß dann, wen er anrufen soll und wo er das Ergebnis protokolliert.

Erhältst du die Meldung, dass keine Telefonnummer verknüpft oder die Nummer noch nicht aktiviert ist? Prüfe dann auf Telefonnummern, ob die Nummer mit dem Agenten verknüpft, aktiviert ist und Outbound hat.

Möchtest du ausgehende Anrufe aus einem anderen System automatisieren? Siehe die nächsten beiden Fragen.

Der einfachste Weg, den Agenten aus einem externen System (Zapier, n8n, deinem CRM oder einem Formular) anrufen zu lassen, ist eine einzige Webhook-URL, ohne API-Schlüssel.

1. Stelle sicher, dass der Agent eine Telefonnummer mit Outbound hat.
2. Schalte unter Agent → Telefonie den Schalter Ausgehend per Webhook ein.
3. Kopiere die generierte Webhook-URL. Sie enthält ein geheimes Token, halte die URL also privat.

Rufe die URL mit einem POST auf (Content-Type: application/json). Der Body lautet zum Beispiel:

{"to_number": "+31612345678", "dynamic_variables": {"klantnaam": "Pim"}}

Die Schlüssel unter dynamic_variables entsprechen den Variablen des Agenten (Variablen) und sind im Prompt als {{variable}} verfügbar. So kennt der Agent zum Beispiel sofort den Namen oder die Bestellnummer des Kunden. Nutzt der Agent die Payt-Integration, sende zusätzlich payt_debtor_number und payt_task_id mit.

Mit Neues Token machst du die alte URL ungültig, praktisch, wenn eine URL öffentlich geworden ist.

Standardmäßig ist der Webhook aus: Du schaltest ihn pro Agent bewusst ein. Die Antwort enthält eine call_id, mit der du das Gespräch später im Verbrauch wiederfindest.

Mit einer Integration deiner Telefonanlage kann der Agent Kollegen oder Abteilungen nachschlagen, prüfen, ob jemand verfügbar ist, und den Anrufer weiterleiten. Du arbeitest einfach weiter mit deiner eigenen Telefonanlage, Ipster ersetzt sie nicht. Verfügbar sind Xelion, 3CX, Mitel CX, Elevate UC (die Cloud-Telefonieplattform von Intermedia) und Voys Ascend.

1. Gehe zu Agent → Telefonie und wähle Telefonieverbindung hinzufügen. Wähle deine Telefonanlage.
2. Gib die Daten ein und klicke auf Verbindung testen. Welche Daten du brauchst, steht in der nächsten Frage.
3. Klicke auf Kontakte synchronisieren, um die Kollegen und Ziele abzurufen. Bei Elevate, Ascend und Mitel CX wird die Liste danach jede Nacht aktualisiert.
4. Wähle, welche Aktionen der Agent nutzen darf, welche Anwesenheitsstatus als erreichbar gelten und zu welchen Kontakten nicht weitergeleitet werden darf (diese deaktivierst du).
5. Sage dem Agenten im Prompt, wann er die Integration nutzen soll.

Änderungen an einer Integration landen zuerst im Entwurf und gehen mit Veröffentlichen live. Das Anmelden bei einer Integration funktioniert dagegen sofort.

Pro Aktion kannst du einen kurzen Satz festlegen, den der Agent sagt, während er beschäftigt ist, zum Beispiel 'Einen Moment, ich schaue kurz nach'. So bleibt es nicht still, während er das Ziel nachschlägt oder weiterleitet.

• Xelion: die Adresse deiner Xelion-Umgebung, der Tenant (bei einem System mit einem Tenant meist master) sowie Benutzername und Passwort eines separaten API-Kontos ohne Multi-Faktor-Authentifizierung. Nach Verbindung testen siehst du die Statuslabels deiner Umgebung und wählst, welche als erreichbar gelten. Der Agent erkennt den Anrufer zu Beginn anhand der Nummer, sucht einen Kollegen, prüft die Anwesenheit, leitet weiter und fragt den Leitungsstatus ab: den aktuellen Nachtstand einer Telefonleitung, auch nach einer manuellen Änderung.
• 3CX: die Adresse deiner Telefonanlage ohne Pfad dahinter sowie Client-ID und Client-Secret eines API-Clients. Lege ihn in der 3CX Admin Console unter Integrationen → API mit einer neuen Client-App an. Die Client-ID ist der DN des Route Points, und aktiviere den Configuration-Scope. Der Client braucht eine Rolle mit Administratorrechten, zum Beispiel System Admin. Hängt er an einer Abteilung, sieht er nur die Benutzer und Warteschlangen dieser Abteilung. Verbindung testen zeigt, welche Berechtigungen fehlen. Der Agent leitet an Kollegen sowie an Warteschlangen und Abteilungen weiter (ohne Anwesenheitsprüfung), kann Warteschlangen abfragen und Aufzeichnungen abrufen.
• Mitel CX: Client-ID, Client-Secret und Account-ID aus dem Mitel-CX-Verwaltungsportal unter API-Credentials oder über deinen Mitel-Partner. Am einfachsten ist Automatisch über CloudLink-Login erstellen: Du meldest dich einmalig an, und Ipster erstellt die Daten. Das Passwort dieses Logins wird nicht gespeichert. Der Agent sucht Kollegen, prüft die Anwesenheit und leitet weiter.
• Elevate UC: Client-ID und Client-Secret aus dem Elevate-Verwaltungsportal unter API-Zugriff oder über deinen Elevate-Partner.
• Voys Ascend: Client-ID und Client-Secret aus dem Ascend-Verwaltungsportal unter API-Zugriff oder über Voys.

Bei Elevate und Ascend sucht der Agent Kollegen, Kontakte und Abteilungen (Hunt Groups), prüft die Anwesenheit, leitet weiter, fragt Warteschlangen ab und ruft Aufzeichnungen ab. Eine Abteilung hat dort nur eine interne Nebenstelle: Verknüpfe die Abteilung mit einer externen Nummer, dann kann der Agent dorthin weiterleiten. Standardmäßig gilt nur 'verfügbar' als erreichbar, wer im Gespräch ist, gilt also als nicht erreichbar.

Das Weiterleiten stellst du bei der Integration deiner Telefonanlage ein (Agent → Telefonie) oder beim Tool zum Weiterleiten (Agent → Tools). Du wählst unter anderem:

• Kalt oder warm: Kalt verbindet direkt ohne Einleitung. Bei warm sagt der Agent zuerst einen kurzen Satz und spielt einen Klingelton ab.
• Whisper-Ansage: Der Agent bespricht die Übergabe zuerst mit dem Kollegen, während der Anrufer kurz nichts hört. Du wählst einen festen Satz oder einen Prompt, mit dem der Agent selbst eine kurze Zusammenfassung erstellt.
• Sprechen während Warten (Talk while waiting): ein Satz wie 'Ich verbinde dich jetzt', der vollständig gesprochen wird, bevor das Weiterleiten beginnt.
• Anrufer-ID: Der Kollege sieht die Nummer des Agenten oder die des ursprünglichen Anrufers.
• Klingelzeit (Agent → Verhalten, Klingelzeit bei Weiterleitung) und gesperrte Nummern, an die nie weitergeleitet wird.
• Weiterleitungsmethode: SIP INVITE (Bridge) lässt das Gespräch über Ipster laufen, sodass Aufzeichnung, Voicemail-Prüfung und Zurückholen möglich sind. SIP REFER übergibt das Gespräch vollständig an den Anbieter des Anrufers, und dein Trunk muss REFER unterstützen.

Keine Voicemail beim Anrufer: Beim Klingeln hört der Anrufer nur den Klingelton von Ipster, und nach dem Abnehmen hört der Agent zuerst mit. Springt die Voicemail des Kollegen an, wird diese Leitung aufgelegt, und der Agent nimmt den Anrufer zurück, mit dem Angebot, eine Rückrufbitte weiterzugeben. Ist der Kollege nicht verfügbar, erklärt der Agent das und fragt, weshalb der Anrufer anruft.

Weiterleitungen können erforderliche Variablen haben. Ein Ziel mit einer nicht ausgefüllten Variable wird abgelehnt, und jedes Ergebnis wird protokolliert.

Normalerweise endet der Einblick, sobald der Agent den Anrufer weiterleitet. Mit dieser Option laufen die Audioaufzeichnung und das Transkript weiter, sodass du das vollständige Gespräch siehst: zuerst Agent und Anrufer, danach Anrufer und Kollege.

Aktiviere beim Weiterleitungs-Tool (Elevate, Ascend, Mitel CX oder dem allgemeinen Tool zum Weiterleiten) die Option Gespräch nach Weiterleitung weiter erfassen.

Das funktioniert nur mit der Weiterleitungsmethode Bridge (INVITE). Der Agent bleibt dann still in der Leitung und hält die Aufzeichnung am Laufen. Bei SIP REFER verlässt der Agent die Leitung, und Mithören ist technisch unmöglich. Die Einstellung zeigt dann eine Warnung.

Im Transkript erscheint nach der Übergabe eine Trennzeile ('Weitergeleitet an …'), und der Anrufer und der Kollege werden getrennt gekennzeichnet. Die Aufzeichnung ist eine durchgehende Datei.

Die automatische Zusammenfassung bezieht sich weiterhin auf den Teil mit dem Agenten. Das vollständige Transkript, einschließlich des Kollegen, findest du beim Gespräch im Verbrauch. Auch die Stimmung betrachtet nur das Gespräch mit dem Agenten, nicht den Teil nach dem Weiterleiten.

Ja, mit einem Zuhör-Agenten. Er spricht nicht: Es gibt kein Sprachmodell und keine Stimme. Jedes eingehende Gespräch geht sofort zum Ziel, und Ipster bleibt für die Transkription und die Aufzeichnung von Anrufer und Ziel in der Leitung.

Du gibst ein Ziel und optional eine Ersatznummer an. Nimmt das Ziel nicht ab oder springt die Voicemail an, wird die Ersatznummer versucht. Klappt auch das nicht, wird das Gespräch beendet. Das Ziel sieht die Nummer des Anrufers.

Achtung: Nach dem Einrichten nimmt der Agent keine Gespräche mehr selbst an. Prompt, Tools und Begrüßung werden übersprungen. Direkte Weiterleitungen haben weiterhin Vorrang.

Der Zuhör-Agent steht unter Agent → Telefonie, in der Karte Nur weiterleiten und transkribieren. Diese Karte ist nur für Ipster sichtbar. Möchtest du einen Zuhör-Agenten, bitte Ipster, ihn für dich einzurichten.

Auf dem Dashboard siehst du unter Live-Gespräche, was gerade läuft, mit den letzten Sätzen jedes Gesprächs. Die Übersicht aktualisiert sich selbst. Du siehst Telefongespräche und auch Chatgespräche über die Website oder WhatsApp.

• Bis zu drei Gespräche werden vollständig angezeigt, mit den letzten Sätzen. Sind es mehr, werden sie pro Agent gruppiert. Ein Agent mit vielen Gesprächen klappt zu '+N weitere' zusammen, und mit Weniger anzeigen klappst du es wieder zu. Agents mit den meisten aktiven Gesprächen stehen vorn.
• Gerade beendete Gespräche bleiben kurz stehen, mit dem Grund: Gerade weitergeleitet, Anrufer hat aufgelegt, Agent hat beendet oder Gerade beendet.
• Rechts in der Zeile steht die Schaltfläche Wallboard, die das Wallboard in einem neuen Tab öffnet.
• Läuft nichts, siehst du eine kompakte Zeile mit 'Keine aktiven Gespräche', mit der Schaltfläche Wallboard daneben.

Bei einem laufenden Telefongespräch wählst du Mithören. Du verfolgst das Gespräch live, mit nahezu keiner Verzögerung, und hörst mit, ohne dass Anrufer oder Agent es merken. Das Fenster 'Live-Mithören' zeigt auch das Live-Transkript, mit den Rollen Agent, Kunde und Supervisor.

Mithören findest du an zwei Stellen:

• Auf dem Dashboard bei Live-Gespräche.
• Auf dem Wallboard, bei einem aktiven Gespräch. Dort steht auch ein Link zum Verbrauch (Im Verbrauch öffnen).

Im Fenster siehst du oben den Status: KI aktiv, solange der Agent das Gespräch führt. Mit der Schaltfläche Mithören schaltest du den Ton ein oder aus.

Aus demselben Fenster kannst du den Agenten auch steuern oder das Gespräch übernehmen. Das steht in den nächsten Fragen.

Während du mithörst, kannst du den Agenten live steuern, ohne das Gespräch zu übernehmen. Gib im Mithör-Fenster eine Anweisung für die KI ein und wähle, wie sie ankommt:

• Stille Anweisung: Der Agent erhält die Anweisung einmalig und passt seine Antwort an. Der Anrufer hört die Anweisung nicht.
• Dauerhaft: Die Anweisung gilt für den Rest des Gesprächs.
• Wörtlich sagen: Der Agent sagt genau den Satz, den du eingegeben hast.

Wähle danach Senden. Du erhältst die Meldung 'Anweisung gesendet'.

Eine Anweisung kann zum Beispiel sein, dass der Agent einen Termin vorschlagen, an eine andere Abteilung weiterleiten oder einen bestimmten Satz sagen soll.

Wenn du selbst mit dem Anrufer weitersprechen möchtest, wähle im Mithör-Fenster Übernehmen.

1. Wähle Übernehmen. Der Agent wird pausiert, und der Status wechselt von KI aktiv zu Du bist live. Dein Mikrofon schaltet sich ein, und du sprichst selbst mit dem Anrufer.
2. Möchtest du das Gespräch wieder an den Agenten geben, wähle Zurück an KI. Dein Mikrofon schaltet sich aus, und der Agent macht weiter.
3. Möchtest du das Gespräch beenden, wähle Beenden.

Nach Übernehmen steht das Gespräch ganz normal im Transkript. Du findest es später beim Gespräch im Verbrauch.

Ja. Bei einem laufenden WhatsApp- oder Website-Gespräch wählst du Live steuern. Du kannst dann:

• Das Gespräch mitlesen.
• Der KI eine Anweisung geben, einmalig oder dauerhaft für den Rest des Gesprächs. Der Kunde sieht die Anweisung selbst nicht. Die KI sendet sofort eine Nachricht nach deiner Anweisung.
• Das Gespräch mit Übernehmen übernehmen und selbst tippen, auch mit Fotos und Dateien. Die KI schweigt dann, und der Kunde sieht deine Nachricht als Nachricht des Unternehmens.

Zurückgeben kannst du jederzeit mit An die KI zurückgeben. Tust du das nicht, geht das Gespräch 6 Stunden nach deiner letzten Nachricht von selbst an die KI zurück.

Für WhatsApp gelten zwei Einschränkungen. Hat der Kunde vor mehr als 24 Stunden zuletzt geschrieben, erlaubt WhatsApp keine freie Nachricht mehr, nur noch eine genehmigte Vorlage. Und als Datei kannst du ein Foto (jpg oder png), ein Video (mp4), ein PDF oder ein Office-Dokument senden, bis zu 16 MB.

Ein beendetes Chatgespräch schließt du mit Gespräch schließen, sodass eine nächste Nachricht ein neues Gespräch beginnt.

Das Wallboard ist eine Echtzeit-Übersicht für einen Bildschirm an der Wand. Du siehst auf einen Blick, was gerade passiert und wie der Tag bisher verläuft.

Du öffnest es auf zwei Wegen:

• Mit der Schaltfläche Wallboard bei Live-Gespräche auf dem Dashboard.
• Mit dem Bildschirm-Symbol oben rechts in der App (Wallboard öffnen).

Das Wallboard öffnet sich in einem neuen Tab, oben mit dem Namen deiner Organisation, der Uhrzeit und dem Datum. Die Zahlen sind die von heute.

Das Wallboard besteht aus diesen Teilen:

• Zahlen von heute: Gespräche heute, Ø Dauer heute, Weitergeleitet heute, Chats heute und Spitze gleichzeitig heute (mit der Uhrzeit). Die Zahlen zählen sichtbar hoch, wenn sie sich ändern.
• Aktive Gespräche als Sprechblasen, mit der Schaltfläche Mithören und einem Link zum Verbrauch. Die neueste Nachricht ist immer im Bild.
• Aktivität heute: pro Gespräch der Agent, wer angerufen hat, die Themen und an wen weitergeleitet wurde.
• Blöcke: Stimmung (positiv, neutral und negativ), Themen und Weiterleitungen. Optional fügst du Tools, Agenten und Kanäle hinzu.

Die Stimmung betrachtet nur das Gespräch mit dem Agenten, nicht den Teil nach dem Weiterleiten.

Spitze gleichzeitig heute ist die Kachel mit gleichzeitigen Gesprächen. Sie zählt, wie viele Telefongespräche gleichzeitig liefen, zeigt die Spitze von heute und darunter die Uhrzeit, zu der diese Spitze war, zum Beispiel 'um 14:30'. Praktisch, um zu sehen, wie viel zum geschäftigsten Zeitpunkt los war.

Der Block Tools zeigt, welche Tools die Agents heute genutzt haben und wie oft, mit der Anzahl der Gespräche pro Tool ('in 3 Gesprächen'). Dieser Block ist standardmäßig aus. Du schaltest ihn in den Wallboard-Einstellungen ein, siehe die nächste Frage.

Klicke oben rechts auf das Zahnrad, um Wallboard einstellen zu öffnen. Du kannst Folgendes einstellen:

• Layout: Standard zeigt die laufenden Gespräche, die Aktivität und die Zahlen nebeneinander, mit den laufenden Gesprächen rechts. Bei Gespräche groß stehen die laufenden Gespräche über die volle Breite nebeneinander und der Rest darunter.
• Sätze pro laufendem Gespräch: 2, 6, 12 oder Alle. Bei mehr als 2 Sätzen siehst du das Gespräch mit Sprechblasen, und es scrollt automatisch mit der neuesten Nachricht mit.
• Blöcke anzeigen: Mit Schaltern wählst du Kennzahlen oben, Aktivität heute, Stimmung, Themen, Weiterleitungen, Tools, Agenten und Kanäle. Standardmäßig sind Tools, Agenten und Kanäle aus.
• Agenten: Standardmäßig zählen alle Agenten. Schalte einige ein, um nur diese zu zeigen. Diese Auswahl siehst du nur, wenn du mehr als einen Agenten hast.
• Hell oder dunkel: mit der Schaltfläche mit Sonne oder Mond oben rechts. Dunkel ist der Standard.

Mit Zurück zum Standard setzt du Layout, Sätze, Blöcke und Agenten zurück.

Die Einstellungen gehören zu deinem Konto: Ein Fernseher, der sich mit demselben Konto anmeldet, erhält dasselbe Layout.

Ja. Das Wallboard passt sich dem Bildschirm an.

• Fernseher oder großer Bildschirm: Melde dich mit demselben Konto an, mit dem du es eingestellt hast, dann erhältst du dasselbe Layout. Mit der Vollbild-Schaltfläche oben rechts füllst du den ganzen Bildschirm. Das Wallboard ist standardmäßig dunkel, praktisch für einen Bildschirm, der den ganzen Tag an ist.
• Tablet: Die Teile stehen untereinander, zuerst die Zahlen und dann die laufenden Gespräche als Raster.
• Handy: derselbe Aufbau in einer kompakten Ansicht. Die Schaltflächen für Aktualisieren und Vollbild siehst du auf einem Handy nicht.

Oben rechts gibt es außerdem Schaltflächen zum Aktualisieren, zum Wechseln zwischen hell und dunkel und zum Öffnen der Einstellungen.

Das Wallboard zeigt bewusst keine Kosten, auch nicht für Personen mit Preisrechten. Es hängt als Bildschirm auf der Arbeitsfläche, und Preise gehören dort nicht hin.

Möchtest du bei einem Gespräch genauer nachsehen? Bei einem aktiven Gespräch auf dem Wallboard steht ein Link zum Verbrauch (Im Verbrauch öffnen). Dort findest du das Gespräch mit dem vollständigen Transkript und den Details.

Mit einer Wissensdatenbank gibst du dem Agent Zugriff auf deine eigenen Informationen: Produktinformationen, häufige Fragen, Handbücher, Richtlinien oder die Seiten deiner Website. Hat der Agent eine Frage, bei der er sich nicht sicher ist, durchsucht er selbst die verknüpften Wissensdatenbanken und nutzt das Gefundene, um dem Anrufer oder Chatter eine korrekte Antwort zu geben.

Dafür gibt Ipster dem Agent die Suchaktion search_knowledge_base, mit der Anweisung, sie bei unsicheren Fragen sofort aufzurufen. Das musst du nicht selbst in den Prompt schreiben.

Eine Wissensdatenbank ist unabhängig von einem Agent. Du kannst eine Wissensdatenbank mit mehreren Agents verknüpfen und einem Agent mehrere Wissensdatenbanken geben.

Das funktioniert für Telefon-Agents und für Chat-Agents (Website und WhatsApp).

Eine Wissensdatenbank erstellst du unter Wissensdatenbanken im Menü:

1. Klicke auf Neue Wissensdatenbank.
2. Gib einen Namen und, wenn du möchtest, eine Beschreibung ein.
3. Klicke auf Speichern. Die Wissensdatenbank erscheint nun in der Liste, mit den Agents, die damit verknüpft sind.
4. Öffne die Wissensdatenbank und füge mit + Dokumente Dokumente hinzu.

Du kannst eine Wissensdatenbank auch direkt in den Einstellungen eines Agents erstellen, siehe die Frage zum Verknüpfen mit einem Agent. Baust du einen Agent über den Chat, kann der Chat die Wissensdatenbank auch für dich anlegen und füllen.

Du fügst Dokumente über + Dokumente in der Wissensdatenbank hinzu. Das Fenster Dokument hinzufügen hat vier Tabs:

• Text: gib einen Titel ein und füge den Text selbst ein. Praktisch für eine kurze FAQ oder einen Richtlinientext.
• URL: gib einen Titel und die Adresse einer einzelnen Webseite ein. Ipster ruft die Seite ab und liest den Text.
• Website: lass Ipster die Seiten einer ganzen Website suchen und wähle selbst, welche aufgenommen werden.
• Datei: lade eine Datei vom Typ .txt, .pdf oder .md hoch.

Nach dem Hinzufügen wird jedes Dokument automatisch verarbeitet, damit der Agent darin suchen kann. Den Fortschritt siehst du pro Dokument. Alles, was du hinzufügst, wird ein eigenes Dokument in der Liste, mit einem Symbol für den Typ.

So importierst du die Seiten deiner Website:

1. Öffne die Wissensdatenbank und klicke auf + Dokumente.
2. Wähle den Tab Website und gib die Adresse deiner Seite ein.
3. Klicke auf Seiten suchen. Ipster sucht die Seiten über die Sitemap und die Links auf der Seite. Das dauert höchstens eine halbe Minute.
4. Du siehst die gefundenen Seiten. Ipster schlägt die relevanten vor (zum Beispiel Kontakt, häufige Fragen, Leistungen und Öffnungszeiten) und sie sind bereits angehakt. Passt es nicht? Mit Vorschlag stellst du die Auswahl wieder her, mit Keine leerst du sie. Ist die Liste lang, suche nach Titel oder Adresse.
5. Klicke auf Ausgewählte Seiten hinzufügen.

Ipster zeigt höchstens 200 gefundene Seiten und du wählst höchstens 40 pro Durchgang. Fehlt eine Seite, füge sie über den Tab URL hinzu. Jede gewählte Seite wird ein eigenes Dokument. Baust du einen bestehenden Agent über den Chat, zeigt der Chat dieselbe Auswahlliste, sobald du deine Website nennst.

Eine Wissensdatenbank bewirkt erst etwas, wenn sie mit einem Agent verknüpft ist.

1. Öffne den Agent und gehe zu Agent → Wissensdatenbank. Bei einem Chat-Agent findest du das unter Chat Agents, in denselben Einstellungen.
2. Wähle in der Liste die Wissensdatenbank und klicke auf Verknüpfen.

Gibt es die Wissensdatenbank noch nicht, klicke auf Neue Wissensdatenbank, gib einen Namen und, wenn du möchtest, eine Beschreibung ein und wähle Erstellen und verknüpfen. Hast du noch keine Wissensdatenbanken, ist dieses Formular gleich geöffnet. Die Dokumente fügst du danach in der Wissensdatenbank selbst hinzu; das Symbol neben der Wissensdatenbank führt dich direkt dorthin.

Mit dem Papierkorb-Symbol trennst du eine Wissensdatenbank wieder. Die Wissensdatenbank selbst bleibt bestehen.

Verknüpfen und Trennen landen zuerst im Entwurf des Agents und gehen erst live, wenn du auf Veröffentlichen klickst.

Sucht der Agent in der Wissensdatenbank, dauert das einen Moment. Ohne zusätzliche Einstellung entsteht dabei Stille. Mit der Option Talk while searching sagt der Agent während der Suche einen kurzen Satz, damit der Anrufer nicht im Unklaren bleibt.

Du findest die Option unter Agent → Wissensdatenbank, sobald mindestens eine Wissensdatenbank verknüpft ist:

1. Hake Talk while searching an. Es erscheint ein Standardsatz: "Einen Moment bitte...".
2. Passe den Satz an, wenn du eine andere Formulierung möchtest.

Die Einstellung gilt für alle Wissensdatenbanken des Agents zusammen. Schickt der Agent in einer Runde mehrere Suchanfragen, erklingt der Satz höchstens alle 8 Sekunden, damit er sich nicht wiederholt. Wie das Verknüpfen landet auch diese Einstellung zuerst im Entwurf.

Jedes Dokument in einer Wissensdatenbank hat einen Status, der sich von selbst aktualisiert, etwa alle 3 Sekunden:

• In Warteschlange: das Dokument wartet auf die Verarbeitung.
• Verarbeitung…: Ipster liest das Dokument und macht es durchsuchbar.
• Bereit: der Agent kann darin suchen.
• Fehler: die Verarbeitung ist fehlgeschlagen. Unter dem Titel steht der Grund, zum Beispiel dass es keinen Inhalt zu verarbeiten gab.

Bei einem Fehler erscheint neben dem Dokument eine Schaltfläche mit zwei Pfeilen. Damit startest du die Verarbeitung neu. Klappt es wieder nicht, prüfe, ob die Adresse stimmt und ob auf der Seite oder in der Datei Text steht. Du kannst das Dokument auch bearbeiten und erneut speichern, das startet die Verarbeitung ebenfalls neu.

Solange ein Dokument nicht auf Bereit steht, kann der Agent noch nicht darin suchen.

Ja, bei Dokumenten vom Typ URL und bei Seiten, die du über Website hinzugefügt hast. Ipster prüft diese Adressen nachts automatisch auf Änderungen. Hat sich der Inhalt einer Seite geändert, wird das Dokument erneut verarbeitet. Hat sich nichts geändert, passiert nichts, damit nicht jede Nacht alles neu eingelesen wird.

Selbst eingefügter Text und hochgeladene Dateien werden nicht automatisch aktualisiert. Diese änderst du, indem du das Dokument bearbeitest oder ersetzt.

Möchtest du eine Seite sofort neu einlesen lassen, öffne das Dokument mit dem Stift-Symbol und wähle Speichern & neu verarbeiten. Die Seite wird dann erneut abgerufen.

Öffne die Wissensdatenbank unter Wissensdatenbanken. Dort siehst du alle Dokumente mit Titel, Typ und Status.

• Dokument bearbeiten: klicke auf das Stift-Symbol beim Dokument. Du änderst Titel und Inhalt und wählst Speichern & neu verarbeiten. Bei einer URL wird die Seite erneut abgerufen. Bei einer Datei kannst du die Originaldatei herunterladen.
• Dokument löschen: klicke auf das Papierkorb-Symbol beim Dokument.
• Namen oder Beschreibung der Wissensdatenbank ändern: klicke auf das Stift-Symbol neben dem Namen oben.
• Wissensdatenbank löschen: fahre in der Liste der Wissensdatenbanken mit der Maus darüber und klicke auf das Papierkorb-Symbol. Du wirst zuerst um eine Bestätigung gebeten. Dabei verschwinden auch alle Dokumente und alle Verknüpfungen mit Agents.

Löschst du eine Wissensdatenbank, die mit einem Agent verknüpft ist, prüfe danach, ob der Agent noch die Informationen hat, die er braucht.

Agents gehören zu deiner Organisation, also arbeitet jeder in deiner Organisation mit Zugriff auf einen Agent mit demselben Agent und denselben Wissensdatenbanken. Nutzer eines Kundenkontos können Wissensdatenbanken und Extraktionsfelder bei geteilten Agents verwalten. Welche Bereiche du siehst, hängt von deiner Rolle unter Organisation → Team & Rechte ab.

Änderungen an Integrationen, Variablen, Wissensdatenbanken und Analysefeldern landen zuerst im Entwurf des Agents, genau wie der Prompt. Sie gehen erst live, wenn du auf Veröffentlichen klickst. Das gilt dafür, welche Wissensdatenbanken mit dem Agent verknüpft sind, und für die Einstellung Talk while searching. So kannst du in Ruhe vorbereiten und testen, bevor Anrufer etwas merken.

Möchtest du größere Änderungen erst ausprobieren, erstelle eine Kopie des Agents und teste dort.

Ja. Mit der öffentlichen REST-API und einem API-Schlüssel (Organisation → API-Schlüssel) rufst du Wissensdatenbanken ab und fügst Dokumente hinzu. Ein neues Dokument erhält zuerst den Status pending und wird danach automatisch verarbeitet.

Die Details stehen in der App unter API Docs. Über die MCP-Anbindung kann auch ein KI-Assistent, den du selbst verbindest, Wissensdatenbanken ansehen und Dokumente hinzufügen.

Die Qualität der Antworten hängt davon ab, was du hineinlegst. Ein paar praktische Tipps:

• Nutze klare Überschriften und kurze Absätze. Ipster teilt Dokumente entlang der Überschriften und Absätze in Stücke, ein gut strukturiertes Dokument wird also besser gefunden als ein langer Textblock.
• Lege ein Thema in ein Dokument oder unter eine Überschrift, damit ein Textstück für sich eine vollständige Antwort gibt.
• Gib Dokumenten und Seiten einen klaren Titel. Diesen Titel siehst du auch in der Liste.
• Wähle bei einer Website nur die Seiten, die wirklich Antworten enthalten, etwa Kontakt, häufige Fragen und Leistungen.
• Teste nach dem Verknüpfen mit einem Testanruf oder Testchat und stelle die Fragen, die deine Kunden wirklich stellen.

Fehlt dem Agent immer wieder dieselbe Information, füge sie als Textdokument hinzu. Unter Einblicke enthalten die Tabs Briefing und Empfehlungen auch Vorschläge, um Lücken in der Wissensdatenbank zu füllen. Einen Vorschlag für die Wissensdatenbank kannst du dort mit einem Klick hinzufügen lassen.

Chat-Agents sind Text-Agents. Sie beantworten Fragen in einem Chat-Widget auf deiner Website oder über WhatsApp. Sie nutzen weder Spracherkennung noch eine Stimme, du musst also keine Stimme und keine Telefonnummer einrichten.

So erstellst du einen:

1. Gehe im Menü zu Chat Agents und klicke auf Neuer Agent.
2. Schreibe den Prompt. Er funktioniert genauso wie bei einem Telefon-Agent.
3. Füge Tools hinzu. Du kannst dieselben Integrationen nutzen wie bei einem Telefon-Agent, zum Beispiel HubSpot und Cal.com.
4. Verknüpfe den Agent mit deiner Website (Widget) oder mit WhatsApp, oder mit beidem.

Baust du den Agent lieber über den Chat, wähle am Anfang den Kanal. WhatsApp ist dabei ein Chat-Agent, den du danach mit WhatsApp verknüpfst.

Chat-Agents haben außerdem eine Wissensdatenbank, Extraktionsfelder und eine Testfunktion, genau wie Telefon-Agents. Ruft jemand nach einem Chat oder WhatsApp-Gespräch an, kennt der Telefon-Agent dieses Gespräch, siehe die Frage zu Telefon und WhatsApp.

Das Chat-Widget richtest du beim Chat-Agent ein, unter Chat Agents → Widget. Du kannst anpassen:

• Titel: der Name oben im Chatfenster.
• Platzhalter: der Text im Eingabefeld, solange noch nichts eingegeben wurde.
• Primärfarbe: die Farbe der Chat-Schaltfläche und der Nachrichten des Besuchers.
• Avatar-Bild: die Adresse eines Fotos oder Logos, das neben den Nachrichten des Agents angezeigt wird.
• Erste Nachricht: die erste Nachricht, die der Agent sendet, wenn das Chatfenster sich öffnet.

Unter Einbettungscode findest du das Skript für deine Website:

1. Klicke auf Kopieren.
2. Füge das Skript kurz vor dem schließenden </body>-Tag ein, auf jeder Seite, auf der der Chat erscheinen soll.
3. Das Widget lädt automatisch eine schwebende Chat-Schaltfläche rechts unten.

Über Öffnen bei der Widget-Vorschau-URL siehst du die eigenständige Chat-Seite, praktisch zum Testen, bevor du das Skript einbaust.

Mit dem Tool Rückrufformular zeigt der Agent im Chat ein Formular, sobald der Besucher anrufen oder mit einem Menschen sprechen möchte. Nach dem Ausfüllen ruft der von dir gewählte Telefon-Agent den Besucher an und macht dort weiter, wo der Chat aufgehört hat, mit dem Chatgespräch als Kontext.

Das Tool schaltest du unter Chat Agents → Tools ein. Du stellst ein:

• Telefonagent, der zurückruft: nur Telefon-Agents mit einer Nummer für ausgehende Anrufe stehen in der Liste. Du siehst, von welcher Nummer angerufen wird.
• Felder im Formular: die Telefonnummer ist immer dabei, Name und Anmerkung (worum es geht) kannst du ein- oder ausschalten.
• Texte: Titel, Erklärung, Beispiel im Nummernfeld, Schaltfläche und die Texte nach dem Senden. Lässt du einen Text leer, gilt der Standardtext.
• Auch eine Rückruf-Schaltfläche unten im Chat: dann kann der Besucher selbst um Rückruf bitten, ohne dass der Agent das Formular zeigt.

Über WhatsApp ruft der Telefon-Agent direkt die WhatsApp-Nummer des Kunden zurück. Name und Anmerkung erscheinen dann als Nachricht im Chat.

Unter Chat Agents → Widget kannst du zwei Telefon-Agents mit dem Widget verknüpfen:

• Rückruf-Agent: ein Telefon-Agent, der den Besucher aus dem Chat-Widget zurückruft. Dafür gibt der Besucher eine Telefonnummer ein.
• Browser-Anruf-Agent: ein Telefon-Agent, den der Besucher direkt aus dem Browser erreichen kann, ohne Telefon.

Wähle jeweils einen Agent aus der Liste oder Keiner, um die Funktion auszuschalten.

Die Texte der Rückruf-Schaltfläche und des Formulars passt du unter Rückruf-Formular Texte an, in der Sprache deiner Besucher:

• Schaltflächentext
• Formular-Titel
• Beschreibung über dem Nummernfeld
• Beispiel im Nummernfeld
• Text der Senden-Schaltfläche
• Titel und Untertitel der Erfolgsmeldung

Möchtest du mehr Kontrolle darüber, was der Besucher ausfüllt und wann der Agent das Formular zeigt, nutze das Tool Rückrufformular aus der vorigen Frage.

Ja, mit dem Tool Website steuern. Bei einer Frage kann der Agent sagen: "Soll ich dich zu der Seite bringen, auf der das steht?" und den Besucher dann dorthin führen. Auf dieser Seite scrollt er zur Textstelle mit der Antwort und hebt sie kurz hervor. Der Chat bleibt offen und geht auf der neuen Seite einfach weiter.

So richtest du es ein:

1. Importiere deine Website in eine Wissensdatenbank (Wissensdatenbanken, Tab Website) und verknüpfe sie mit dem Chat-Agent. So weiß der Agent bei jeder Antwort, auf welcher Seite sie steht.
2. Schalte das Tool unter Chat Agents → Tools ein.
3. Wähle, ob der Agent Zuerst um Erlaubnis fragen soll. An: er schlägt es vor und geht erst nach einem Ja. Aus: er führt den Besucher sofort dorthin, wenn das hilft.
4. Trage bei Bedarf Zusätzlich erlaubte Domains ein, eine pro Zeile.

Die Websites in der Wissensdatenbank und die Seite, auf der der Chat läuft, sind immer erlaubt. Andere Seiten nie.

Gescrollt wird anhand von Text: der Agent übergibt einen Satz der Seite und der Browser springt dorthin. Das funktioniert im Chat-Widget auf deiner Website, nicht bei WhatsApp.

WhatsApp verknüpfst du beim Chat-Agent, unter Chat Agents → WhatsApp. Es gibt drei Wege.

1. Mit deiner eigenen Nummer über Meta

1. Klicke auf Per Meta verbinden und melde dich mit deinem Facebook-Konto an. Es muss der Administrator deines Unternehmens bei Meta sein. Es öffnet sich ein Meta-Fenster, erlaube also Pop-ups.
2. Wähle dein Unternehmen und erstelle ein WhatsApp-Konto oder wähle eins, mit dem Namen, den Kunden sehen.
3. Gib die Nummer ein und bestätige sie mit dem Code, den du per SMS oder Anruf erhältst.

Danach beantwortet der Agent die Nachrichten auf dieser Nummer. Verknüpfst du eine Nummer, während schon eine verknüpft ist, ersetzt die neue Nummer die aktuelle.

2. Eine Nummer von Ipster: hast du keine eigene Verbindung, wähle eine Nummer unter Diese Nummer verwenden. Dafür brauchst du kein Meta-Konto.

3. Die Person verknüpfen lassen, die das Facebook-Unternehmenskonto verwaltet, siehe die Frage zum Verbindungslink.

Unter Anzeigename beantragst du einen anderen Namen. Meta prüft neue Namen, der Name ist also nicht sofort aktiv. Wird er abgelehnt, versuche einen anderen.

Klappt die automatische Verbindung nicht, kannst du unter Erweiterte Einstellungen die Meta-Daten manuell eintragen.

Entzieht Meta der Nummer den Zugriff, zum Beispiel nach einer Passwortänderung, verknüpfe sie erneut.

Ja. Du verknüpfst die Nummer dann neben der WhatsApp Business-App. Du behältst die App einfach: der Agent antwortet, und schreibst du selbst etwas aus der App, übernimmst du dieses Gespräch und der Agent schweigt.

So verknüpfst du neben der App:

1. Klicke unter Chat Agents → WhatsApp auf Ich nutze diese Nummer bereits in der WhatsApp Business-App.
2. Melde dich mit Facebook an. Wähle dein Unternehmen und wähle, dass du eine bestehende WhatsApp Business-App verknüpfst. Gib deine Nummer ein.
3. Meta zeigt einen QR-Code. Scanne ihn mit der WhatsApp Business-App auf deinem Telefon. Meta erklärt im Fenster, wo du den Scanner findest.
4. Wähle, ob du deinen Chatverlauf teilst, und schließe ab.

Das Übernehmen funktioniert so: der Agent schweigt bis 6 Stunden nach deiner letzten Nachricht oder bis du das Gespräch im Dashboard zurückgibst.

Hinweis: öffne die WhatsApp Business-App auf deinem Telefon mindestens alle 14 Tage. Tust du das nicht, trennt Meta die Verbindung.

Wählst du eine neue Nummer oder eine Nummer ohne App, nutzt nur der Agent die Nummer. Ist die Nummer noch auf einem Telefon in WhatsApp, wird sie dort abgeschaltet.

Verwaltet jemand anderes das Facebook-Unternehmenskonto, zum Beispiel bei deinem Kunden, schickst du dieser Person einen Verbindungslink. Sie verknüpft selbst, ohne Ipster-Konto.

So erstellst du den Link:

1. Gehe zu Chat Agents → WhatsApp, zur Karte Kunde verbindet selbst.
2. Klicke auf Verbindungslink erstellen und kopiere den Link mit Kopieren.
3. Schicke den Link an die Person, die das Facebook-Unternehmenskonto verwaltet.

Der Link funktioniert einmal und 7 Tage lang. Du siehst ihn nur in dem Moment, in dem du ihn erstellst. Verloren? Wähle Neuen Link erstellen, dann funktioniert der alte nicht mehr. Mit Widerrufen schaltest du einen offenen Link ab.

Wer den Link öffnet, sieht die Seite Verbinde WhatsApp mit deinem KI-Agenten. Das dauert etwa 5 Minuten. Nötig sind ein Facebook-Konto, das Administrator des Unternehmens bei Meta ist, und ein Telefon mit der Nummer. Die Person wählt, ob die Nummer in der WhatsApp Business-App ist oder neu, klickt auf Mit Facebook verbinden und folgt den Schritten von Meta.

Klappt die Anmeldung nicht:

• Erlaube Pop-ups, das Meta-Fenster ist ein Pop-up.
• Öffne den Link in Chrome, Safari oder Edge, nicht im Browser einer Mail- oder Chat-App.
• Melde dich mit dem Facebook-Konto an, das Administrator des Unternehmens bei Meta ist.

WhatsApp erlaubt eine freie Nachricht nur innerhalb von 24 Stunden, nachdem der Kunde zuletzt selbst geschrieben hat. Liegt das länger zurück, kannst du nur noch eine genehmigte Vorlage senden. Auch um selbst ein Gespräch zu beginnen, nutzt du eine Vorlage.

Vorlagen erstellst du unter Chat Agents → WhatsApp → Nachrichtenvorlagen:

1. Klicke auf Neue Vorlage.
2. Vergib einen Namen, nur mit Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrichen.
3. Wähle die Kategorie: Service (Utility), Marketing oder Authentifizierung, und die Sprache.
4. Schreibe die Nachricht. Für Variablen nutzt du nummerierte Platzhalter wie {{1}} und {{2}}, mit Beispielwerten dazu. Eine Fußzeile ist optional.
5. Klicke auf Vorlage einreichen.

Meta prüft jede neue Vorlage zuerst. Der Status ist APPROVED, PENDING oder REJECTED, und nur genehmigte Vorlagen können gesendet werden. Mit Test senden schickst du eine Vorlage an eine Nummer.

Marketing-Vorlagen unterliegen Metas Zustelllimit und werden manchmal nicht zugestellt. Verwende eine Service-Vorlage (Utility) für zuverlässige Zustellung.

Externe Systeme wie Zapier, n8n oder dein CRM können eine Vorlage auch proaktiv über einen Token-Endpunkt senden lassen. Den Token erstellst du unter Outbound-API mit Token generieren. Eine ausgehende Vorlage steht danach im Gesprächsverlauf.

Mit dem Tool WhatsApp senden kann ein Telefon-Agent dem Anrufer während des Gesprächs eine WhatsApp schicken, zum Beispiel um nach einem Foto oder Dokument zu fragen oder Informationen nachzusenden. Die Nachricht geht nur an die Nummer des Anrufers.

Du schaltest das Tool unter Agent → Tools ein und stellst ein:

• WhatsApp-Nummer: automatisch die erste aktive Nummer deiner Organisation oder eine Nummer, die du selbst wählst. Es muss also schon eine aktive WhatsApp-Nummer geben, verknüpft bei einem Chat-Agent.
• Vorlagen, die der Agent wählen darf: hake die genehmigten Vorlagen an. Bei jeder Vorlage siehst du die Sprache und die Anzahl der Variablen.
• Auf Zustellung warten (Sekunden): so lange wartet der Agent nach dem Senden auf die Bestätigung von WhatsApp, von 0 bis 15. Meist kommt sie innerhalb weniger Sekunden.

Innerhalb von 24 Stunden, nachdem der Anrufer selbst geschrieben hat, sendet der Agent eine freie Nachricht. Außerhalb wählt er eine Vorlage und füllt die Variablen der Reihe nach aus. Ohne angehakte Vorlage kann er nur dann eine freie Nachricht senden, wenn der Anrufer in den letzten 24 Stunden geschrieben hat.

Nach dem Senden erfährt der Agent, ob die Nachricht zugestellt oder gelesen wurde oder ob die Nummer kein WhatsApp empfangen kann. Im letzten Fall kann er auf SMS oder E-Mail ausweichen.

Schickt der Anrufer während des Gesprächs etwas zurück, etwa ein Foto oder eine Bestellnummer, kommt es live ins Gespräch. Der Chat-Agent antwortet dann nicht. Schickt der Kunde ein Foto, kann der Agent es sich ansehen.

Schickt jemand eine WhatsApp-Nachricht und ruft danach an, oder umgekehrt, weiß der Agent des anderen Kanals, worum es ging. Die Verknüpfung läuft über die Telefonnummer und nur innerhalb derselben Organisation. Achte also darauf, dass Chat-Agent und Telefon-Agent in derselben Organisation liegen, sonst werden die Gespräche nicht verknüpft.

Erst WhatsApp, dann Anruf

• Der Telefon-Agent erhält das WhatsApp-Gespräch, wenn die letzte Nachricht weniger als 24 Stunden alt ist und der Anrufer etwas Inhaltliches geschrieben hat. Eine einzelne Begrüßung wie "Hallo" zählt nicht.
• War die letzte Nachricht weniger als 2 Stunden her, verweist der Agent in der Eröffnung gleich darauf.
• Schickt der Anrufer während des Gesprächs eine WhatsApp, zum Beispiel ein Foto oder eine Bestellnummer, kommt sie live ins Gespräch. Der Chat-Agent antwortet dann nicht.

Erst Anruf, dann WhatsApp

Der Chat-Agent kennt das letzte Telefongespräch mit derselben Nummer, wenn es weniger als 24 Stunden vor dem WhatsApp-Gespräch endete und etwas Inhaltliches besprochen wurde. Er macht dort weiter, wo das Gespräch stehen blieb, fängt aber nicht von selbst damit an, wenn der Kunde über etwas anderes schreibt.

Wieder ansehen

Oben in der Gesprächsdetailansicht unter Verbrauch steht "Verknüpft mit einem WhatsApp-Gespräch mit dieser Nummer" oder "Verknüpft mit einem kürzlichen Telefonat mit dieser Nummer", mit einem Link zur anderen Seite.

Bei einem laufenden WhatsApp- oder Website-Gespräch kannst du mitlesen, dem Agent eine Anweisung geben oder das Gespräch übernehmen und selbst tippen. Du öffnest das Gespräch mit Live steuern, in der Liste der Live-Gespräche auf dem Dashboard und dem Wallboard oder oben in der Gesprächsdetailansicht unter Verbrauch.

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Dem Agent eine Anweisung geben. Tippe die Anweisung und wähle KI antworten lassen. Der Agent sendet sofort eine Nachricht nach deiner Anweisung. Der Kunde sieht die Anweisung selbst nicht. Mit Gilt für den Rest des Gesprächs bleibt die Anweisung wirksam.
• Das Gespräch übernehmen. Klicke auf Übernehmen. Der Agent schweigt nun und du tippst selbst mit Senden. Der Kunde sieht deine Nachricht als Nachricht des Unternehmens. Du kannst ein Foto oder eine Datei mitsenden: jpg, png, webp, mp4, pdf, Office-Dateien, txt oder csv, bis 16 MB.

Zurückgeben kannst du jederzeit mit An die KI zurückgeben. Das Gespräch geht auch von selbst an den Agent zurück, 6 Stunden nach deiner letzten Nachricht. Oben steht, bis wann das Gespräch bei dir ist.

Bei WhatsApp gilt die 24-Stunden-Regel: hat der Kunde vor mehr als 24 Stunden geschrieben, erlaubt WhatsApp nur eine genehmigte Vorlage und keine freie Nachricht.

Ein abgeschlossenes Chat-Gespräch schließt du mit Gespräch schließen. Die Schaltfläche findest du oben in der Gesprächsdetailansicht unter Verbrauch:

1. Öffne das Gespräch unter Verbrauch.
2. Klicke auf Gespräch schließen und bestätige die Rückfrage.

Das Gespräch ist dann endgültig geschlossen. Die nächste Nachricht desselben Kunden startet ein neues Gespräch, mit neuem Inbound-Webhook und ohne den Verlauf des vorigen Gesprächs. Die Nachrichten bleiben unter Verbrauch erhalten, und als Beendigungsgrund steht dort "Manuell geschlossen".

Das ist praktisch, wenn ein Kunde über etwas Neues schreibt und der Agent nicht mehr auf das früher Besprochene zurückgreifen soll, oder wenn du beim Testen jedes Mal mit einem leeren Blatt anfangen möchtest.

Chat- und WhatsApp-Gespräche, auf die nicht mehr reagiert wird, werden nach 10 Minuten automatisch geschlossen. Im Gesprächsverlauf steht das als "Automatisch geschlossen".

Nach jedem Gespräch kann der Agent automatisch Informationen aus dem Transkript ziehen. Denke an die Stimmung, den Grund des Gesprächs, eine Zusammenfassung oder die Frage, ob der Anrufer eine Beschwerde eingereicht hat. Das nennen wir Post-Call-Datenextraktion.

Du bestimmst, welche Informationen erfasst werden, indem du Extraktionsfelder einrichtest. Pro Feld gibst du einen Namen, eine Beschreibung dessen, was erfasst werden soll, und einen Typ an. Nach dem Gespräch füllt Ipster die Felder anhand des Transkripts aus.

Was du damit tun kannst:

• Die Ergebnisse stehen pro Gespräch in der Gesprächsdetailansicht unter Verbrauch.
• Sie sind als Variablen in deinen Tools verfügbar, zum Beispiel um eine Zusammenfassung an dein CRM oder Ticketsystem zu senden.
• Das Feld mit dem Namen samenvatting nutzt der Agent, um den Kontext eines früheren Gesprächs abzurufen, siehe die Frage zum Erinnern an frühere Gespräche.

Die Extraktion läuft auf dem Gespräch, das der Agent geführt hat, bei Telefon und bei Chat.

Extraktionsfelder richtest du beim Agent ein, unter Agent → Extraktion. Bei einem Chat-Agent steht der Bereich an derselben Stelle in den Einstellungen.

1. Klicke auf Feld hinzufügen.
2. Gib den Namen ein. Das ist der erkennbare Name des Feldes, zum Beispiel "Anrufzusammenfassung" oder "Grund des Gesprächs".
3. Wähle den Typ, siehe die Frage zu den Feldtypen.
4. Schreibe bei Beschreibung / Anweisung, was Ipster erfassen soll, zum Beispiel: "Schreibe eine Zusammenfassung des Gesprächs in 1 bis 3 Sätzen".
5. Beim Typ Selector trägst du die Optionen ein, durch Kommas getrennt.
6. Klicke auf Erstellen.

Ein Feld bearbeiten oder löschen kannst du in derselben Liste. Gibt es noch kein Feld, schlägt Ipster vor, zum Beispiel mit einer Zusammenfassung, der Frage, ob das Gespräch erfolgreich war, und der Stimmung des Anrufers zu beginnen.

Änderungen landen zuerst im Entwurf des Agents und gehen mit Veröffentlichen live. Nutzer eines Kundenkontos können Extraktionsfelder bei geteilten Agents verwalten.

Tipp: je genauer die Beschreibung, desto brauchbarer das Ergebnis. Sage dazu, in welcher Form du die Antwort möchtest.

Es gibt vier Typen. Der Typ bestimmt, in welcher Form Ipster die Antwort erfasst.

• Text: freier Text, zum Beispiel eine Zusammenfassung des Gesprächs.
• Boolean: eine Ja/Nein-Frage, zum Beispiel "Hat der Anrufer eine Beschwerde eingereicht?".
• Zahl: ein numerischer Wert, zum Beispiel eine Bestellnummer.
• Selector: eine Auswahl aus festen Optionen, zum Beispiel "Grund: Frage, Beschwerde, Termin, Sonstiges". Die Optionen trägst du als Liste mit Kommas dazwischen ein.

Welchen Typ wählst du?

• Möchtest du später zählen, filtern oder eine Auswahl entscheiden lassen, was weiter passiert, wähle Boolean oder Selector. Sie liefern immer eine der vorab festgelegten Antworten.
• Möchtest du einen lesbaren Bericht oder eine Erläuterung, wähle Text.
• Geht es um eine Menge oder eine Nummer, wähle Zahl.

Du kannst pro Agent so viele Felder hinzufügen, wie du brauchst. Es sind die Felder, die du in deinen Tools als Variablen wiederfindest.

Die Ergebnisse siehst du pro Gespräch in der Gesprächsdetailansicht:

1. Gehe zu Verbrauch und klicke auf ein Gespräch.
2. Öffne den Tab Daten.
3. Dort stehen die im Gespräch verwendeten Variablen, der Block Extraktion mit den Ergebnissen deiner Felder und eine Übersicht der Aktionen, die nach dem Gespräch ausgeführt wurden.

In der Gesprächsdetailansicht siehst du außerdem das Transkript unter Transkription, die Aktionen des Agents unter Tools und die Aufgaben zum Gespräch unter Aufgaben. Oben rechts kannst du das Gespräch per Link teilen oder als JSON herunterladen.

Möchtest du ein Feld für alle Gespräche auf einmal sehen, schalte dafür eine Spalte im Gesprächsverlauf ein. Siehe die Frage zum Anpassen der Spalten.

Hast du für deine Organisation eine Aufbewahrungsfrist eingestellt, verschwinden Transkript und Analyse nach dieser Frist. In der Gesprächsdetailansicht steht dann ein Hinweis mit dem Datum, an dem das geschah.

Auch ohne eigene Felder erfasst Ipster pro Gespräch einige Angaben. Du siehst sie in der Gesprächsdetailansicht und als Spalten im Gesprächsverlauf unter Verbrauch:

• Absicht: warum der Anrufer oder Chatter sich gemeldet hat.
• Ergebnis: wie das Gespräch ausging.
• Sentiment: die Stimmung des Anrufers.
• Themen: die Themen, die im Gespräch vorkamen.
• Beendigungsgrund: zum Beispiel, dass der Anrufer auflegte, der Agent abschloss oder das Gespräch weitergeleitet wurde.

Absicht und Ergebnis sind nicht standardmäßig als Spalte eingeschaltet. Du fügst sie mit der Schaltfläche Spalte hinzufügen… hinzu.

Das Sentiment bezieht sich nur auf den Teil des Gesprächs mit dem Agent. Wird ein Gespräch an einen Kollegen weitergeleitet, zählt der Teil danach nicht mit. Auch die automatische Zusammenfassung betrifft den Teil mit dem Agent, während das vollständige Transkript, einschließlich des Kollegen, beim Gespräch steht.

Das Sentiment siehst du gebündelt unter Einblicke, als positiv, neutral und negativ, mit der Angabe, auf wie vielen Gesprächen es beruht.

Ruft ein Kunde erneut an, kann der Agent die Zusammenfassung des vorigen Gesprächs mitbekommen. Dafür wird das Extraktionsfeld mit dem Namen samenvatting genutzt. Stelle also sicher, dass der Agent ein Extraktionsfeld mit genau diesem Namen hat und dass dessen Beschreibung eine brauchbare Zusammenfassung ergibt.

So schaltest du es ein:

1. Gehe zu Agent → Verhalten.
2. Schalte Kontext eines früheren Gesprächs erinnern ein. Hat sich der Anrufer schon einmal gemeldet, erhält der Agent die Zusammenfassung dieses Gesprächs automatisch.
3. Wähle bei Zurücksuchen bis, wie weit der Agent zurückschaut: 30 Minuten, 1 Tag, 3 Tage, 7 Tage oder 14 Tage.
4. Wähle bei Auch in Gesprächen suchen von, ob der Agent auch in Gesprächen anderer Agents sucht, zum Beispiel Alle Agenten meines Kontos. Wählst du keine anderen Agents, schaut der Agent nur auf seine eigenen Gespräche.

Tipp: eine kurze, sachliche Zusammenfassung funktioniert am besten, mit dem, was der Kunde fragte, und dem, was vereinbart wurde.

Den Gesprächsverlauf findest du unter Verbrauch → Verlauf. Die Monatsübersicht ("Diesen Monat") ist darin als einklappbares Panel oben zusammengeführt, standardmäßig eingeklappt.

Spalten anpassen

• Mit Spalte hinzufügen… fügst du eine Spalte hinzu. Unter Standard stehen die eingebauten Spalten (Datum, Agent, Dauer, Gesprächstyp, Kosten, Session ID, Beendigungsgrund, Status, Sentiment, Themen, Absicht, Ergebnis). Unter Basierend auf Daten stehen deine eigenen Angaben, zum Beispiel eine Spalte "Filiale" aus einer Variable.
• Spalten entfernen und umsortieren geht ebenfalls. Doppelklicke auf den Namen einer Spalte auf Datenbasis, um sie umzubenennen.
• Deine Einstellung wird gespeichert.

Filtern und suchen

• Suche nach Session ID, Agent oder Nummer.
• Filtere nach Agent, Typ (Web-Gespräch, Web-Chat, WhatsApp, Telefonanruf, ausgehend), Status und Zeitraum.
• Filtere pro Spalte über eine Auswahlliste mit den Werten, die wirklich vorkommen. Wähle Filtern nach in der Spalte und dann einen Wert oder Alle Werte zum Zurücksetzen.
• In den Agentenlisten unter Verbrauch und Einblicke kannst du mit der Suchleiste suchen.

Die Liste zeigt 50 Gespräche pro Seite.

Unter Verbrauch → Verlauf steht am Ende der Filterleiste die Schaltfläche Export CSV.

1. Stelle zuerst die gewünschten Filter ein: Agent, Typ, Status und Zeitraum.
2. Klicke auf Export CSV.
3. Du erhältst eine Datei mit dem Namen call-history-, gefolgt vom Datum.

Der Export enthält alle Zeilen, die in deine Filter fallen, nicht nur die Seite, die du siehst, bis zu höchstens 50.000 Zeilen. Wählst du einen kürzeren Zeitraum, bleibt die Datei übersichtlich.

Die Datei hat pro Gespräch diese Spalten:

• Zeit und Dauer in Sekunden
• Typ
• Kosten, nur wenn dein Konto Preise sehen darf
• Session ID
• Beendigungsgrund und Status
• Sentiment
• von und an (die Nummern)
• Agent

Möchtest du ein einzelnes Gespräch vollständig aufbewahren, öffne es und wähle das Download-Symbol oben rechts. Das ergibt eine JSON-Datei mit dem ganzen Gespräch.

Unter Einblicke im Menü siehst du Statistiken und Trends deiner Agents. Der Tab Übersicht enthält:

• Kennzahlen: Gespräche, Minuten, durchschnittliche Gesprächsdauer, weitergeleitet, Reaktionszeit und positive Stimmung, mit der Angabe, auf wie vielen Gesprächen Letzteres beruht.
• Gespräche pro Tag als Diagramm.
• Gleichzeitige Gespräche: wie viele Gespräche gleichzeitig liefen, mit der Spitze im gewählten Zeitraum ("Spitze in diesem Zeitraum: N gleichzeitig"). Das zählt wirklich die Anzahl der Gespräche, die im selben Moment liefen.
• Kundenzufriedenheit: positiv, neutral und negativ. Das Sentiment bezieht sich nur auf den Teil mit dem Agent, nicht auf das, was nach der Weiterleitung geschah.
• Beendigungsgrund, häufige Themen, genutzte Tools und weitergeleitet an.

Oben wählst du den Zeitraum: diese Woche, dieser Monat, letzter Monat, dieses Quartal, letztes Quartal oder benutzerdefiniert. Du kannst auch einen oder mehrere Agents oder alle Agents auf einmal wählen und in dieser Liste nach dem Namen suchen.

Gibt es für deine Auswahl noch keine Daten, siehst du, dass noch keine Daten vorhanden sind.

Neben der Übersicht hat Einblicke zwei Tabs, die dir helfen, den Agent zu verbessern.

Briefing

• Jeden Montagmorgen erscheint hier automatisch ein wöchentliches Briefing pro Agent. Gibt es noch kein Briefing, kannst du sofort eines erstellen lassen mit Erstellen für den Agent.
• Das Briefing nennt den Zeitraum und die Anzahl der Gespräche und enthält Trends, Top-Fragen (mit der Angabe, wie viele gelöst wurden), aufkommende Themen und Empfehlungen. Frühere Briefings bleiben abrufbar.

Empfehlungen

• Nach der wöchentlichen Analyse erscheinen hier konkrete Vorschläge, nach Art: Prompt, Wissensdatenbank, Integration oder Einstellung.
• Ein Vorschlag mit dem Label "Aus Weiterleitung gelernt" stammt aus einem Gespräch, das ein Kollege übernommen hat. Mit Quellgespräch ansehen öffnest du dieses Gespräch.
• Wähle Als Entwurf übernehmen, um einen Vorschlag in den Entwurf des Agents zu legen. Er geht erst live, wenn du auf der Agentenseite auf Veröffentlichen klickst. Ein Vorschlag für die Wissensdatenbank wird direkt zur Wissensdatenbank hinzugefügt. Mit Verwerfen legst du einen Vorschlag beiseite, und mit Im Chat besprechen arbeitest du ihn im Chat aus.
• Erledigte Vorschläge siehst du mit Erledigte anzeigen.

Das siehst du im Tab Impact bei Einblicke. Dort steht ein Vergleich der 14 Tage vor und der 14 Tage nach dem Livegang jeder veröffentlichten Version des Agents.

Pro Version siehst du:

• die Anzahl der Gespräche
• die Weiterleitungsquote, also welcher Anteil der Gespräche weitergeleitet wurde

Lies das als Indikation. Unterschiede können auch durch Saison- oder Volumeneffekte entstehen, zum Beispiel eine volle Woche oder eine Aktion deines Unternehmens. Ist in einem der Zeiträume zu wenig los, steht dort, dass zu wenige Gespräche für einen verlässlichen Vergleich vorliegen, und das Minimum wird genannt.

Gibt es noch keine veröffentlichten Versionen zum Vergleichen, ist der Tab leer.

Tipp: ändere lieber nur eine Sache auf einmal, bevor du auf Veröffentlichen klickst. Dann weißt du besser, welche Änderung den Unterschied gemacht hat.

Unter Transkripte im Menü (früher Casus) holst du Gesprächsaufnahmen aus deiner Telefonanlage ab, transkribierst sie und analysierst sie. Das funktioniert mit einer Elevate-UC- oder Voys-Ascend-Umgebung.

So funktioniert es:

1. Klicke auf Nieuwe transcriptie, vergib einen Namen und wähle die Plattform, Elevate UC oder Voys Ascend.
2. Verbinde die Umgebung mit den Zugangsdaten, die dein Administrator in Elevate oder Ascend erstellt. Diese Daten gibst du nur auf diesem Bildschirm ein.
3. Hole die Aufnahmen für einen Zeitraum ab, mit Vanaf und Tot.
4. Pro Aufnahme siehst du den Status, die Nummer beider Seiten, die Dauer und eine Schaltfläche für den nächsten Schritt. Du kannst die Transkription, die Zusammenfassung und den SOEP-Bericht erstellen lassen.

Der SOEP-Bericht ist ein strukturierter Triagebericht mit Subjektiv, Objektiv, Evaluation und Plan, gedacht zum Beispiel für den Pflegebereich.

Möchtest du eine Transkription nicht mehr, löschst du sie über das Papierkorb-Symbol. Alle zugehörigen Aufnahmen und Transkripte gehen dann mit.

Auf der Seite einer Transkription bestimmst du, was mit neuen Gesprächen geschieht. Das steht in vier Blöcken.

Welche Gespräche

Hake die Gesprächsarten an, die aufgegriffen werden: Inkomend (eingehend), Uitgaand (ausgehend) und Intern. Die übrigen werden übersprungen, lösen keine Meldung aus und zählen nicht mit. Ist alles abgewählt, wird nichts aufgegriffen. Intern leitet Ipster aus der Nummer ab: eine kurze Nummer ohne Ländervorwahl ist ein Nebenstellenanschluss. Lässt sich ein Gespräch nicht einordnen, wird es trotzdem gemeldet.

Aktionen

Pro Aktion schaltest du ein oder aus: Transcriptie (der Rohtext), Samenvatting (Zusammenfassung, optional mit eigenem Prompt) und SOEP-verslag. Bei jeder Aktion kannst du eine eigene Nachricht für das Ergebnis festlegen.

Benachrichtigung an Elevate Chat

Verbinde Elevate Chat und wähle Empfänger. Ipster sendet dann automatisch eine Benachrichtigung bei einem neuen Gespräch, mit Links, über die du die Aktionen auf Anfrage startest. Das Bericht-sjabloon (Nachrichtenvorlage) bestimmt den Text. Variablen: {{date}}, {{phone_number}}, {{transcript_url}}, {{summary_url}}, {{soep_url}} und für direkten Inhalt {{transcript_text}}, {{summary_text}} und {{soep_text}}.

Nutzt du die Variablen mit direktem Inhalt, lässt Ipster die Aufnahme sofort transkribieren oder analysieren, sobald sie erkannt wird. Das braucht zusätzliche Verarbeitung und die Benachrichtigung kann 1 bis 2 Minuten später kommen.

Hast du eine Frage oder Anmerkung zu einem bestimmten Gespräch, zum Beispiel weil der Agent etwas Falsches sagte? Mach daraus eine Aufgabe für das Ipster-Team.

1. Gehe zu Verbrauch und öffne das Gespräch.
2. Öffne den Tab Aufgaben.
3. Klicke auf Aufgabe hinzufügen und beschreibe die Aufgabe. Mit @ markierst du jemanden.
4. Wähle die Priorität und klicke auf Aufgabe erstellen.

Die Aufgabe erhält automatisch den Link zum Gespräch. Antworten und Fortschritt verfolgst du unter Aufgaben im Menü. Von einer Aufgabe aus klickst du dort auch zum Gespräch durch.

Aufgaben gehören zu deiner Organisation. Aufgaben, die jemand erstellt, sind für alle Mitglieder sichtbar, mit der Angabe, wer sie erstellt hat. Auf der Aufgabenseite wechselst du zwischen Offen und Geschlossen.

Geht deine Frage nicht um ein einzelnes Gespräch, nutze Neue Aufgabe auf der Aufgabenseite. Geht es um ein Gespräch, erstelle die Aufgabe aus der Gesprächsdetailansicht, damit der Link dabei ist.

Auf Verbrauch siehst du alle Gespräche deiner Agents und was sie verbrauchen. Die Seite hat zwei Tabs:

• Verlauf: die Liste aller Gespräche, mit dem einklappbaren Panel Diesen Monat oben.
• Pro Agent: die Zahlen pro Agent, siehe die Frage dazu.

In der Liste siehst du pro Gespräch unter anderem das Datum, die Dauer, den Agent und den Kanal: Telefon (eingehend oder ausgehend), Web, Chat oder WhatsApp. Standardmäßig gibt es außerdem Spalten unter anderem für Beendigungsgrund, Status, Sentiment und Themen. Spalten hinzufügen, entfernen oder umsortieren kannst du selbst, siehe die Frage zu Filtern und Spalten.

Das Panel Diesen Monat ist standardmäßig eingeklappt. Klappst du es auf, siehst du für den Kalendermonat die Gesamtzahl der Sitzungen, die Gesamtzahl der Minuten, die Anzahl abgeschlossener Gespräche und, wenn dein Konto Preise sehen darf, die Gesamtkosten. Darunter stehen der Verbrauch pro Kanal und ein Diagramm der letzten 14 Tage.

Klicke auf ein Gespräch, um die Gesprächsdetailansicht zu öffnen.

Den Verbrauch pro Kanal findest du im Panel Diesen Monat auf der Seite Verbrauch → Verlauf. Klappe das Panel auf. Du siehst vier Blöcke, über den Kalendermonat:

• Telefon: die Anzahl der Telefongespräche, mit der Angabe, wie viele eingehend und wie viele ausgehend.
• WhatsApp: die Anzahl der WhatsApp-Gespräche.
• Chat: die Anzahl der Chat- und Web-Gespräche zusammen, mit der Aufteilung zwischen Chat und Web.
• SMS: die Anzahl der SMS, die die Agents mit dem SMS-Tool gesendet haben.

Darunter steht ein gestapeltes Diagramm der letzten 14 Tage. Pro Tag siehst du, wie sich der Verkehr auf Telefon, WhatsApp, Chat und Web verteilt. Darf dein Konto Preise sehen, steht daneben ein Liniendiagramm mit den Kosten pro Tag.

Möchtest du die Aufteilung pro Agent, öffne den Tab Pro Agent. Möchtest du die Aufteilung über einen anderen Zeitraum, gehe zu Einblicke, wo du den Zeitraum selbst wählst.

Unter Verbrauch → Pro Agent siehst du die Zahlen dieses Kalendermonats, pro Agent in einer Tabelle. Pro Agent siehst du:

• die Anzahl der Sitzungen
• die Anzahl der Gespräche pro Kanal: Telefon, WhatsApp, Chat und SMS
• die Minuten
• die durchschnittliche Dauer
• die Gesamtkosten, nur wenn dein Konto Preise sehen darf

So siehst du auf einen Blick, welcher Agent am meisten zu tun hat und auf welchem Kanal. Die Zahlen folgen demselben Kalendermonat wie die Karten im Panel Diesen Monat und wie Einblicke, sind also untereinander vergleichbar.

Du siehst nur die Agents, auf die du Zugriff hast. Agents gehören zu deiner Organisation, daher sieht jeder mit Zugriff auf einen Agent dieselben Zahlen für diesen Agent.

Klicke unter Verbrauch auf ein Gespräch in der Liste, um die Gesprächsdetailansicht zu öffnen. Oben stehen das Datum und der Kanal. Du siehst unter anderem:

• die Dauer und, wenn dein Konto Preise sehen darf, die Kosten mit der Aufschlüsselung nach Bestandteilen: das Sprachmodell (llm), die Spracherkennung (stt), die Stimme (tts) und die Telefonie
• die Gesprächsanalyse: Beendigungsgrund, Status, Sentiment und Themen
• bei einem Telefongespräch die Aufnahme, falls vorhanden, mit einem Player

Darunter stehen Tabs:

• Transkription: das Transkript des Gesprächs, auch mit dem Kollegen, wenn weitergeleitet wurde. Beim Chat siehst du die Nachrichten, auch Fotos.
• Tools: welche Tools der Agent aufrief, wann, mit welchen Argumenten und mit welchem Ergebnis. Auch der Inbound-Webhook steht hier, mit der Anfrage.
• Daten: Variablen, Extraktionsergebnisse und die Aktionen nach dem Gespräch.
• Aufgaben: die Aufgaben zu diesem Gespräch.

Über die Schaltflächen oben öffnest du die Zeitleiste, teilst das Gespräch per Link, lädst es als JSON herunter oder siehst es dir auf dem Workflow-Canvas des Agents noch einmal an.

Jedes Gespräch hat einen Beendigungsgrund, in der Gesprächsdetailansicht und als Spalte im Verlauf. Das sind die Gründe:

• Kunde beendet: der Anrufer hat aufgelegt.
• Agent beendet: der Agent hat das Gespräch mit der Aktion Gespräch beenden abgeschlossen.
• Weitergeleitet: der Anrufer wurde an einen Kollegen oder eine andere Nummer weitergeleitet.
• Weitergeleitet, Agent aus: der Agent war ausgeschaltet und der Anrufer ging an die Notfallnummer.
• Zeitlimit erreicht oder Max. Dauer erreicht: die maximale Gesprächsdauer des Agents wurde erreicht.
• Stille-Timeout: der Anrufer sagte nichts mehr und das Gespräch wurde nach Stille beendet.
• Mailbox: die Mailbox des Anrufers wurde erkannt.
• Keine Antwort: es kam keine Antwort.
• Manuell geschlossen: jemand hat das Chat-Gespräch mit Gespräch schließen geschlossen.
• Automatisch geschlossen: das Gespräch wurde automatisch geschlossen, zum Beispiel weil nicht mehr reagiert wurde.
• Fehler aufgetreten: technisch ging etwas schief.

Über die API heißt der Grund unter anderem user_hangup, agent_hangup, transfer, agent_inactive_transfer, timeout, silence_timeout, voicemail, closed und error. Unter Einblicke siehst du die Verteilung der Gründe über einen Zeitraum.

In der Gesprächsdetailansicht kannst du die Zeitleiste öffnen. Sie zeigt Schritt für Schritt, was im Gespräch geschah: welche Tools der Agent aufrief, wann, mit welchen Parametern und was das Ergebnis war. Auch Telefonie-Aktionen wie Rechnungen abrufen, Anwesenheit prüfen und Weiterleiten stehen dort. Fehlgeschlagene Aktionen siehst du mit der Fehlermeldung. Tool-Antworten werden bis zu 2000 Zeichen angezeigt.

Einige Meldungen sind besonders:

• Direkt weitergeleitet: der Anrufer stand auf der Liste der direkten Weiterleitung, oder der Inbound-Webhook leitete weiter. Ist die Weiterleitung fehlgeschlagen, steht die Meldung in Rot mit der Fehlermeldung.
• Verknüpft mit einem WhatsApp-Gespräch mit dieser Nummer oder Verknüpft mit einem kürzlichen Telefonat mit dieser Nummer: ein Link zum anderen Kanal derselben Nummer.
• Sprache gewechselt: der mehrsprachige Agent wechselte in eine andere Sprache.

Entspricht die Gesprächsdauer oder der Beendigungsgrund nicht deiner Erwartung, schaue zuerst in die Zeitleiste. Dort siehst du oft, was vor dem Ende geschah.

Über der Liste unter Verbrauch → Verlauf steht eine Filterleiste:

• Suchen nach Session ID, Agent oder Nummer.
• Agent: wähle einen Agent oder alle Agents. Das ist eine Auswahlliste mit Suchleiste, praktisch, wenn du viele Agents hast. Diese Suchleiste gibt es auch in den Agentenlisten unter Einblicke.
• Typ: alle Typen, Web-Gespräch, Web-Chat, WhatsApp, Telefonanruf oder ausgehend.
• Status: alle Status, abgeschlossen, aktiv oder fehlgeschlagen.
• Zeitraum: ein Start- und Enddatum.

Außerdem lassen sich die Spalten vollständig anpassen. Mit Spalte hinzufügen… wählst du aus den Standardspalten oder aus Spalten auf Basis deiner eigenen Daten, zum Beispiel einer Spalte "Filiale". Spalten kannst du auch entfernen und umsortieren. Deine Einstellung wird gespeichert. Das Filtern pro Spalte funktioniert mit einer Liste, die nur die Werte zeigt, die wirklich vorkommen.

Über die Filterleiste exportierst du die Gespräche innerhalb deiner Filter mit Export CSV.

Die Spalten Absicht und Ergebnis sind nicht standardmäßig eingeschaltet. Füge sie hinzu, wenn du sehen möchtest, warum Leute anrufen und wie das Gespräch ausging.

Die Fakturierung findest du unter Organisation → Fakturierung im Menü. Die Seite Organisation bündelt alles zu deiner Organisation an einem Ort: Firmendaten, Team & Rechte, Fakturierung, API-Schlüssel und Aktivität. Der einzelne Menüpunkt Billing ist darin aufgegangen.

Der Tab Fakturierung hat vier Bereiche:

• Übersicht: dein Tarif, der Verbrauch im aktuellen Zeitraum und, wenn dein Konto Preise sehen darf, die erwartete Rechnung.
• Rechnungen: der Rechnungsverlauf.
• Zahlungsmethode: wie du bezahlst.
• Rechnungsdaten: deine Firmen- und Adressdaten für die Rechnung.

Ob du den Tab Fakturierung siehst, hängt von deiner Rolle ab. Administratoren legen unter Organisation → Team & Rechte pro Rolle fest, welche Bereiche sichtbar sind, darunter Rechnungen.

Ist noch kein Tarif festgelegt, steht dort "Noch kein Tarif festgelegt". Dein Verbrauch wird trotzdem erfasst. Sobald dein Tarif feststeht, siehst du hier, was du monatlich zahlst.

Unter Organisation → Fakturierung → Übersicht steht der Block Verbrauch in diesem Zeitraum. Für den laufenden Monat zeigt er eine Anzeige mit:

• der Anzahl der Minuten, die deine Organisation verbraucht hat
• der Anzahl der Minuten, die in deinem Tarif inbegriffen sind
• der Anzahl der Minuten, die noch verbleiben, oder der Anzahl der Minuten, die du über dem Limit liegst

Mehrverbrauch ist der Verbrauch über der inbegriffenen Minutenzahl. Liegst du über dem Limit, erscheint das als "Min. über dem Limit".

Darf dein Konto Preise sehen und ist dein Tarif festgelegt, steht unter der Anzeige auch die Erwartete Rechnung: der Abonnementbetrag, plus der Mehrverbrauch, falls es einen gibt.

Für ein detaillierteres Bild, pro Gespräch, pro Agent oder pro Kanal, gehe zu Verbrauch. Dort siehst du auch, wie viele Minuten jedes Gespräch gedauert hat.

Deine Zahlungsmethode richtest du unter Organisation → Fakturierung → Zahlungsmethode ein. Es gibt zwei Arten zu zahlen:

• Automatischer Einzug: der Monatsbetrag wird monatlich automatisch über die verknüpfte Zahlungsmethode abgebucht, zum Beispiel eine Karte. Zahlungen werden sicher über Stripe verarbeitet.
• Rechnung per E-Mail: Rechnungen werden per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse gesendet, die du unter Rechnungsdaten eingetragen hast.

So richtest du automatisches Zahlen ein:

1. Klicke auf Zahlungsmethode einrichten. Du gelangst zur gesicherten Seite von Stripe.
2. Gib dort deine Zahlungsmethode ein und schließe ab. Danach kommst du zurück zu Ipster.
3. Die Seite aktualisiert sich von selbst und du siehst "Automatischer Einzug aktiv".

Ist der automatische Einzug aktiv, siehst du, welche Zahlungsmethode verknüpft ist, zum Beispiel eine Karte mit den letzten Ziffern. Mit Verwalten oder Ändern öffnest du das Zahlungsportal von Stripe, um die Methode anzupassen.

Welche der beiden Arten für deine Organisation gilt, hängt davon ab, wie deine Fakturierung eingerichtet ist. Hast du dazu eine Frage, wende dich an Ipster oder deinen Partner.

Die Angaben, die auf deiner Rechnung erscheinen, änderst du unter Organisation → Fakturierung → Rechnungsdaten:

• Firmenname: der Name auf der Rechnung.
• Rechnungs-E-Mail: die Adresse, an die Rechnungen gehen, wenn du per E-Mail zahlst.
• Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
• Land: Niederlande, Belgien, Deutschland oder Vereinigtes Königreich.
• USt-IdNr.: optional.

Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu sichern. Du erhältst die Meldung "Rechnungsdaten gespeichert".

Bereits erstellte Rechnungen findest du im Tab Rechnungen.

Stimmen Name oder Platzierung deiner Organisation in deinen Firmendaten unter Organisation → Allgemein nicht? Diese verwaltet dein Partner oder Ipster.

Deine Rechnungen findest du unter Organisation → Fakturierung → Rechnungen, im Rechnungsverlauf. Du siehst die letzten 12 Rechnungen, die neueste oben. Pro Rechnung siehst du:

• den Monat, auf den sich die Rechnung bezieht
• die Anzahl der verbrauchten Minuten und, falls vorhanden, die Anzahl der Minuten über dem Limit
• den Status, zum Beispiel Bezahlt oder Offen
• den Betrag, wenn dein Konto Preise sehen darf
• ein Download-Symbol, wenn es ein PDF der Rechnung gibt

Gibt es noch keine Rechnungen, steht dort "Noch keine Rechnungen".

Wird deine Rechnung per E-Mail versendet, kommt sie auch an die Rechnungs-E-Mail-Adresse unter Rechnungsdaten. Fehlt dir eine Rechnung oder stimmt etwas nicht, wende dich an deinen Ansprechpartner bei Ipster oder deinen Partner.

Die Dauer eines Gesprächs wird in Sekunden erfasst und in Minuten angezeigt. Die Minuten all deiner Gespräche zusammen bilden deinen Verbrauch, den du unter Verbrauch und unter Fakturierung wiedersiehst.

Die Kosten eines Gesprächs bestehen aus mehreren Bestandteilen:

• das Sprachmodell (llm)
• die Spracherkennung (stt)
• die Stimme (tts)
• die Telefonie

In der Gesprächsdetailansicht unter Verbrauch siehst du die Aufschlüsselung nach Bestandteilen, wenn dein Konto Preise sehen darf. Ein Chat-Agent hat keine Spracherkennung und keine Stimme, weil er Text nutzt.

Wie sich dein Verbrauch zu deinem Tarif verhält, siehst du unter Organisation → Fakturierung → Übersicht. Welcher Betrag für deine Organisation gilt, steht bei deinem Tarif und in deinem Angebot oder deiner Vereinbarung mit Ipster oder deinem Partner. Auf dieser Seite findest du nur die Funktionsweise.

Eine Schätzung vorab siehst du mit dem Kostenrechner in den Einstellungen eines Agents, wo die geschätzten Kosten pro Minute für die gewählten Modelle stehen.

Ob du Kosten und Preise siehst, ist eine Einstellung deines Kontos. Hat dein Konto kein Recht, Preise zu sehen, fehlen sie an mehreren Stellen:

• die Spalte und die Karte mit Kosten unter Verbrauch
• die Kosten pro Bestandteil in der Gesprächsdetailansicht
• die Spalte mit Kosten im CSV-Export
• der Tarif und die erwartete Rechnung unter Fakturierung
• der Betrag pro Rechnung im Rechnungsverlauf

Der Verbrauch selbst, wie die Anzahl der Gespräche und die Minuten, bleibt sichtbar. Das Wallboard zeigt bewusst keine Kosten, auch nicht für Nutzer mit Preisrechten.

Neue Konten, die ein Partner oder Ipster anlegt, zeigen standardmäßig keine Preise. Möchtest du sie sehen, bitte deinen Partner oder Ipster, es für dein Konto einzuschalten.

Ja. Der Verbrauch eines Agents bleibt erhalten.

• Einen Agent löschen bedeutet archivieren. Der Agent verschwindet aus allen Listen und ist ausgeschaltet, aber seine Gespräche und sein Verbrauch bleiben erhalten und zählen weiterhin mit. Versehentlich gelöscht? Innerhalb von 30 Tagen stellt ein Administrator ihn über Organisation → Allgemein → Gelöschte Agenten wieder her.
• Einen Agent ausschalten: Anrufer werden dann automatisch an die Notfallnummer weitergeleitet, statt in Stille zu warten. Eine solche Sitzung steht ganz normal in deinem Verbrauchsverlauf, mit dem Grund: "Weitergeleitet, Agent aus".
• Aufbewahrungsfrist: legst du für deine Organisation eine Aufbewahrungsfrist fest, löscht Ipster nach dieser Frist jede Nacht die Inhalte der Gespräche, wie Transkripte, Aufnahmen und Chat-Nachrichten. Verbrauch, Kosten und Statistiken bleiben erhalten.

Die Gespräche eines gelöschten Agents bleiben also erhalten und zählen weiterhin zu deinem Verbrauch.

Mit der REST-API verwaltest du Ipster aus deinem eigenen System, Skript oder deiner Automatisierung. Du kannst unter anderem Agents ansehen und einstellen, Gespräche mit Transkript abrufen, ausgehende Anrufe starten, Aufgaben nachverfolgen sowie Telefonnummern und Wissensdatenbanken ansehen.

Anfragen und Antworten sind JSON. Du meldest dich mit einem API-Schlüssel an, den du selbst erstellst, siehe die nächste Frage. Die vollständige API-Dokumentation mit allen Endpoints, Parametern und Beispielen findest du in der App unter API Docs, sobald du eingeloggt bist.

Soll ein KI-Assistent mit deiner Ipster-Umgebung arbeiten? Dann schau beim Thema Ipster in deinem KI-Assistenten.

Einen API-Schlüssel erstellst du selbst in der App:

1. Gehe zu Organisation → API-Schlüssel (als Partner heißt das Meine Organisation → API-Schlüssel).
2. Klicke auf Schlüssel erstellen und gib dem Schlüssel einen Namen.
3. Wähle den Typ REST-API. Der Typ Für KI-Assistenten (MCP) ist für KI-Assistenten gedacht und funktioniert nicht in der REST-API.
4. Wähle unter Berechtigungen pro Bereich Lesen und/oder Schreiben: agents, calls, phone-numbers, knowledge-bases und tasks. Nichts ausgewählt bedeutet vollen Zugriff.
5. Trage optional eine IP-Zugriffsliste (optional) ein, zum Beispiel 1.2.3.4, 5.6.7.0/24. Der Schlüssel funktioniert dann nur von diesen Adressen.
6. Bestätige mit Schlüssel erstellen und kopiere den Schlüssel.

Du siehst den Schlüssel nur einmal, bewahre ihn also sicher auf. Einen Schlüssel, den du nicht mehr brauchst, widerrufst du in derselben Liste. Schlüssel gehören zur Organisation, nicht zu einer Person.

Ein Schlüssel gehört zu einer Organisation und sieht nur, was zu dieser Organisation und den Kunden darunter gehört. Mit einem Partnerschlüssel siehst du also die Daten all deiner Kunden, mit dem Schlüssel einer Kundenorganisation nur die dieser Organisation.

Einschränken kannst du auf zwei Arten:

• Rechte pro Bereich: Agents, Gespräche, Telefonnummern, Wissensdatenbanken und Aufgaben, jeweils mit Lesen und Schreiben.
• Eine IP-Zugriffsliste, damit der Schlüssel nur von deinem eigenen Server aus funktioniert.

Gib einer Anbindung nur die Rechte, die sie braucht, und widerrufe Schlüssel, die du nicht mehr nutzt.

Mit dem Event-Webhook erhält dein eigenes System automatisch eine HTTP-Anfrage, wenn ein Gespräch beginnt oder endet. So aktualisierst du zum Beispiel direkt dein CRM oder benachrichtigst dein Team nach jedem Gespräch.

Einrichten in der App:

1. Öffne den Agent und gehe zu Webhook.
2. Trage unter Event-Webhook die Webhook URL ein, zum Beispiel https://dein-system.de/webhook.
3. Wähle unter Events, welche du erhalten willst: Anruf gestartet (call_started), Anruf beendet (call_ended) oder beide. Standardmäßig ist call_ended aktiv.
4. Speichere den Agent.

Ipster sendet für jedes gewählte Event einen POST mit JSON an deine URL. Bei vorübergehenden Fehlern versucht es Ipster erneut. Ipster sendet selbst keine Zugangsdaten mit, sichere deinen Endpunkt also mit einem eigenen Geheimnis in der URL oder mit einem zusätzlichen Header (siehe nächste Frage).

Ist der Datenschutzfilter aktiv (Privacy & guardrails), werden sensible Daten auch in ausgehenden Webhooks maskiert.

Ohne Anpassung sendet Ipster eine feste Standard-Payload mit diesen Feldern:

• event: call_started oder call_ended
• agent_id, session_id, room_name und timestamp (ISO 8601)
• from_number, to_number und contact_number (die Nummer des Kunden, unabhängig von der Richtung)
• transcript (das vollständige Transkript als Text)
• post_call: die Ergebnisse der Analyse nach dem Gespräch, etwa samenvatting, sentiment, intentie, uitkomst und deine eigenen Extraktionsfelder

Ein Beispiel für eine call_ended-Nachricht:

{"event": "call_ended", "agent_id": "AGENT_ID", "session_id": "SESSION_ID", "from_number": "+31612345678", "to_number": "+31201234567", "transcript": "Nutzer: Hallo...", "post_call": {"samenvatting": "Kunde möchte einen Rückruf", "sentiment": "positief"}}

Schalte unter Payload & headers die angepasste Payload ein, um die JSON-Struktur selbst festzulegen. Du nutzt {{Feld}}-Platzhalter, mit einem Punkt für Unterelemente. Verfügbar sind unter anderem:

• {{event}}, {{agent_id}}, {{session_id}}, {{timestamp}}, {{room_name}}
• {{from_number}}, {{to_number}}, {{contact_number}} und {{direction}} (inbound oder outbound)
• {{dynamic_variables.name}} für deine eigenen Gesprächsvariablen
• nur bei call_ended: {{duration_seconds}}, {{end_reason}}, {{transcript}}, {{recording_url}}, {{cost_total}}, {{usage.llm_tokens_input}} und {{post_call.feldname}}

Zum Beispiel das Template {"kunden_id": "{{post_call.kunden_id}}"} für call_ended. Ein Event ohne eigenes Template erhält die Standard-Payload. Steht ein Platzhalter als ganzer Wert, bleibt der Typ erhalten. Ein unbekanntes Feld wird leer. Unter Payload & headers fügst du auch zusätzliche HTTP-Header hinzu, etwa X-Api-Key, deren Wert ebenfalls Platzhalter enthalten darf. cost_total und usage stehen nur in der Payload, wenn du sie selbst aufnimmst.

Der eingehende Webhook wird zu Beginn eines eingehenden Gesprächs aufgerufen, bevor der Anrufer den Agent hört. Mit deiner Antwort holst du Kundendaten, gibst dem Agent Variablen mit oder leitest das Gespräch an einen anderen Agent oder einen Kollegen weiter.

Ipster sendet einen POST mit JSON:

{"event": "call_inbound", "agent_id": "AGENT_ID", "session_id": "SESSION_ID", "from_number": "+31612345678", "to_number": "+31201234567", "room_name": "ROOM_NAME", "timestamp": "2026-06-11T09:21:54.000Z"}

Antworte mit HTTP 200 und JSON. Alle Felder sind optional:

• dynamic_variables: Schlüssel-Wert-Paare, im Prompt als {{Schlüssel}} verfügbar, zum Beispiel {"dynamic_variables": {"kundenname": "Jan Jansen", "kundennummer": "12345"}}.
• system_prompt: ersetzt den Prompt für dieses Gespräch.
• override_agent_id: leitet das Gespräch an einen ganz anderen Agent weiter, mit eigener Stimme, eigenem Prompt und eigenen Tools. Praktisch, wenn eine Nummer mehrere Standorte bedient.
• agent_override: ändert einzelne Einstellungen für dieses Gespräch. Erlaubt sind voice_id, tts_provider, tts_model, llm_model, llm_provider, language, response_eagerness, interruption_sensitivity, first_message, first_message_mode, backchanneling_enabled, backchannel_frequency, reminder_seconds und silence_timeout_seconds.
• direct_transfer_number (E.164) mit optionalem direct_transfer_message: Der Agent startet dann nicht und der Anrufer wird sofort weitergeleitet. Die übrigen Felder werden ignoriert. Lass die Meldung leer für völlige Stille, ein wörtlicher . wird hörbar gesprochen.

Die Antwort darf auch unter call_inbound verschachtelt sein. Ipster wartet höchstens 10 Sekunden und versucht es bei Verbindungsfehlern bis zu 3 Mal. Kommt dein Webhook zu spät, startet das Gespräch einfach ohne diese Daten.

Der Anrufer-Lookup-Webhook funktioniert andersherum als der eingehende Webhook. Dein Telefon- oder CRM-System fragt Ipster nach den letzten Gesprächsdaten eines Anrufers, zum Beispiel für ein Screen-Pop. Willst du dagegen beim Eingang Kundendaten aus deinem System holen, nutze den eingehenden Webhook oder die Anruferkennung des Agents.

Einrichten:

1. Öffne den Agent und gehe zu Webhook, bei Anrufer-Lookup-Webhook.
2. Schalte Aktivieren ein und speichere. Danach erscheint die URL.
3. Wähle unter Zurückzugebende Felder, was in der Antwort steht: from_number, to_number, started_at, ended_at, duration_seconds, end_reason, user_sentiment, samenvatting, sentiment, die Gesprächsvariablen (dynamic_variables) und deine eigenen Extraktionsfelder.
4. Kopiere die URL und ersetze [beller_nummer] durch die Nummer des Anrufers.

Die URL enthält ein geheimes Token. Halte sie also privat.

Die Anfrage ist ein GET. Ipster sucht das letzte Gespräch dieses Agents mit dieser Nummer, auch wenn die Nummer anders geschrieben ist (+316..., 06..., 316...). Antwort, wenn es ein Gespräch gibt:

{"found": true, "from_number": "+31612345678", "samenvatting": "Kunde möchte einen Rückruf"}

Wird nichts gefunden, ist der Webhook aus oder stimmt das Token nicht, erhältst du {"found": false}. Hat das Gespräch gerade erst begonnen, wartet Ipster bis zu etwa 12 Sekunden auf Daten, die noch eintreffen.

Mit Redcactus-Format antwortet Ipster im Format von Redcactus: {"success": true, "parameters": [{"samenvatting": "..."}]}, mit allen Werten als Text, und {"success": false, "parameters": []}, wenn nichts da ist. Mit Neues Token generieren machst du die alte URL ungültig, praktisch, wenn sie durchgesickert ist. Es gilt ein Limit von 60 Abfragen pro Minute pro Token (danach 429).

Mit dem Ipster-Connector arbeitest du aus deinem eigenen KI-Assistenten mit deiner Ipster-Umgebung, zum Beispiel aus Claude, ChatGPT, Cursor oder n8n. Du kannst Gespräche analysieren, Zahlen abfragen, Transkripte lesen und Agents verbessern, ohne das Ipster-Dashboard zu öffnen. Der Connector nutzt das Model Context Protocol (MCP), das diese KI-Umgebungen unterstützen. Ipster ist hier also der MCP-Server für deinen KI-Assistenten.

Die Adresse des Connectors lautet:

https://mcp.ipster.ai/mcp

Du brauchst ein Ipster-Konto. Beim Verbinden legst du selbst fest, was der Assistent darf: nur lesen, Änderungen vorschlagen (als Entwurf) oder alles. Die Erklärung mit der URL zum Kopieren findest du in der App unter Organisation → API-Schlüssel. Eine öffentliche Erklärung ohne Anmeldung gibt es unter https://mcp.ipster.ai.

Du stellst einfach eine Frage oder gibst einen Auftrag in deinem eigenen Assistenten. Zum Beispiel:

• "Wie haben sich meine Agents diese Woche geschlagen?"
• "Zeig mir die Gespräche über Rechnungen, die nicht gut gelaufen sind."
• "Ändere die Begrüßung des Empfangs-Agents."

Der Assistent kann unter anderem Gespräche mit Analyse abrufen (Ziel erreicht, Stimmung, Absicht, Ergebnis und Zusammenfassung), ein Gespräch mit Transkript und Aufnahme-Link ansehen, Zahlen für einen Zeitraum nennen (pro Kanal, Minuten, weitergeleitet und Stimmung), Aufgaben, Wissensdatenbanken und Telefonnummern zeigen, Testergebnisse eines Agents anzeigen und die Wochenbriefings mit Verbesserungsvorschlägen abrufen. Mit der passenden Stufe kann er auch Prompt und Einstellungen eines Agents als Entwurf ändern, Testfälle ausführen, eine Aufgabe aktualisieren und ein Dokument zu einer Wissensdatenbank hinzufügen. Als Partner funktioniert das auch für deine Kunden.

Es sind zwei verschiedene Richtungen desselben Protokolls.

• Ipster in deinem KI-Assistenten (dieser Connector): Ipster ist der MCP-Server. Du verbindest Claude, ChatGPT oder einen anderen Assistenten mit Ipster, und der Assistent nutzt Ipster-Daten und -Funktionen für dich. Du richtest das unter Organisation → API-Schlüssel ein.
• Das Tool MCP-Server in einem Agent: Der Agent ist der Nutzer. Du verbindest einen Agent mit einem externen MCP-Server, zum Beispiel über Composio, n8n, Zapier oder einen eigenen Server. Der Agent entdeckt die Tools dieses Servers zu Beginn eines Gesprächs und kann sie während der Gespräche aufrufen. Das stellst du bei den Tools des Agents ein, unter Agent → Tools.

Kurz gesagt: Beim Connector nutzt dein KI-Assistent Ipster, beim Tool nutzt dein Agent einen anderen Server. Du kannst beides nebeneinander verwenden.

So verbindest du Ipster in Claude.ai:

1. Gehe in Claude.ai zu Einstellungen → Connectors und wähle Benutzerdefinierten Connector hinzufügen.
2. Trage als Namen Ipster und als URL https://mcp.ipster.ai/mcp ein.
3. Klicke auf Verbinden. Du gelangst zu Ipster und meldest dich mit deinem eigenen Ipster-Konto an.
4. Wähle die Organisation und was der Assistent darf, und klicke auf Erlauben.

Auf dem Zustimmungsbildschirm von Ipster siehst du, welche Anwendung Zugriff anfragt. Der Assistent sieht nur die Organisation, die du wählst, und als Partner die Kunden darunter. Du kannst die Verbindung jederzeit widerrufen (siehe die Frage zu Sicherheit und Verwaltung).

ChatGPT: Füge in den Einstellungen von ChatGPT einen Connector mit der URL https://mcp.ipster.ai/mcp hinzu. Dafür muss der Entwicklermodus aktiv sein. Danach meldest du dich bei Ipster an und erlaubst die Verbindung, genau wie bei Claude.ai.

Claude Code: Führe diesen Befehl aus:

claude mcp add --transport http ipster https://mcp.ipster.ai/mcp

Claude Code öffnet den Browser, damit du dich bei Ipster anmelden und die Verbindung erlauben kannst.

Andere KI-Umgebungen mit Anmeldebildschirm funktionieren genauso: Füge einen Connector mit derselben URL hinzu, melde dich bei Ipster an und erlaube die Verbindung. Hat deine Umgebung keinen Anmeldebildschirm, nutze einen Schlüssel (siehe nächste Frage).

Für Umgebungen ohne Anmeldebildschirm nutzt du einen Schlüssel:

1. Gehe zu Organisation → API-Schlüssel und klicke auf Schlüssel erstellen.
2. Wähle den Typ Für KI-Assistenten (MCP).
3. Wähle unter Was darf der Assistent? eine Stufe, oder stelle die Berechtigungen einzeln mit Genau einstellen ein.
4. Erstelle den Schlüssel. Du erhältst sofort die Anleitung mit dem Schlüssel darin. Du siehst den Schlüssel nur einmal.

Nutze dieselbe URL, https://mcp.ipster.ai/mcp, und sende den Schlüssel als Authorization: Bearer YOUR_API_KEY mit. Beispiele:

• Claude Code: claude mcp add --transport http ipster https://mcp.ipster.ai/mcp --header "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"
• Cursor und andere Clients (mcp.json): {"mcpServers": {"ipster": {"type": "http", "url": "https://mcp.ipster.ai/mcp", "headers": {"Authorization": "Bearer YOUR_API_KEY"}}}}
• n8n (MCP Client): URL https://mcp.ipster.ai/mcp und der Header Authorization mit dem Wert Bearer YOUR_API_KEY.

Ein Schlüssel für KI-Assistenten funktioniert nur am Connector, nicht in der REST-API. Umgekehrt funktioniert ein normaler REST-Schlüssel nicht am Connector. Pro Schlüssel sind höchstens 60 Aufrufe pro Minute möglich.

Beim Verbinden wählst du eine Stufe. Eine höhere Stufe enthält alles der niedrigeren.

• Nur lesen: Agents, Gespräche mit Transkript und Aufnahme, Zahlen, Aufgaben und Wissensdatenbanken ansehen.
• Lesen und vorschlagen: auch Prompt und Einstellungen als Entwurf ändern, Testfälle ausführen, Aufgaben aktualisieren und Dokumente hinzufügen. Nichts geht live.
• Vollständig: auch einen Entwurf live schalten und ausgehende Gespräche starten. Diese Aktionen sind als eingreifend markiert, sodass die meisten KI-Assistenten zuerst um Bestätigung bitten.

Den Prompt lesen und ändern geht nur mit Prompt-Recht. Bei einem Schlüssel kannst du mit Genau einstellen auch einzelne Berechtigungen wählen: Agenten ansehen, Prompt lesen und ändern, Gespräche mit Transkripten und Aufnahmen, Aufgaben ansehen, Wissensdatenbanken ansehen, Telefonnummern ansehen, Agenten ändern (als Entwurf), Aufgaben aktualisieren, Dokumente hinzufügen, Testfälle ausführen, Entwürfe live schalten und ausgehende Gespräche starten.

Ein Administrator kann pro Organisation eine höchste Stufe festlegen. Liegt sie niedriger als gewünscht, siehst du das beim Erstellen des Schlüssels.

Der Assistent nutzt diese Ipster-Tools. Sie erscheinen in deinem Assistenten unter ihrem eigenen Namen.

Nur lesen

• lijst_agents: Agents der Organisation (und bei einem Partner der Kunden)
• agent_details: Einstellungen eines Agents in einfacher Sprache
• lijst_gesprekken: Gespräche mit Analyse: Ziel erreicht, Stimmung, Absicht, Ergebnis, Zusammenfassung
• gesprek_details: ein Gespräch mit Transkript und einem Aufnahme-Link, der 1 Stunde gültig ist
• gesprek_cijfers: Zahlen für einen Zeitraum: pro Kanal, Minuten, weitergeleitet, Stimmung
• lijst_taken: Aufgaben (Feedback zu Gesprächen) aus dem Dashboard
• lijst_kennisbanken: Wissensdatenbanken und ihre Dokumente
• lijst_telefoonnummers: Telefonnummern und der Agent, der annimmt
• testresultaten: die letzten Testläufe eines Agents
• inzichten: Wochenbriefings und Verbesserungsvorschläge
• concept_bekijken: was sich im Entwurf gegenüber live unterscheidet

Lesen und vorschlagen

• prompt_aanpassen: neuer Prompt als Entwurf (nur mit Prompt-Recht)
• agent_instellingen_aanpassen: Einstellungen als Entwurf: Name, Sprache, Begrüßung, Verhalten, Datenschutz
• concept_weggooien: den offenen Entwurf verwerfen
• testcases_draaien: Testfälle auf Entwurf oder live ausführen (höchstens 10 Mal pro Stunde)
• taak_bijwerken: Status oder Priorität einer Aufgabe aktualisieren
• kennisbank_document_toevoegen: ein Dokument zu einer Wissensdatenbank hinzufügen

Vollständig

• concept_live_zetten: den Entwurf eines Agents live schalten
• gesprek_starten: ein ausgehendes Gespräch starten

Der Assistent sieht nur die Tools, die zur gewählten Stufe und zu deinen Rechten passen.

Änderungen an einem Agent entstehen immer zuerst als Entwurf. Ohne einen eigenen Schritt geht nichts live.

• Soll der Assistent Prompt oder Einstellungen eines Agents ändern, landet diese Änderung im Entwurf des Agents, an derselben Stelle wie Änderungen, die du selbst in der App machst.
• Du prüfst den Entwurf in der App und schaltest ihn mit Veröffentlichen live, oder verwirfst ihn.
• Der Assistent kann selbst zeigen, was sich im Entwurf gegenüber live unterscheidet (concept_bekijken), den Entwurf verwerfen (concept_weggooien) und Testfälle auf dem Entwurf oder dem Live-Agent ausführen (testcases_draaien, höchstens 10 Mal pro Stunde).
• Nur auf der Stufe Vollständig kann der Assistent einen Entwurf live schalten oder ein ausgehendes Gespräch starten. Diese beiden Aktionen sind als eingreifend markiert, sodass die meisten KI-Assistenten zuerst um Bestätigung bitten.

Den Prompt lesen oder ändern geht nur mit Prompt-Recht. Dieses Recht wird bei jeder Anfrage neu geprüft, auch wenn es erst später entzogen wird. Tipp: Lass den Assistenten einen Vorschlag machen und Testfälle ausführen, bevor du den Entwurf selbst live schaltest.

So ist die Verbindung abgesichert und verwaltbar:

• Die Anmeldung läuft über OAuth 2.1 mit PKCE. Du meldest dich mit deinem eigenen Ipster-Konto an und gibst auf einem Zustimmungsbildschirm an, für welche Organisation und bis zu welcher Stufe.
• Der Assistent kann nie mehr, als du selbst in Ipster darfst.
• Ein Administrator legt pro Organisation fest, ob KI-Assistenten verbunden werden dürfen und bis zu welcher Stufe, unter Organisation → KI-Assistenten (MCP). Wähle bei Verbinden erlaubt Ja, Nein oder Übernehmen und lege die Höchste Stufe fest. Das gilt sofort, auch für bestehende Verbindungen und Schlüssel.
• Die Richtlinie wird von der übergeordneten Organisation geerbt. Was du als Partner festlegst, gilt für deine Kunden, es sei denn, sie ändern es selbst.
• Zugriffstoken sind 1 Stunde gültig und Refresh-Token 90 Tage. Ein Refresh-Token wird bei jeder Nutzung ersetzt. Ipster speichert nur Hashes von Token.
• Jeder Aufruf steht im Aktivitätsprotokoll der Organisation.

Das Widerrufen wirkt sofort: Der Assistent verliert gleich den Zugriff. Deine eigenen Verbindungen siehst und widerrufst du unter Einstellungen → Meine verbundenen KI-Assistenten mit der Schaltfläche Widerrufen. Ein Administrator sieht alle Verbindungen und Schlüssel der Organisation unter Organisation → API-Schlüssel.

Was der Assistent abruft, etwa Transkripte und Aufnahmen, geht an den KI-Anbieter, den du selbst nutzt. Das liegt außerhalb der EU-Umgebung von Ipster. Aufnahme-Links sind 1 Stunde gültig.

Wähle Stufe und Berechtigungen deshalb bewusst:

• Beginne mit Nur lesen und gib erst mehr Berechtigungen, wenn du sie brauchst.
• Gib einem Schlüssel mit Genau einstellen nur die nötigen Berechtigungen.
• Ein Administrator kann das Verbinden für die ganze Organisation ausschalten oder begrenzen, unter Organisation → KI-Assistenten (MCP).

Jeder Aufruf des Assistenten steht im Aktivitätsprotokoll deiner Organisation, sodass du nachvollziehen kannst, was abgerufen oder geändert wurde.

Das sind die häufigsten Ursachen:

• Von einem Administrator ausgeschaltet: Erscheint die Meldung, dass das Verbinden von KI-Assistenten für diese Organisation ausgeschaltet wurde, muss ein Administrator es unter Organisation → KI-Assistenten (MCP) erlauben.
• Du siehst als jemand anderes zu: Dabei kannst du keinen KI-Assistenten verbinden. Beende zuerst das Zusehen.
• Unbekannte Anwendung: Erscheint die Warnung, dass Ipster die Anwendung nicht kennt, erlaube sie nur, wenn du die Verbindung gerade selbst gestartet hast. Prüfe auch die Adresse auf dem Bildschirm.
• Keine Verbindungsanfrage gefunden: Starte die Verbindung erneut in deinem KI-Assistenten.
• Prompt nicht sichtbar oder nicht änderbar: Das geht nur mit Prompt-Recht.
• Niedrigere Stufe als erwartet: Die Richtlinie der Organisation erlaubt vielleicht nur eine niedrigere Stufe.
• Schlüssel funktioniert nicht: Nutze für den Connector einen Schlüssel vom Typ Für KI-Assistenten (MCP) und die URL https://mcp.ipster.ai/mcp.

Kommst du nicht weiter, schreib an support@ipster.nl.

Unter Organisation verwaltest du alles rund um deine eigene Organisation an einem Ort. Die einzelnen Menüpunkte Billing und Team & Rechte sind darin aufgegangen.

Oben steht der Name deiner Organisation, darunter fünf Tabs:

• Allgemein: Firmendaten und Ansprechpartner, Aufbewahrungsfristen, die Richtlinie für KI-Assistenten (MCP) und der Papierkorb mit gelöschten Agenten.
• Team & Rechte: Mitglieder, Rollen, Rechtematrix und Agentenzugriff.
• Fakturierung: Tarif, Verbrauch in diesem Monat, Rechnungen und Zahlungsmethode.
• API-Schlüssel: Schlüssel für die API und für KI-Assistenten.
• Aktivität: was die Mitglieder deiner Organisation getan haben.

Bist du Kunde eines Partners, steht das unter Allgemein ('Kunde von …'). Den Namen und die Position deiner Organisation verwaltet dein Partner oder Ipster. Auch deinen Tarif und deine Fakturierung kannst du hier nicht selbst ändern.

Was du siehst, hängt von deiner Rolle und deinen Rechten ab. Das Menü Organisation gibt es für Administratoren und für Mitglieder mit dem Recht Team verwalten oder Rechnungen, und nur wenn du einer Organisation angehörst.

Pro Tab:

• Allgemein: alle, die Organisation sehen. Nur Administratoren können die Firmendaten ändern. Die Karten für Aufbewahrungsfrist und KI-Assistenten siehst du mit dem Recht Team verwalten. Der Papierkorb mit gelöschten Agenten ist nur für Administratoren.
• Team & Rechte: Administratoren und Mitglieder mit dem Recht Team verwalten.
• Fakturierung: Administratoren und Mitglieder mit dem Recht Rechnungen.
• API-Schlüssel und Aktivität: nur Administratoren.

Fehlt dir etwas, das du brauchst, bitte einen Administrator deiner Organisation, deine Rolle oder Rechte anzupassen. Gehörst du noch gar keiner Organisation an, erscheint die Meldung, dass du deinen Administrator oder Ipster bitten sollst, dich hinzuzufügen.

Gehe zu Organisation → Allgemein. Die Daten deiner Organisation stehen in einem Formular:

• Website
• Handelsregisternummer (KVK)
• USt-IdNr.
• Bestellreferenz
• Ansprechpartner
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Rechnungs-E-Mail-Adresse

Ändere die Felder und klicke auf Speichern. Du siehst dann 'Daten gespeichert'. Die Schaltfläche ist erst aktiv, sobald du etwas geändert hast.

Nur ein Administrator kann diese Felder bearbeiten, für andere Mitglieder sind sie schreibgeschützt. Der Name deiner Organisation steht oben im Formular und lässt sich hier nicht ändern: den verwaltet dein Partner oder Ipster.

Gehe zu Organisation → Team & Rechte. Wenn du das Team verwalten darfst, steht oben rechts die Schaltfläche Mitglied einladen.

1. Klicke auf Mitglied einladen.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein (Pflicht) und optional den Namen.
3. Wähle eine Rolle. Standardmäßig ist Teammitglied eingestellt. Unter der Auswahlliste siehst du, was die gewählte Rolle bewirkt.
4. Klicke auf Mitglied einladen. Du siehst 'Einladung gesendet'.

Der Block Mitglieder zeigt alle in deiner Organisation mit Name, E-Mail-Adresse und Rolle. Darfst du das Team verwalten, änderst du die Rolle mit der Auswahlliste hinter einem Namen oder entfernst jemanden mit dem Papierkorb-Symbol. Ein entferntes Mitglied verliert den Zugriff auf alle Agenten, deshalb wirst du vorher um eine Bestätigung gebeten. Dich selbst kannst du nicht entfernen. Für alle anderen ist die Rolle nur ein Label.

Zugriff vergibst du nicht pro Agent: Wer in der Organisation ist, hat Zugriff gemäß seiner Rolle.

Es gibt fünf Rollen:

• Administrator: verwaltet Team und Rechte, sieht und bearbeitet alle Agenten.
• Vertrieb: baut und bearbeitet Agenten und erstellt Angebote, sieht alle Agenten.
• Berater: baut und bearbeitet Agenten für Kunden, standardmäßig ohne Preise.
• Einkauf: sieht Verbrauch, Preise und Rechnungen, bearbeitet keine Agenten.
• Teammitglied: ein normaler Mitarbeiter, sieht nur die Agenten, die du für ihn ankreuzt.

Administrator, Vertrieb, Berater und Einkauf sehen alle Agenten der Organisation. Nur bei einem Teammitglied legst du pro Agent fest, was es sieht. Hat jemand mehrere Rollen, erhält er die Rechte aller seiner Rollen zusammen. Ipster-Mitarbeiter mit Admin-Rolle haben immer alles.

Was eine Rolle genau darf, stellst du mit der Rechtematrix ein. Die steht in der nächsten Frage.

Die Matrix findest du unter Organisation → Team & Rechte, bei Rechte pro Rolle. Die Zeilen sind die Rollen, die Spalten die Rechte. Ein Häkchen bedeutet, dass die Rolle diesen Bereich nutzen darf. Nur wer das Team verwalten darf, kann Häkchen setzen, und jedes Häkchen wird sofort gespeichert.

Das sind die Rechte:

• Verbrauch: Gespräche, Minuten und die Verbrauchshistorie.
• Analyse: die Analyseseiten.
• Chat-Agenten: Chat- und WhatsApp-Agenten im Menü.
• Prompt: der System-Prompt der Agenten.
• Agenten bearbeiten: Agenteneinstellungen ändern. Ein Teammitglied nur bei Agenten mit 'bearbeiten'.
• Team verwalten: Mitglieder einladen sowie Rollen und Rechte ändern.
• Rechnungen: Abonnement und Rechnungen der Organisation.

Die Matrix gilt für deine Organisation und alles darunter. Hat jemand mehrere Rollen, werden die Rechte dieser Rollen zusammengezählt.

Das machst du an zwei Stellen, mit denselben Häkchen. Beide sind für alle gedacht, die das Team verwalten.

Pro Teammitglied. Unter Organisation → Team & Rechte gibt es den Block Agentenzugriff für Teammitglieder. Jede Zeile ist ein Teammitglied, jede Spalte ein Agent. Pro Kombination kreuzt du sehen und/oder bearbeiten an.

Pro Agent. Öffne den Agenten und wähle den Tab Organisation & Zugriff. Dort siehst du die Organisation des Agenten und die Mitglieder mit ihrer Rolle. Bei Teammitgliedern stehen dieselben zwei Häkchen. Bei anderen Rollen steht 'sieht alles über die Rolle'.

Zwei Regeln, die du dir merken solltest:

• Bearbeiten ohne Sehen geht nicht. Entfernst du 'sehen', geht 'bearbeiten' mit weg. Setzt du 'bearbeiten', wird 'sehen' automatisch gesetzt.
• 'Bearbeiten' kannst du nur ankreuzen, wenn die Rolle Teammitglied in der Rechtematrix das Recht Agenten bearbeiten hat. Sonst ist das Häkchen deaktiviert, mit einer Erklärung dazu.

Noch kein Teammitglied? Setze zuerst die Rolle eines Mitglieds auf Teammitglied.

Ein Agent hängt an einer Organisation und nicht an einem einzelnen Nutzer. Alle in deiner Organisation haben dadurch Zugriff auf dieselben Agenten, gemäß ihrer Rolle, und wer neu dazukommt, muss nicht pro Agent verknüpft werden.

Auf der Agentenseite zeigt der Tab Organisation & Zugriff, zu welcher Organisation der Agent gehört. Daneben steht der Pfad nach oben im Organisationsbaum, zum Beispiel dein Partner. Wer über deiner Organisation steht, kann den Agenten ebenfalls sehen und verwalten. Ein Agent, der noch zu Ipster gehört und keinem Kunden oder Partner zugeordnet ist, ist nur für Ipster sichtbar.

Verbrauch und Zugriff laufen über die Organisation. Beim Anlegen eines neuen Agenten wählst du, für welche Organisation er ist ('Agent für'), sofern du zwischen mehreren Organisationen wählen kannst. Später kannst du einen Agenten auf der Agentenseite in eine andere Organisation verschieben. Das darf der Administrator der aktuellen und der neuen Organisation.

Wähle im Menü Aufgaben. Aufgaben gehören deiner Organisation: Eine Aufgabe, die jemand anlegt, ist für alle Mitglieder sichtbar, mit dem Namen des Erstellers ('von …'). Deine eigenen Aufgaben siehst du ohne Namen. Ein Teammitglied sieht die Aufgaben der Agenten, die für es angekreuzt sind.

Mit dem Schalter Offen / Geschlossen oben wechselst du zwischen offener und erledigter Arbeit. Unter Offen stehen auch Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung. Die Liste zeigt die letzten 100 Aufgaben deiner Auswahl.

Pro Aufgabe siehst du:

• die Beschreibung
• den Status: Offen, In Bearbeitung oder Geschlossen
• Beantwortet oder Unbeantwortet, je nachdem, ob die letzte Antwort vom Bearbeiter kam
• die Anzahl der Antworten und das Erstellungsdatum
• einen Punkt bei einer ungelesenen Antwort
• bei einer Aufgabe zu einem Gespräch den Link Gespräch ansehen, der das Gespräch öffnet

Neben Aufgaben im Menü steht ein Zähler für Aufgaben mit ungelesener Antwort.

Es gibt zwei Wege, je nachdem, worum es bei der Aufgabe geht.

Eine Aufgabe, die nicht um ein Gespräch geht. Klicke auf der Seite Aufgaben oben rechts auf Neue Aufgabe. Es ist eine Aufgabe für das Ipster-Team. Gib die Beschreibung ein, wähle die Priorität (Niedrig, Normal oder Hoch, standardmäßig Normal) und klicke auf Aufgabe erstellen. Die Aufgabe landet in deiner eigenen Organisation und ist für alle Mitglieder sichtbar.

Eine Aufgabe zu einem bestimmten Gespräch. Lege sie in der Gesprächsdetailansicht mit Aufgabe hinzufügen an. Dann ist der Gesprächslink dabei, und wer die Aufgabe übernimmt, sieht genau, worum es ging.

Beschreibe so konkret wie möglich, was schiefgelaufen ist oder was du möchtest, zum Beispiel welche Frage der Agent nicht verstanden hat. Aufgaben kannst du auch über die API abrufen und aktualisieren, siehe /tasks in der API-Dokumentation.

Klicke in der Liste auf eine Aufgabe. Es öffnet sich ein Fenster mit der Beschreibung, dem Status und allen Antworten in der richtigen Reihenfolge. Unten tippst du eine Antwort und sendest sie mit der Schaltfläche daneben. Neue Antworten von anderen erscheinen von selbst im Fenster.

Der Status ist Offen, In Bearbeitung oder Geschlossen:

• Der Bearbeiter, zum Beispiel Ipster oder dein Partner, ändert den Status mit einer Auswahlliste.
• Hast du die Aufgabe selbst angelegt, kannst du sie mit der Schaltfläche Schließen schließen.

Eine geschlossene Aufgabe findest du auf der Aufgabenseite unter Geschlossen. In der Liste siehst du bei jeder offenen Aufgabe, ob die letzte Antwort vom Bearbeiter kam (Beantwortet) oder noch nicht (Unbeantwortet).

Einen Agenten zu löschen bedeutet, ihn zu archivieren. Klickst du beim Agenten auf Löschen und bestätigst, landet er im Papierkorb:

• er verschwindet aus allen Listen und wird ausgeschaltet;
• seine Telefonnummern und Kanäle werden getrennt;
• seine Gespräche und sein Verbrauch bleiben erhalten und zählen weiter mit.

Versehentlich gelöscht? Ein Administrator stellt ihn innerhalb von 30 Tagen wieder her:

1. Gehe zu Organisation → Allgemein und suche den Block Gelöschte Agenten.
2. Pro Agent steht, wann und von wem er gelöscht wurde, wie viele Gespräche erhalten sind und wie viele Tage noch bleiben.
3. Klicke auf Wiederherstellen.

Der Agent kommt ausgeschaltet zurück. Verbinde danach seine Nummer und Kanäle neu und schalte ihn wieder ein. Ist die Liste leer, steht dort 'Der Papierkorb ist leer'. Nach 30 Tagen wird ein Agent automatisch endgültig gelöscht; seine Gespräche und sein Verbrauch bleiben dann ohne Agent erhalten. Früher endgültig löschen kann nur Ipster.

Administratoren finden das unter Organisation → Aktivität. Dort steht das Aktivitätsprotokoll deiner Organisation, das neueste oben, bis zu 500 Zeilen. Jede Zeile nennt, wer es getan hat (mit der E-Mail-Adresse darunter), was passiert ist und wann.

Beispiele für Einträge:

• jemand hat sich angemeldet
• jemand hat einen Kollegen mit einer bestimmten Rolle eingeladen
• jemand hat ein Gespräch gestartet
• jemand hat live bei einem Gespräch mitgehört
• jemand hat eine Telefonnummer oder einen SIP-Trunk eingerichtet

Andere Aktionen erscheinen als kurze Zeile mit Name und Aktion. Auch jeder Aufruf eines verbundenen KI-Assistenten wird in diesem Protokoll festgehalten.

Gehe als Administrator zu Organisation → API-Schlüssel. Schlüssel gehören zur Organisation, nicht zu einer Person. Ein Schlüssel sieht alles innerhalb deiner Organisation.

1. Klicke auf Schlüssel erstellen und gib dem Schlüssel einen Namen.
2. Wähle die Art: REST-API (für eigene Integrationen und Skripte) oder Für KI-Assistenten (MCP) (für Claude, Cursor, n8n oder einen eigenen KI-Agenten).
3. Lege fest, was der Schlüssel darf. Bei REST kreuzt du pro Bereich (agents, calls, phone-numbers, knowledge-bases, tasks) lesen und/oder schreiben an. Nichts anzukreuzen bedeutet vollen Zugriff. Bei MCP wählst du eine Stufe: Nur lesen, Lesen und vorschlagen oder Vollständig.
4. Trage optional eine IP-Zugriffsliste ein, zum Beispiel 1.2.3.4, 5.6.7.0/24.
5. Klicke auf Schlüssel erstellen und speichere den Schlüssel sofort: Er wird nur einmal angezeigt.

In der Liste stehen der Name, der Anfang des Schlüssels und die Berechtigungen. Mit dem Papierkorb-Symbol widerrufst du einen Schlüssel. Unter den Schlüsseln stehen auch die KI-Assistenten, die über Verbinden in zum Beispiel Claude oder ChatGPT verbunden wurden; auch die widerrufst du sofort.

Einstellungen betreffen dich persönlich, Organisation deine ganze Organisation.

Die Einstellungen öffnest du mit dem Zahnrad neben deiner E-Mail-Adresse unten im Menü:

• Profil: dein vollständiger Name, Unternehmensname und Anzeigesprache (Nederlands, English oder Deutsch). Deine E-Mail-Adresse kannst du nicht ändern.
• Sicherheit: dein Passwort ändern (mindestens 8 Zeichen), deine eigenen verbundenen KI-Assistenten und deine Sitzung mit der Schaltfläche zum Abmelden.
• Branding: nur für Partner, um ein eigenes Logo hochzuladen.

Alles, was für die ganze Organisation gilt, findest du unter Organisation: Firmendaten, Team und Rechte, Fakturierung, API-Schlüssel und Aktivität.

Beides sind Karten unter Organisation → Allgemein, für Administratoren und Mitglieder mit dem Recht Team verwalten.

Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange der Inhalt von Gesprächen aufbewahrt wird, getrennt für drei Arten:

• Transkripte und Analyse: Transkript, Gesprächsprotokoll, Variablen und die Analyse nach dem Gespräch.
• Aufnahmen: die Audioaufnahme von Telefongesprächen.
• Chat und WhatsApp: Nachrichten und angehängte Dateien.

Wähle pro Art Unbegrenzt, 30, 90, 180, 365, 730 oder 1825 Tage, oder Übernehmen, um der Frist der übergeordneten Organisation zu folgen. Danach löscht Ipster den Inhalt jede Nacht automatisch; Verbrauch, Kosten und Statistiken bleiben erhalten. Löschen ist endgültig und gilt auch für Gespräche vor heute. Ist nichts eingestellt, wird unbegrenzt aufbewahrt.

KI-Assistenten (MCP) legt fest, ob Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbunden werden dürfen (Verbinden erlaubt: Ja, Nein oder Übernehmen) und bis zu welcher Stufe (Höchste Stufe: Nur lesen, Lesen und vorschlagen oder Vollständig). Das gilt sofort, auch für bestehende Verbindungen und Schlüssel.

Klicke nach einer Änderung auf Speichern. Ein Partner kann beides auch für seine Kunden einstellen.

Das Partnerportal ist die Umgebung, in der du als Partner deine Kunden, Angebote und Abrechnung verwaltest. Du öffnest es mit der Schaltfläche Partnerportal im Hauptmenü des Ipster-Dashboards. Mit Zurück zu Ipster gehst du zurück.

Im Menü des Partnerportals stehen:

• Kunden: deine Endkunden, mit einer Kundenkarte pro Kunde.
• Angebote: Angebote erstellen, teilen und digital unterschreiben lassen.
• Aufgaben: Aufgaben über dein gesamtes Kundenportfolio.
• Agent-Verwaltung: Agenten Kundenkonten zuweisen.
• Team & Rechte: die Mitglieder deiner eigenen Partnerorganisation und ihre Rechte.
• Abrechnung: was Ipster pro Periode mit dir verrechnet.
• API-Schlüssel: Schlüssel für die API deiner Organisation.
• Aktivität: das Aktivitätsprotokoll deiner Organisation.

Dein eigenes Logo legst du unter Einstellungen → Branding fest. Es ersetzt das Ipster-Logo für dich, für deine Kollegen innerhalb dieses Partnerkontos und für deine eigenen Kunden.

Gehe zu Partnerportal → Kunden und klicke auf Neuer Kunde. Das können Administratoren und Vertriebsmitglieder deiner Organisation.

1. Gib den Namen des Unternehmens ein (Pflicht).
2. Gib optional Website, Handelsregisternummer (KVK), Ansprechpartner und E-Mail-Adresse ein.
3. Klicke auf Neuer Kunde.

Ipster prüft, ob es schon einen Kunden mit derselben KVK-Nummer oder derselben Domain gibt. Wenn ja, siehst du diese Kunden mit dem Grund und wählst Trotzdem anlegen oder brichst ab.

Der Kunde wird direkt in deiner Organisation angelegt, unterhalb deiner Organisation, und du landest auf seiner Kundenkarte. Dort startet automatisch die Anreicherung. Die Kundenliste hat ein Suchfeld und zeigt pro Kunde den Status und das Erstellungsdatum. Klicke auf einen Kunden, um die Kundenkarte zu öffnen.

Die Kundenkarte öffnest du über Partnerportal → Kunden. Sie enthält:

• Statusleiter: Angelegt, Angereichert, Umfang festgelegt, Prompt und Live. So siehst du, wie weit der Kunde ist.
• Tarif: der Tarif und die Fakturierung des Kunden (siehe die Frage zum Tarif).
• Anreicherung: Branche, Öffnungszeiten, Standorte, erkannte Systeme und gefundene häufige Fragen. Fehlt etwas, ergänze die Kundendaten oder klicke auf Erneut anreichern.
• Kanäle: Voice, Webchat und WhatsApp, mit pro Kanal den Agenten des Kunden, ob sie eingeschaltet sind und ihren Minuten und Sitzungen. Mit der Zeitraumauswahl wählst du diesen oder letzten Monat, oder dieses oder letztes Quartal. Mit Bauchat starten beginnst du einen neuen Agenten für den Kunden, mit den bekannten Daten als Ausgangspunkt. Mit Bestehenden Agent verknüpfen verknüpfst du einen eigenen Agenten mit dem Kunden.
• Aufbewahrungsfrist und KI-Assistenten (MCP): Einstellungen, die für den Kunden gelten.
• Konten: die Nutzer des Kunden.

Mit Bearbeiten oben rechts änderst du die Kundendaten: Website, Handelsregisternummer, USt-IdNr., Bestellreferenz, Ansprechpartner, Telefonnummer und Rechnungs-E-Mail-Adresse. Bearbeiten, Anreichern und die Einstellungen sind für Administratoren und Vertriebsmitglieder. Agenten bauen oder verknüpfen können auch Berater.

Das machst du auf der Kundenkarte, im Block Tarif. Administratoren und Vertriebsmitglieder können ihn einstellen.

Der Tarif eines Kunden stammt aus einer von zwei Quellen. Ein manuell festgelegter Tarif hat Vorrang. Sonst gilt das gewonnene Angebot des Kunden. Gibt es keins von beiden, werden nur Minuten gezählt und nichts fakturiert.

So legst du einen Tarif fest:

1. Klicke auf Tarif festlegen (oder Bearbeiten).
2. Wähle die Basis aus den Preisen von Ipster, dieselben wie im Angebotsrechner: das Paket, die Laufzeit und die Bausteine, die den Minutenpreis bestimmen.
3. Trage optional einen Aufschlag ein: was du selbst zusätzlich berechnest, pro Monat und/oder pro Minute. Der Aufschlag kommt zum Kundenpreis und nicht zu deinem Einkauf, es ist deine eigene zusätzliche Marge.
4. Wähle bei Fakturierung, wer den Kunden fakturiert: Ipster fakturiert direkt oder Über den Partner.
5. Füge optional eine Anmerkung hinzu, zum Beispiel 'per E-Mail vereinbart', und klicke auf Speichern.

Im Block siehst du danach die Quelle (zum Beispiel 'Aus Angebot …' oder 'Preisbuch + Aufschlag'), den Monatsbetrag für den Kunden, die enthaltenen Minuten und den Minutenpreis, dazu deinen Einkauf und deine Marge. Mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du einen manuellen Tarif; dann gilt wieder das gewonnene Angebot.

Gehe zu Partnerportal → Angebote und klicke auf Neues Angebot. Administratoren und Vertriebsmitglieder können Angebote speichern. Andere können rechnen und exportieren, aber nicht speichern.

1. Wähle, was für ein Agent es wird: Voice-Agent, Chat-Agent oder Beides. Der Bildschirm zeigt danach nur noch, was dazu passt. Das kannst du später noch wechseln.
2. Gib die Kundendaten ein. Der Firmenname ist Pflicht. Außerdem kannst du Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, KvK-Nummer, Adresse, Postleitzahl, Ort und USt-IdNr. eintragen. Der Kunde ist hier ein Interessent: Es wird noch keine Kundenorganisation angelegt.
3. Stelle das Angebot im Rechner zusammen (siehe die nächste Frage).
4. Wähle die Laufzeit des Vertrags.
5. Klicke auf Angebot speichern. Du siehst 'Angebot gespeichert; die Preise stehen jetzt fest.'

Die Angebotsnummer wird beim Speichern vergeben und zählt pro Organisation hoch, du kannst sie nicht selbst eintragen. Der Rechner nutzt das aktive, versionierte Preisbuch von Ipster; die Beträge eines gespeicherten Angebots stehen fest. Ist noch kein Preisbuch aktiv, erscheint die Meldung, dass ein Ipster-Administrator zuerst eines aktivieren muss.

Der Rechner arbeitet in Schritten. Alle Namen und Beträge stammen aus dem Preisbuch von Ipster und stehen auf dem Bildschirm selbst.

• Was soll der Agent können: die Bausteine. Jede Auswahl macht den Agenten schlauer und erhöht den Preis pro KI-Agentenminute.
• Anrufvolumen und Paket (Voice): die Anzahl der KI-Agentenminuten pro Monat und das Paket. Ist bei diesem Volumen ein anderes Paket günstiger, erscheint eine Schaltfläche Günstiger mit diesem Paket.
• Erweiterungen: Mengen und einzelne monatliche Optionen.
• Kanäle und Weiterberechnung: Chat-Paket, WhatsApp, Nachrichten, Weiterleitungsminuten (mit der Option, einen eigenen Trunk zu nutzen) und SMS-Nachrichten.
• Einmalig, zum Start: die Einrichtung, deren Betrag du anpassen kannst, und andere einmalige Posten.

Fehlt etwas, füge eine eigene Zeile mit Beschreibung und Betrag hinzu. Das geht pro Monat und einmalig.

Neben der Summe wählst du die Laufzeit des Vertrags. Mit dem Schalter Minutenpreis im Angebot anzeigen bestimmst du, ob der Minutenpreis auf der geteilten Seite und im PDF steht. Ausblenden ändert nichts an der Berechnung, nur an der Anzeige.

Eine KI-Agentenminute umfasst die vollständige aktive Bearbeitung durch den Agenten, vom Gespräch mit dem Anrufer bis zu Verarbeitung, Registrierung und Ausführung verbundener Aktionen. Es wird pro Sekunde gerechnet und nicht gerundet.

Öffne ein gespeichertes Angebot und klicke auf Angebot teilen. Teilen und Exportieren erscheinen erst, nachdem das Angebot gespeichert wurde.

Im Fenster:

• Du siehst, wer als Absender im Angebot steht: dein Name und deine E-Mail-Adresse aus deinem Konto.
• Bei Einleitungstext schreibst du eine kurze Einleitung über dem Angebot. Sie wird erst nach Speichern übernommen.
• Mit dem Schalter Öffentlicher Link erstellst du einen Link, mit dem der Kunde das Angebot ansieht und unterschreibt, ohne sich anzumelden. Ist der Link an, kannst du ihn kopieren, ansehen oder mit Neuer Link ersetzen. Der alte Link funktioniert dann nicht mehr.

Ab dem Moment, in dem der Link zum ersten Mal eingeschaltet wird, ist das Angebot 30 Tage gültig. Du siehst 'Ausgestellt am … gültig bis …'. Danach zeigt der Link 'Dieses Angebot ist abgelaufen'. Im Fenster und in der Angebotsliste siehst du, wie oft das Angebot angesehen wurde und wann zuletzt.

Über Exportieren erhältst du das Angebot als PDF mit deinem Logo, als Word-Dokument, als Text oder nur die Zeilen zum Einfügen in Excel oder Word. Im Angebot hat jede Zeile eine Erklärung hinter einer i-Schaltfläche, geschätzte Posten sind als 'Schätzung' markiert und der Kunde sieht, woraus der Preis pro KI-Agentenminute besteht.

Im Fenster Angebot teilen gibt es den Block Selbst zusammenstellen. Dort kreuzt du pro Angebot an, welche Teile der Kunde auf der geteilten Seite selbst anpassen darf:

• Laufzeit: Vertragsdauer, inklusive des dazugehörigen Rabatts.
• Anrufvolumen: Anzahl der KI-Agentenminuten, das Paket verschiebt sich mit.
• Was der Agent darf: nachschlagen, erfassen, verwalten und die einzelnen Bausteine.
• Extras: einzelne monatliche Optionen.
• Mengen: Plätze, Leitungen, Wissensdatenbanken und Sprachen.
• Chat: Chat-Paket, WhatsApp und Nachrichten.
• Einmalige Posten: Aktivierungen und die Einrichtung.

Ein Häkchen wird sofort gespeichert. Was du nicht ankreuzt, kann der Kunde nicht ändern, auch nicht mit einer eigenen Anfrage: Das Häkchen ist die Grenze. Hast du einen eigenen Monatspreis eingetragen, kann der Kunde nichts anpassen.

Unter den Beträgen sieht der Kunde einen eingeklappten Block Selbst zusammenstellen ('Passt dieser Vorschlag nicht genau? Stellen Sie selbst zusammen, was Sie brauchen'). Beim Verschieben gibt die Seite einen Rat: eine Schaltfläche mit dem Paket, das günstiger ist. Jede Änderung wird von Ipster neu berechnet, sodass der Betrag auf dem Bildschirm derselbe ist wie der Betrag, den der Kunde unterschreibt.

Unten im geteilten Angebot steht der Block Zur Freigabe. Der Kunde:

1. gibt Name und Funktion ein;
2. zeichnet seine Unterschrift mit der Maus oder dem Finger (mit Löschen beginnt er neu);
3. klickt auf Zustimmen und unterschreiben.

Vor dem Unterschreiben steht, was Ipster festhält: Name, Funktion, Unterschrift, den Zeitpunkt und die IP-Adresse, zusammen mit den Beträgen aus dem Angebot. Damit steht fest, was der Kunde unterschrieben hat. Ein abgelaufenes Angebot kann nicht mehr unterschrieben werden.

Nach dem Unterschreiben:

• steht das Angebot auf Gewonnen und du siehst in deiner Angebotsliste 'unterschrieben von …';
• steht der Inhalt fest und lässt sich nicht mehr ändern. Für geänderte Vereinbarungen erstellst du ein neues Angebot, und Wiedereröffnen ist nicht mehr möglich;
• kannst du, ebenso wie der Kunde, das Unterschriebene PDF herunterladen, mit der Unterschrift unten;
• siehst du beim Angebot Name, Funktion, Zeitpunkt und IP-Adresse des Unterzeichners.

Unter Partnerportal → Angebote findest du alle Angebote deiner Organisation. Oben siehst du Zähler für Offen, Gewonnen und Verloren. Du suchst nach Kundenname oder Angebotsnummer und filterst nach Alle, Offen, Gewonnen oder Verloren.

Pro Angebot siehst du die Nummer, den Kunden, den Monatsbetrag, den einmaligen Betrag und den Status. Bei einem offenen Angebot steht darunter 'noch nicht versendet' oder 'versendet am …', mit der Anzahl der Aufrufe. Wurde unterschrieben, steht dort 'unterschrieben von …'.

Als Administrator oder Vertriebsmitglied:

• setzt du ein offenes Angebot auf Gewonnen oder Verloren. Bei Verloren trägst du einen Grund ein, zum Beispiel zu teuer, für Wettbewerber entschieden oder Projekt verschoben;
• setzt du ein Angebot mit Wieder öffnen zurück auf offen, außer der Kunde hat schon unterschrieben;
• machst du aus einem gewonnenen Angebot mit Kunde anlegen einen Kunden in deiner Organisation. Gibt es schon einen Kunden mit derselben KvK-Nummer oder Website, wählst du Hiermit verknüpfen oder Trotzdem neuen Kunden anlegen.

Ein gewonnenes Angebot ist die Quelle für den Tarif des Kunden, bis du einen manuellen Tarif festlegst. Löschen kann nur ein Administrator, nach einer Bestätigung. Das ist endgültig: Auch der Statusverlauf, ein aktiver öffentlicher Link und bei einem unterschriebenen Angebot die Unterschrift und die IP-Adresse verschwinden.

Unter Partnerportal → Abrechnung siehst du pro Periode, was Ipster mit dir verrechnet. Was du bekommst, hängt davon ab, wer den Kunden fakturiert, das stellst du pro Kunde auf der Kundenkarte ein:

• Ipster fakturiert direkt: Ipster schickt dem Kunden die Rechnung und du erhältst pro Kunde die Differenz zwischen Kundenpreis und Einkauf als Gutschrift (Marge).
• Über den Partner: Du fakturierst den Kunden selbst. Ipster schickt dir eine Rechnung (minus Marge) für den Einkauf, das sind das Abonnement und der Mehrverbrauch laut Angebot jedes Kunden.

Öffne eine Periode für die Aufschlüsselung pro Kunde: die Quelle des Tarifs (Angebot mit Nummer, Abonnement, manueller Tarif oder kein Tarif), das Abonnement, die verbrauchten und enthaltenen Minuten, der Mehrverbrauch, die Gesamtsumme, der Einkauf und deine Marge.

Die Abrechnung läuft zunächst einen Monat als Entwurf mit. Eine solche Periode trägt das Label Entwurf, Probelauf: Die Zahlen sind echt, damit du mitschauen kannst, bevor die erste echte Abrechnung folgt. Siehst du noch nichts, steht dort 'Noch keine Abrechnungen'. Die erste erscheint, sobald Ipster eine Periode berechnet hat.

Unter Partnerportal → Aufgaben siehst du nicht nur deine eigenen Aufgaben, sondern die Aufgaben über dein gesamtes Kundenportfolio, innerhalb deines eigenen Organisationsbaums. Bei jeder Aufgabe steht der Name der Organisation.

• Mit Alle offenen Aufgaben und Geschlossen wechselst du zwischen offener und erledigter Arbeit. Die Übersicht zeigt die letzten 100 Aufgaben.
• Eine Aufgabe öffnet sich in einem Fenster mit dem vollständigen Antwortverlauf. Du antwortest, und als Bearbeiter setzt du den Status auf Offen, In Bearbeitung oder Geschlossen. Pro Aufgabe siehst du, ob die letzte Antwort vom Bearbeiter kam (Beantwortet) oder nicht (Unbeantwortet).
• Bei einer Aufgabe zu einem Gespräch öffnet Gespräch ansehen dieses Gespräch.
• Mit Neue Aufgabe legst du selbst eine Aufgabe an. Bei Für Organisation wählst du die Organisation, gibst die Beschreibung ein und wählst die Priorität (Niedrig, Normal oder Hoch).

Im Menü steht ein Zähler für Aufgaben, die auf eine Antwort warten.

Dein eigenes Team. Unter Partnerportal → Team & Rechte verwaltest du die Mitglieder deiner Partnerorganisation: einladen mit Mitglied einladen, Rollen ändern und die Rechtematrix einstellen. Die Rollen sind Administrator, Vertrieb, Berater, Einkauf und Teammitglied. Was jede Rolle darf, steht im Thema Organisation und Team. Im Partnerportal legen Administratoren und Vertriebsmitglieder Kunden an und ändern Kundenkarte, Tarif und Angebote. Berater bauen und verknüpfen Agenten für Kunden.

Konten eines Kunden. Auf der Kundenkarte gibt es den Block Konten. Mit Konto einladen lädst du einen Nutzer beim Kunden ein, mit der Rolle Administrator, Einkauf, Vertrieb oder Berater. Der Name ist optional, die E-Mail-Adresse Pflicht.

Darfst du die Nutzer dieses Kunden verwalten, kannst du dort auch die Rolle eines Nutzers ändern (auch auf Teammitglied) oder ihn aus der Organisation entfernen. Die Schaltfläche Team & Rechte öffnet dann die vollständige Matrix dieses Kunden.

Kunden, die du anlegst, stehen direkt in deinem Organisationsbaum, du musst sie also nicht separat mit deinem Konto verknüpfen.

Neue Kunden- und Partnerkonten, die du anlegst, zeigen standardmäßig keine Preise. Das betrifft den Preis pro Minute, die Modellkosten und die Chatpreise. Bei der Rolle Berater steht auch in der Beschreibung, dass sie standardmäßig keine Preise sieht.

Sieht ein Kollege oder Kunde also keine Beträge im Dashboard, ist das kein Fehler. Das Recht Preise steht derzeit nicht in der Rechtematrix unter Team & Rechte, du kannst es dort also nicht pro Rolle einschalten.

Einige Einstellungen folgen dem Organisationsbaum: Was du als Partner einstellst, gilt für deine Kunden, es sei denn, sie ändern es selbst.

• Aufbewahrungsfrist: wie lange Transkripte und Analyse, Aufnahmen sowie Chat- und WhatsApp-Nachrichten aufbewahrt werden.
• KI-Assistenten (MCP): ob Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbunden werden dürfen und bis zu welcher Stufe.
• Rechtematrix: was jede Rolle darf, gilt für die Organisation und alles darunter.

Bei der Aufbewahrungsfrist und der Richtlinie für KI-Assistenten wählt eine Organisation pro Punkt einen eigenen Wert oder Übernehmen. Dann gilt der Wert der übergeordneten Organisation, und du siehst dabei, welcher das ist. Ist nirgends etwas eingestellt, wird unbegrenzt aufbewahrt und KI-Assistenten dürfen bis zur höchsten Stufe verbunden werden.

Für einen Kunden stellst du das auf der Kundenkarte ein, als Administrator oder Vertriebsmitglied. Beachte: Eine Aufbewahrungsfrist löscht endgültig, auch Gespräche vor heute, und eine neue Richtlinie für KI-Assistenten gilt sofort für bestehende Verbindungen und Schlüssel.

Als Partner verwaltest du API-Schlüssel unter Partnerportal → API-Schlüssel. Schlüssel gehören zur Organisation, nicht zu einer Person.

Die öffentliche API folgt dem Organisationsbaum: Ein Schlüssel sieht alles innerhalb seiner eigenen Organisation und die Kunden darunter. Mit einem Schlüssel deiner Partnerorganisation erreichst du also auch die Daten deiner Kunden.

Erstelle einen Schlüssel mit Schlüssel erstellen. Du wählst einen Namen, die Art (REST-API oder Für KI-Assistenten (MCP)), die Berechtigungen pro Bereich (lesen und schreiben für agents, calls, phone-numbers, knowledge-bases und tasks, wobei nichts anzukreuzen vollen Zugriff bedeutet) und optional eine IP-Zugriffsliste. Der Schlüssel wird nur einmal angezeigt, speichere ihn also sofort. Mit dem Papierkorb-Symbol widerrufst du ihn.

Du sendest den Schlüssel als Bearer-Token mit: Authorization: Bearer YOUR_API_KEY. Die vollständige Beschreibung steht im Menü Hilfe & Dokumentation → API Docs. Unter Partnerportal → Aktivität siehst du, wer in deiner Organisation was getan hat.